PELAKSANAAN PROSEDUR PENILAIAN PADA PENYUSUTAN REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG

Disusun Oleh :

ZAKIYATUL FITRI

                                                                   NPM.12.304.022

Politeknik Dharma Patria Kebumen
Program Studi Teknik Elektro Rekam Medis Kesehatan
2014

Pembimbing/ Penguji:
H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H.Kes.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang

Rumah Sakit merupakan sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan yaitu dengan mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan kepada pasien. Rumah Sakit juga berupaya meningkatkan kesehatan dan mencegah penyakit kepada pasien.

Rekam medis merupakan berkas yang sangat penting. Oleh karena itu setiap Rumah Sakit ataupun pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis, dimana penyelenggaraan rekam medis ini  merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di Rumah Sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien tersebut mendapatkan pelayanan medis di Rumah Sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis.

Berkas rekam medis pada rak penyimpanan tidak selamanya akan disimpan. Hal ini dikarenakan jumlah rekam medis di Rumah Sakit terus bertambah sehingga ruang dan rak penyimpanan berkas rekam medis akan penuh dan tidak mencukupi lagi untuk rekam medis yang baru apalagi bagi Rumah Sakit yang mempunyai keterbatasan ruangan dan rak penyimpanan berkas rekam medis. Penyusutan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit dengan tujuan untuk mengatasi masalah bertumpuknya berkas rekam medis yang sudah melebihi batas

penyimpanan sehingga dapat memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap berkas rekam medis yang masih aktif, mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah, menyelamatkan berkas rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna.

Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan inaktif. Rekam medis aktif merupakan berkas rekam medis yang masih  digunakan untuk pelayanan berobat pasien yang bersangkutan. Sedangkan rekam medis dinyatakan inaktif pada umumnya apabila setelah 5 tahun dihitung sejak tanggal terakhir berobat berkas rekam medis tersebut tidak digunakan lagi (Dirjen Bina Pelayanan Medik, 2006: 97).

Kegiatan penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan mengurangi rekam medis dari rak penyimpanan berkas rekam medis aktif ke rak inaktif setelah penyimpanan 5 tahun terhitung dari tanggal kunjungan terakhir atau terhitung sejak terakhir kali pasien berkunjung di sarana pelayanan tersebut untuk berobat. Dalam kegiatan penyusutan inilah dilakukan pemindahan berkas dari berkas rekam medis aktif menjadi berkas rekam medis inaktif dan juga dilakukan proses penilaian formulir rekam medis.

Proses penilaian formulir merupakan kegiatan yang sangat penting dan tidak  boleh diabaiakan begitu saja hal ini dikarenakan akan berpengaruh terhadap pemusnahan, yaitu untuk menghindari kesalahan pemusnahan suatu berkas, dapat menentukan lembar yang bernilai guna dan tidak bernilai guna dan menentukan mana berkas yang boleh dan tidak boleh untuk dimusnahkan. Lembar yang masih mempunyainilai guna dipisahkan dan disimpan kembali karena mengandung data dan informasi penting.

Tentunya dalam kegiatan penyusutan dan penilaian formulir yang masih mempunyai nilai guna harus berdasarkan prosedur yang sudah ditetapkan. Dengan dilakukan kegiatan penyusutan dan penilaian formulir rekam medis yang masih mempunyai nilai guna akan meminimalisir adanya kehilangan informasi medis atau kesehatan yang ada didalam berkas rekam medis. Berdasarkan studi pendahuluan tersebut maka penulis mengambil judul “PELAKSANAAN PROSEDUR PENILAIAN PADA PENYUSUTAN REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG”.

1.2.  Pokok Permasalahan

Dalam pokok permasalahan ini, penulis menguraikan  pertanyaan bagaimana pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ?

1.3.  Pertanyaan Penelitian

a.         Bagaimana pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif ?

b.         Faktor-faktor apa yang mendorong dan menghambat pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif ?

1.4.  Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1        Tujuan Penelitian

1.        Tujuan Umum

Untuk mengetahui lebih jelas bagaimana pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

2.        Tujuan Khusus

a.    Untuk mengetahui pelaksanan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif.

b.    Untuk mengetahui faktor-faktor yang mendorong dan menghambat pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif.

1.4.2        Manfaat Penelitian

Adapun penulisan laporan ini bermanfaat bagi :

1.      Penulis

a.    Penulis dapat mengetahui perbedaan antara teori yang diperoleh saat pembelajaran dengan kenyataan di lapangan sehingga menambah wawasan serta pengalaman.

b.    Penulis dapat mengetahuai lebih  jauh tentang pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif.

2.  Instasi Rumah Sakit

Diharapankan laporan ini dapat menjadi sumbangan pemikiran dalam pengembangan rekam medis, khususnya pada bagian pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif.

3.        Akademik

Diharapkan laporan ini dapat memperkaya teori dan materi untuk dunia akademik khususnya tentang pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif.

1.5.  Ruang Lingkup dan Batasan Masalah

Ruang lingkup laporan ini adalah mengenai  pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

1.6.  Metodologi Penelitian

Penulis dalam melakukan peneletian ini menggunakan metode deskriptif. Menurut Prof. Dr. Ign. Suharto, Ir “penelitian deskriptif adalah salah satu metode yang dilakukan didalam pengumpulan data dengan melakukan pengamatan terhadap subjek yang diteliti”.

Metode penelitian ini digunakan untuk mengungkapkan gambaran yang jelas mengenai keadaan dalam instansi berdasarkan data yang diperoleh, dengan cara mengumpulkan dan menganalisis data tersebut dan mengubahnya menjadi informasi baru yang digunakan dalam menunjang pengambilan keputusan dalam perusahaan.

Dalam melakukan penelitian untuk mendapatkan data dan informasi, maka metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data sebagai berikut :

a.    Teknik observasi merupakan suatu teknik mengumpulkan data dengan cara pengamatan kerja praktek.

b.    Teknik wawancara merupakan suatu bentuk pengumpulan data dilakukan oleh penulis dengan cara mengadakan wawancara maupun diskusi dengan asisten manager rekam medis serta petugas rekam medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

c.    Studi kepustakaan merupakan suatu bentuk pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan cara mempelajari buku-buku, khususnya buku-buku yang ada kaitannya dengan materi laporan. Selain itu, penulis juga melakukan studi melalui perangkat jaringan internet yang merupakan suatu bentuk pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan cara mencari dan mempelajari tentang pelaksanaan penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif.

1.7.  Waktu dan Tempat

Waktu                  :    01 Desember 2014 – 31 Desember 2014

Pukul 07.00 14.00 WIB

Tempat                 :    Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Bagian                 :    Rekam Medis         

1.8.  Sistematika Penulisan

Agar penulisan ini lebih terarah dan sistematis, maka secara garis besar penulisan laporan ini sebagai berikut :

BAB I     PENDAHULUAN

Berisi tentang Latar Belakang Masalah, Pokok Permasalahan,  Pertanyaan Penelitian, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Ruang Lingkup dan Batasan Masalah, Metodologi Penelitian, Waktu  dan Tempat Penelitian, Sistematika Penulisan.

BAB II    KERANGKA BERFIKIR DAN METODOLOGI PENELITIAN

Konsep Rekam Medis, Pengertian Berkas Rekam Medis Aktif dan Rekam Medis Inaktif, Pengertian Pelaksanaan, Penyusutan Dokumen Rekam Medis, Penilaian Nilai Guna Rekam Medis, Metodologi Penelitian.

BAB III  PEMBAHASAN

Berisi tentang Gambaran Umum Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, Menguraikan Gambaran Umum Pelaksanaan Prosedur Penilaian Pada Penyusutan Rekam Medis Inaktif, Faktor Yang Mendorong Pelaksanaan Prosedur Penilaian Pada Penyusutan Rekam Medis Inaktif, Faktor Penghambat Pelaksanaan Prosedur Penilaian Pada Penyusutan Rekam Medis Inaktif.

BAB IV  PENUTUP

Pada bab ini menguraikan secara singkat kesimpulan dari penulisan laporan semester dan berisi tentang saran dari penulis.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

BAB III

PENGISIAN FORMULIR IDENTIFIKASI BAYI BARU LAHIR DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG

3.1  GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG

3.1.1.      Sejarah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Pada awal pendirian Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dimulai dari diwakafkannya sebidang tanah oleh seorang tokoh Muhammadiyah di daerah Sruweng (Bapak Chamdani Abdul Rohman). Tanah wakaf tersebut kemudian dijadikan tempat untuk membangun balai pengobatan atau Rumah Bersalin yang dananya diambil dari warga Muhammadiyah dan simpatisannya.

Pada awal berdirinya Balai Pengobatan/Rumah Bersalin PKU Muhammadiyah Sruweng mempercayakan kepada Pimpinan Cabang ‘Aisyiah setempat dengan bantuan seorang bidan dan dua orang lainnya. Pada tanggal 15 Mei 1985, Balai Pengobatan/Rumah Bersalin ini mendapatkan izin resmi dari Bupati (berdasarkan SK No. 503/530/006/RB/1993).

Setelah 8 tahun berjalan dan mengalami kemajuan yang pesat pengelolaan Balai Pengobatan/Rumah Bersalin dikembalikan kepada Pimpinan Cabang Muhammadiyah Sruweng. Pada tahun 2000 melalui Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah No. 45/1406.09/2000/1.1

mendapat izin sememntara Penyelenggaraan Sarana Pelayanan Kesehatan kepada Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Sruweng dalam bentuk saran kesehatan “Rumah Sakit Umum Pertama”.

Pada tahun 2003 untuk menindak lanjuti izin sementara oleh kepala Dinas Kesehatan Tingkat II Kabupaten Kebumen turun surat izin Penyelenggaraan Rumah Sakit sebagai persyaratan persiapan untuk Izin Tetap Rumah Sakit dari Depkes RI dengan nomor: YM. 02.04.3.5.300. Pada tanggal 12 Mei 2007 telah turun surat Pemberian Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Tetap untuk jangka waktu 5 tahun dari tanggal 21 Mei 2007-21 Mei 2012 dengan nomor: YM.02.04.3.5.2816.

Pada tahun 2009-2010 Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng melaksanakan persiapan Akreditasi 5 pelayanan dan pada tanggal 7-9 Juni 2009 mendapat survey penilaian Akreditasi 5 pelayanan dari Tim KARS dan dinyatakan lulus Penuh Tingkat Dasar dengan sertifikat Akreditasi Rumah Sakit Nomor YM.01.10/III/4048/10 yang berlaku dari tanggal 30 Juli 2010-30 Juli 2013.

Pada tahun 2012 karena Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Tetap dengan No. 503/438/KEP/2012 yang berlaku dari tanggal 21 Mei 2012 sampai 20 Mei 2017. Pada tahun yang sama (2012) Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mendapatkan sertifikat Penetapan Kelas dari Kementrian Kesehatan dengan Type C NO.HK.03.05/I/559/12.

3.1.2.      Falsafah, Visi, Misi, dan Motto Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

a.         Falsafah

Falsafah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng adalah amal usaha persyarikatan Muhammadiyah yang merupakan manifestasi Iman kepada Allah SWT berupa amal Sholeh dan menjadikan sebagai saran ibadah, sesuai dengan jiwa (QS. Al Baqarah: 25, Maryam: 96 dan Asyua’ara: 80.

b.        Vis

Terwujudnya Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng menjadi Rumah Sakit tipe Utama yang mendukung pelayanan kesehatan komprehensif sesuai kebutuhan pasien dan menjadi rujukan bagi Rumah Sakit Muhammadiyah di Indonesia, didasarkan iman kepada Allah SWT.

c.         Misi

1)      Mengembangkan pelayanan kesehatan yang komprehensif baik fisikal, jiwa maupun spiritual yang sesuai kebutuhan pasien.

2)      Mensinergikan antara manusia bersumber daya, organisasi, teknologi dan lingkungannya untuk mendukung terwujudnya Rumah Sakit yang Barokah.

3)      Menjalin dan mengembangkan networking.

4)      Menjadikan organisasi di Rumah Sakit sebagai learning organization.

d.        Motto

Menjadi Rumah Sakit yang Barokah.

3.1.3.      Struktur Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Struktur organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng terdiri dari :

a.         Pimpinan Cabang Muhammdiyah Sruweng yang merupakan pengurus dari cabang kemuhammadiyahan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

b.        Direktur Rumah Sakit yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

c.         Majelis Pusat Kesehatan Umum yang bertugas menangani hubungan pelayanan dengan kemuhammadiyahan dan ikut serta dalam membantu pelaksaan pengelolaan Rumah Sakit.

d.        SPI, Komite Medis serta Komite Etik & Hukum yang berada dibawah direktur dimana masing-masing tugas adalah mengatur tata kelola klinis, mengatur disiplin etika dan perilaku profesi, serta sebagai perlindungan hukum bagi staf medis maupun pelayanan kesehatan yang sedang berlangsung.

e.         Wakil direktur umum dan keuangan, bertugas mengelola pelayanan umum dan keuangan.

f.         Wakil direktur penunjang medis bertugas mengelola aspek-aspek penunjang medis.

g.        Wakil direktur pelayanan medis. (Struktur Organisasi Terlampir).

3.1.4.      Struktur Organisasi Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Struktur organisasi unit kerja Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng diawali oleh Direktur sebagai penanggung jawab Rumah Sakit. Dalam melaksanakan tugasnya, Direktur dibantu Wakil Direktur penunjang medis yang langsung membawahi Asisten manajer rekam medis yang mempunyai satuan unit kerja dibawahnya yang terdiri dari :

a.         Koordinator administrasi bpjs.

b.        Staf administrasi bpjs.

c.         Staf rekam medis.

d.        Koordinator pendaftaran.

e.         Staf pendaftaran pasien. (Struktur Organisasi Terlampir).

3.1.5.      Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Sumber daya manusia di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng berjumlah 331 orang yang terdiri dari tenaga medis dan tenaga kesehatan. Jumlah tersebut masih terbagi kedalam delapan jenis tenaga kerja yaitu : 10 dokter umum, 19 dokter spesialis, 1 dokter gigi, 133 perawat, 3 perawat anastesi, 19 bidan, 34 orang penunjang medis dan 112 tenaga non medis.

3.1.6.      Fasilitas Pelayanan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.1.6.1.Pelayanan Kesehatan Dasar

a.    Instalasi Gawat Darurat

b.    Poli Umum

c.    ICU (Intensive Care Unit)

d.   Instalasi Bedah Sentral

e.    Bangsal Perawatan

f.     Ambulance

g.    Ruang Bersalin

h.    Peristi

3.1.6.2.Pelayanan Klinis Spesialis

a.    Klinik Kebidanan dan Kandungan

b.    Poli Kesehatan Anak

c.    Poliklinik Penyakit Dalam

d.   Instalasi Radiologi

e.    Poliklinik THT

f.     Poliklinik Syaraf

g.    Poliklinik Kulit dan Kelamin

h.    Poliklinik Paru

i.      Patologi Klinik

j.      Poliklinik Gigi

3.1.6.3.Pelayanan Penunjang

a.    Instalasi Laboratorium

b.    Instalasi Radiologi dan USG

c.    Instalasi Rekam Medis

d.   Instalasi Gizi

e.    Instalasi Farmasi

f.     Poliklinik Fisioterapi

g.    Kamar Jenazah

3.1.6.4.Ruang Rawat Inap

Bagian rawat inap merupakan bagian perawatan pasien yang memerlukan perawatan intensif, karena diperlukannya perawatan dan perhatian khusus dalam menangani kesehatan pasien. Terdiri dari 7 ruangan dengan kapasitas tempat tidur sejumlah 121 buah dan dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 3.1. Daftar Ruang Rawat Inap

No	Ruang Rawat	Jumlah Tempat Tidur
1.	Kelas VIP / VVIP	9 TT
2.	Kelas Utama	10 TT
3.	Kelas I	12 TT
4.	Kelas II	14 TT
5.	Kelas III	59 TT
6.	ICU	7 TT
7.	Peristi / Box Bayi	10 TT
Jumlah		121 TT

Sumber : Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.1.7.      Pelayanan Unggul

a.         Pelayanan Terpadu Islami

b.        Pelayanan Rawat Inap dan Rawat Jalan BPJS

3.2  Hasil Praktek Kerja Lapangan

3.2.1        Gambaran Umum Pelaksanaan Prosedur Penilaian Pada Penyusutan Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Setelah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan selama satu bulan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, penulis dapat menggambarkan pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Sebelum melakukan penilaian berkas rekam medis, terlebih dahulu dilakukan pemindahan berkas rekam medis. Pemindahan berkas rekam medis aktif ke inaktif dilakukan untuk mengatasi masalah bertumpuknya berkas rekam medis yang sudah melebihi batas penyimpanan sehingga dapat memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan terhadap berkas rekam medis yang masih aktif, menyelamatkan berkas rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna.

Dengan dipisahkannya berkas rekam medis inaktif maka rak penyimpanan rekam medis aktif bisa menjadi lebih longgar lagi, dan bisa digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis yang masih aktif lainnya. Rak yang sudah terlalu padat dapat mempersulit dan memperlambat proses penyimpanan (filing) dan pencarian kembali (retrieving) rekam medis. Selain itu, penyimpanan yang padat cenderung rekam medis menjadi tidak rapi, kusut, dan berkas menjadi mudah rusak. Jadi, hasil dari proses penyusutan adalah terpisahnya berkas rekam medis inaktif dari berkas rekam medis yang masih aktif.

Kegiatan pemindahan ini di lakukan oleh petugas rekam medis dan bagian penyimpanan (filing). Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, diketahui bahwa pemilahan dan pemindahan rekam medis aktif menjadi rekam medis inaktif dilakukan pada rekam medis yang sudah 5 tahun lebih dengan cara melihat tanggal terakhir pasien tersebut berobat atau 5 tahun lebih terhitung sejak terakhir kali pasien tersebut berobat di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Dalam pemindahan penyimpanan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, masih disimpan dalam satu ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif. Berkas rekam medis inaktif disimpan di dalam kardus, ditumpuk dilantai ataupun disimpan di dalam rak sisa penyimpanan rekam medis aktif. Hal ini terjadi karena keterbatasan ruangan dan rak yang tersedia di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan rekam medis inaktif.

Ruang penyimpanan berkas rekam medis terdapat dilantai dua tepatnya di depan ruang unit kerja rekam medis dan sebagian terdapat diruangan unit kerja rekam medis. Terdapat beberapa berkas rekam medis inaktif yang belum dilakukan penilaian formulir yang masih mempunyai nilai guna dikarenakan kurangnya Sumber Daya Manusia bagian rekam medis yang tersedia. Dalam kesempatan kali ini penulis sebagai mahasiswa yang sedang  melakukan Praktek Kerja Lapangan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng berkesempatan untuk melaksanakan kegiatan penilaian terhadap formulir rekam medis yang masih mempunyai nilai guna.

Selanjutnya dalam penilaian  formulir-formulir pada rekam medis inaktif, formulir yang masih mempunyai nilai guna disimpan kembali pada tempat tersendiri dan sisanya dikumpulkan untuk dimusnahkan nantinya. Kegiatan pemilahan formulir ini merupakan hal yang sangat penting dan tidak bisa dilewatkan begitu saja, hal ini dikarenakan akan berpengaruh terhadap pemusnahan, yaitu untuk menghindari kesalahan pemusnahan suatu berkas, dapat menentukan lembar yang bernilai guna dan tidak bernilai guna dan menentukan mana berkas yang boleh dan tidak boleh untuk dimusnahkan.

3.2.2.      Pelaksanaan Prosedur Penilaian Pada Penyusutan Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan dan berdasarkan hasil wawancara yang sudah dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa sebelum melakukan kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis terlebih dahulu harus dilakukan kegiatan penyusutan.

Kegiatan penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan mengurangi rekam medis dari rak penyimpanan berkas rekam medis aktif ke rak inaktif setelah penyimpanan 5 tahun terhitung dari tanggal kunjungan terakhir atau terhitung sejak terakhir kali pasien berkunjung di sarana pelayanan tersebut untuk berobat.

Setelah rekam medis disimpan selama 5 tahun lebih selanjutnya dokumen yang sudah dilakukan penyusutan disimpan pada tempat terpisah dari dokumen rekam medis aktif yaitu sebagai rekam medis inaktif.

Pemindahan rekam medis aktif menjadi rekam medis inaktif harus benar-benar diperhatikan apakah berkas rekam medis tersebut sudah waktunya dipindah menjadi rekam medis inaktif ataukah berkas rekam medis tersebut masih digunakan untuk berobat. Hal ini dilakukan dengan melihat kapan kunjungan terakhir pasien tersebut di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Jadi kegiatan penyusutan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sudah sesuai prosedur yaitu dengan melihat berkas rekam medis tersebut sudah disimpan selama 5 tahun dan setelah 5 tahun lebih berkas rekam medis dilakukan penyusutan. Setelah dilakukan penyusutan langkah selanjutnya adalah dilakukan pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna.

Kegiatan penyusutan ini merupakan kegiatan yang sangat penting sebelum berkas rekam medis dimusnahkan. Adapun tujuan dilakukannya penyusutan adalah sebagai berikut :

1.    Untuk mengatasi masalah bertumpuknya berkas rekam medis yang sudah melebihi batas penyimpanan sehingga dapat memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap berkas rekam medis yang masih aktif.

2.    Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah.

3.    Menyelamatkan berkas rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna.

Adapun prosedur penyusutan rekam medis yaitu :

1.    Memilah berkas rekam medis yang sudah lebih dari 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir kunjungan dan digolongkan menjadi rekam medis inaktif.

2.    Saat pengambilan rekam medis inaktif diletakkan atau diberi tanda keluar untuk mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan.

3.    Berkas rekam medis yang sudah dipilah kemudian disimpan pada rak file lain sebagai rekam medis inaktif selama 2 tahun (retensi).

4.    Dilakukan pertelaan rekam medis.

5.    Berkas rekam medis inaktif yang sudah lebih 2 tahun inaktif maka dilakukan pemilahan formulir rekam medis yang masih mempunyai nilai guna.

Penilaian terhadap formulir yang masih mempunyai nilai guna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dapat langsung dilakukan tanpa harus menunggu berkas rekam medis inaktif disimpan selama 2 tahun terlebih dahulu. Hal ini dikarenakan keterbatasan ruang dan rak penyimpanan yang ada di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Jadi dalam hal ini tidak sesuai teori yang ada.

Tujuan disimpannya rekam medis inaktif selama dua tahun ataupun tidak adalah sama, yaitu untuk menyimpan formulir yang berisi data dan informasi penting. Namun sebaiknya apabila rekam medis inaktif disimpan selama 2 tahun terlebih dahulu supaya sesuai teori yang ada dan lebih baiknya Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mempunyai ruang dan rak penyimpanan berkas rekam medis yang tidak terbatas.

Apabila suatu saat membutuhkan informasi dari berkas rekam medis inaktif, namun berkas rekam medis tersebut sudah dilakukan penilaian formulir yang masih mempunyai nilai guna, maka kita bisa melihat formulir-formulir penting yang sudah dipilah. Untuk menemukan formulir tersebut kita dapat mencarinya didaftar buku pertelaan rekam medis ataupun mencarinya di komputer. Karena di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng data hasil pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna sudah dimasukkan kedalam kpmputer. Tentunya apabila data tersebut sudah diinput kedalam komputer hal ini akan mempermudah dalam pencarian data.

Berdasarkan hasil wawancara dan berdasarkan prosedur yang ada, lembar rekam  medis yang di nilai untuk disimpan kembali yaitu :

1.    Ringkasan masuk keluar.

2.    Resume medis.

3.    Lembar operasi (jika ada).

4.    Lembar persetujuan tindakan operasi dan informed consent

5.    Identifikasi bayi (jika ada).

6.    Lembar kematian (jika ada).

7.    Berkas penunjang medis (lab, Ro, Ekg, Usg, PA, dll).

Tabel 3.2. Formulir Rekam Medis Yang Mempunyai Nilai Guna

No	Aspek Yang Diamati	Ya	Tidak	Keterangan
1	Adanya Ringkasan Masuk Keluar	ü		Disimpan
2	Adanya Resume Medis	ü		Disimpan
3	Adanya Lembar Operasi	ü		Disimpan
4	Adanya Lembar Persetujuan Tindakan Operasi dan Informed Consent	ü		Disimpan
5	Adanya Identifikasi Bayi	ü		Disimpan
6	Adanya Lembar Kematian	ü		Disimpan
7	Adanya Berkas Penunjang Medis	ü		Disimpan

Sumber : Data Diolah

Berdasarkan  hasil praktek kerja lapangan yang sudah penulis lakukan, penulis mengambil sempel 30 berkas rekam medis dari beberapa rekam medis inaktif yang sudah dilakukan penilaian terhadap formulir yang masih mempunyai nilai guna. Berkas rekam medis yang dilakukan penilaian adalah berkas yang terakhir digunakan pada tahun 2008. Jadi rekam medis tersebut sudah disimpan selama 6 tahun. Hasil pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna sebagai berikut:

Tabel 3.3. Hasil Observasi Pemilahan Formulir Yang Mempunyai Nilai Guna

No

KETERANGAN

NOMOR REKAM MEDIS

015302

015312

015322

015332

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

1.

Ringkasan Masuk Keluar

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

2.

Resume Medis

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

3.

Informed Consent

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

4.

Lembar Operasi

ü

ü

ü

ü

ü

5.

Persetujuan Operasi

ü

ü

ü

ü

ü

6.

Identifikasi Bayi

ü

ü

ü

ü

7.

Lembar Kematian

ü

ü

ü

ü

ü

8.

Penunjang Medis

ü

ü

ü

ü

No

KETERANGAN

NOMOR REKAM MEDIS

015342

015352

015362

015372

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

1.

Ringkasan Masuk Keluar

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

2.

Resume Medis

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

3.

Informed Consent

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

4.

Lembar Operasi

ü

ü

ü

ü

ü

ü

5.

Persetujuan Operasi

ü

ü

ü  M

ü

ü

ü

6.

Identifikasi Bayi

ü

ü

ü

ü

7.

Lembar Kematian

ü

ü

ü

ü

8.

Penunjang Medis

ü

ü

ü

ü

No

KETERANGAN

NOMOR REKAM MEDIS

015382

015392

015402

015412

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

1.

Ringkasan Masuk Keluar

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

2.

Resume Medis

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

3.

Informed Consent

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

4.

Lembar Operasi

ü

ü

ü

ü

5.

Persetujuan Operasi

ü

ü

ü

ü

6.

Identifikasi Bayi

ü

ü

ü

ü

ü

ü

7.

Lembar Kematian

ü

ü

ü

ü

8.

Penunjang Medis

ü

ü

ü

ü

No

KETERANGAN

NOMOR REKAM MEDIS

015422

015432

015442

015452

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

1.

Ringkasan Masuk Keluar

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

2.

Resume Medis

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

3.

Informed Consent

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

4.

Lembar Operasi

ü

ü

ü

ü

ü

5.

Persetujuan Operasi

ü

ü

ü

ü

ü

6.

Identifikasi Bayi

ü

ü

ü

ü

ü

ü

7.

Lembar Kematian

ü

ü

ü

ü

ü

ü

8.

Penunjang Medis

ü

ü

ü

ü

No

KETERANGAN

NOMOR REKAM MEDIS

015462

015472

015482

015492

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

1.

Ringkasan Masuk Keluar

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

2.

Resume Medis

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

3.

Informed Consent

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

4.

Lembar Operasi

ü

ü

ü

ü

5.

Persetujuan Operasi

ü

ü

ü

ü

6.

Identifikasi Bayi

ü

ü

ü

ü

7.

Lembar Kematian

ü

ü

ü

ü

8.

Penunjang Medis

ü

ü

ü

ü

No

KETERANGAN

NOMOR REKAM MEDIS

015502

015512

015522

015532

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

1.

Ringkasan Masuk Keluar

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

2.

Resume Medis

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

3.

Informed Consent

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

4.

Lembar Operasi

ü

ü

ü

ü

ü

5.

Persetujuan Operasi

ü

ü

ü

ü

ü

6.

Identifikasi Bayi

ü

ü

ü

ü

7.

Lembar Kematian

ü

ü

ü

ü

8.

Penunjang Medis

ü

ü

ü

ü

No

KETERANGAN

NOMOR REKAM MEDIS

015542

015552

015562

015572

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

A

TA

S

1.

Ringkasan Masuk Keluar

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

2.

Resume Medis

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

3.

Informed Consent

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

ü

4.

Lembar Operasi

ü

ü

ü

ü

5.

Persetujuan Operasi

ü

ü

ü

ü

6.

Identifikasi Bayi

ü

ü

ü

ü

ü

7.

Lembar Kematian

ü

ü

ü

ü

ü

ü

8.

Penunjang Medis

ü

ü

ü

ü

No	KETERANGAN	NOMOR REKAM MEDIS
		015582			015592
		A	TA	S	A	TA	S
1.	Ringkasan Masuk Keluar	ü		ü	ü		ü
2.	Resume Medis	ü		ü	ü		ü
3.	Informed Consent	ü		ü	ü		ü
4.	Lembar Operasi		ü			ü
5.	Persetujuan Operasi		ü			ü
6.	Identifikasi Bayi		ü		ü		ü
7.	Lembar Kematian		ü			ü
8.	Penunjang Medis		ü			ü

Sumber : Data Diolah

Keterangan :

A              : Ada

TA           : Tidak Ada

S               : Simpan

Dari hasil observasi pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna pada rekam medis inaktif diatas, maka dapat diketahui prosentase formulir yang ada, formulir yang tidak ada dan formulir yang disimpan sebagai berikut :

Tabel 3.4. Prosentase Formulir Yang Masih Mempunyai Nilai Guna

No	Keterangan	A	Prosentase	TA	Prosentase	S	Prosentase	Jumlah Sampel
1	Ringkasan Masuk Keluar	30	100%	0	0%	30	100%	30
2	Resume Medis	29	96,67%	1	3,33%	29	96,67%	30
3	Informed Consent	29	96,67%	1	3,33%	29	96,67%	30
4	Lembar Operasi	30	100%	0	0%	30	100%	30
5	Persetujuan Operasi	30	100%	0	0%	30	100%	30
6	Identifikasi Bayi	30	100%	0	0%	30	100%	30
7	Lembar Kematian	30	100%	0	0%	30	100%	30
8	Penunjang Medis	0	0%	0	0%	0	0%	30
9	Rata-rata	26	86,67%	0,25	13,33%	26	86,67%	30

Sumber : Data Diolah

Dari hasil di atas disimpulkan bahwa pemilahan formulir rekam medis yang masih mempunyai nilai guna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sudah sesuai dengan prosedur yang ada yaitu menyimpan formulir-formulir yang masih mempunyai nilai guna.

Formulir-formulir dengan prosentase “ada dan disimpan” tertinggi yaitu pada kolom ringkasan masuk keluar, lembar operasi, lembar persetujuan operasi, identifikasi bayi, lembar kematian yaitu sebanyak 30 atau 100%.

Untuk formulir resume medis dan informed consent menunjukan prosentase “ada dan disimpan” sebanyak 29 atau 96,67% dan prosentase “tidak ada” sebanyak 1 atau 3,33%.

Sedangkan berkas penunjang medis menunjukan hasil prosentase terendah yaitu sebanyak 0 atau 0%. Hal ini dikarenakan pada saat melakukan kegiatan pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna pada bulan Desember 2014 masih menggunakan Standar Operasional Prosedur yang lama dengan ketentuan berkas penunjang medis belum masuk dalam prosedur yang lama. Standar Operasional Prosedur yang baru sekarang sudah ada ketentuan dengan adanya pemilahan formulir terhadap berkas penunjang medis.

Secara keseluruhan dari total 30 sampel terlihat bahwa angka rata-rata formulir yang “ada dan disimpan” yaitu mencapai 86,67%, sedangkan angka formulir yang “tidak ada” hanya mencapai 13,33%.

Dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sudah berjalan dengan baik.

Formulir tersebut selanjutnya akan diinput ke dalam buku dan komputer sebagai data dan dokumentasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dan juga digunakan untuk laporan ke Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Adapun hal-hal yang masukkan diantaranya : nomor rekam medis, nama pasien lengkap, alamat lengkap, diagnosa akhir, jenis kunjungan (rawat jalan atau rawat inap), tanggal dan tahun kunjungan terakhir. Setelah semua data tersebut dicatat didalam buku ataupun diinput kedalam komputer dan disimpan, maka langkah selanjutnya mengumpulkan berkas sisanya yang sudah tidak mempunyai nilai guna untuk dimusnahkan nantinya.

Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif ialah :

1.    Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian. 

2.    Mempunyai nilai guna primer : administrasi (administration), hukum (legal), keuangan (financial), dan iptek (riset).

3.    Mempunyai nilai guna sekunder : pembuktian atau pendidikan (education) dan sejarah (dokumentation).

Penjelasan dari indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif sebagai berikut :

1.    Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan kesehatan.

Dalam hal ini mahasiswa yang melakukan observasi ataupun praktek kerja lapangan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dapat menambah ilmunya tentang rekam medis dan isinya. Sehingga mahasiswa dapat mengetahui praktek langsung di Rumah Sakit dan dapat memperluas pendidikannya dalam hal rekam medis tidak hanya mengetahui teori yang didapatkan pada saat perkuliyahan saja.

Tentunya ini dapat menambah reverensi dan bisa dijadikan pembanding dengan teori yg sudah didapatkan sebelumnya. Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mahasiswa yang melakukan prektek kerja lapangan dalam setiap kegiatan atau pekerjaan yang berhubungan dengan rekam medis khusunya, akan mendapatkan pengarahan atau penjelasan terlebih dahulu supaya nantinya pekerjaan yang ada bisa dikerjakan dengan baik sesuai teori yang ada.

Karena pekerjaan tersebut merupakan pengalaman pertama oleh karena itu mahasiswa secara tidak langsung akan mendapatkan pendidikan tentang hal-hal yang berhubungan dengan rekam medis. Dengan mempelajari isi rekam medis secara langsung mahasiswa dapat mengetahui kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien dan mengetahui dari awal kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien tersebut mendapatkan pelayanan medis di Rumah Sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis.

Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan pengetahuan dibidang kesehatan, kedokteran, dan keperawatan.

Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng apabila seorang dokter atau mahasiswa akan melakukan penelitian dan mempergunakan data dan informasi pada rekam medis yang bersangkutan, tentunya membutuhkan ijin terlebih dahulu. Karena data dan informasi dalam rekam medis bersifat penting dan rahasia, maka data dan informasi tersebut tidak diperbolehkan tersebar begitu saja tanpa adanya ijin dan pertanggung jawaban dari pihak yang bersangkutan.

Untuk peminjaman rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng tidak dibenarkan berada diluar Rumah Sakit. Dokter yang berkepentingan dapat meminjam rekam medis untuk dibawa keruang kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam medis harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja. Sedangkan mahasiswa yang membutuhkan data dan informasi dari rekam medis tersebut diharuskan melakukannya diruang unit kerja rekam medis.

2.    Nilai Guna Primer Administrasi

Berkas rekam medis mempunyai nilai adminitrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dalam bidang teknologi  informasi yang sudah memasuki bidang kesehatan, maka penggunaannya di dalam rekam medis saat ini sangat diperlukan karena kita melihat proses pengobatan dan tindakan yang diberikan atas diri seorang pasien dapat diakses secara langsung oleh bagian yang berwenang atas pemeriksaan tersebut.

Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng  pengolahan data-data medis dilakukan secara komputerisasi, karena akan memudahkan semua pihak yang berwenang dalam hal ini petugas adminiatrasi dapat segera mengetahui rincian biaya yang harus dikeluarkan oleh pasien selama pasien menjalani pengobatan di Rumah Sakit.

Nilai Guna Primer Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyediaan bahan sebagai bukti untuk menegakkan keadilan.

Di Rumah Sakit Muhammadiyah pelepasan informasi dalam lingkup pengadilan terdiri dari pelepasan informasi guna Klaim Jasa Raharja dan permintaan Visum Et Repertum. Untuk permintaan Visum Et Repertum diharuskan ada surat resmi dari pihak pemohon yaitu penyidik atau polisi yang diberi tanggungjawab langsung dari pihak pemohon (Satlantas/Reskrim).

Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan diketahui dalam pelepasan informasi rekam medis untuk keperluan Visum Et Repertum dan bukti pengadilan, pihak pemohon yaitu penyidik tidak memerlukan ijin tertulis dari pasien, namun tetap harus menunjukan surat resmi dari kepolisian maupun dari pengadilan yang ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Pasien yang divisum adalah pasien yang dirawat di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, dimana pasien tersebut mempunyai kasus terakhir yang bersangkutan dengan kepolisian. Pelaksanaan informasi kasus yang bisa dilakukan Visum Et Repertum di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng seperti kasus perkosaan atau pelecehan seksual, penganiayaan atau kriminal, kecelakaan, keracunan, penganiayaan anak atau KDRT dan kasus umum lainnya yang berkaitan dengan hukum.

Nilai Guna Primer Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan di Rumah Sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan atau pelayanan, maka pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan.

Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng tentunya berkas rekam medis mempunyai nilai uang. Oleh karena itu pengisian data tentang segala tindakan yang diberikan kepada pasien harus diperhatikan kebenarannya. Apalagi untuk menentukan diagnosa dan segala tindakan atau pelayanan lainnya yang diberikan kepada pasien harus benar-benar dicatat atau didokumentasikan sesuai dengan kenyataannya, karena akan berpengaruh terhadap penetapan biaya pembayaran di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Jadi bukti catatan tindakan atau pelayanan sangat berpengaruh terhadap pembayaran yang harus dikeluarkan oleh pasien dan dengan bukti tersebut maka pembayaran dapat dipertanggung jawabkan.

Nilai Guna Primer Iptek

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan pengetahuan dibidang kesehatan.

Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mahasiswa yang melakukan penelitian dan membutuhkan data dan informasi pada rekam medis, maka sebelumnya harus ada persetujuan dari Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Dan untuk peminjaman rekam medis tidak diperbolehkan dibawa keluar Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Mahasiswa dapat mengerjakannya di dalam ruang unit kerja rekam medis, karena data dan informasi didalam berkas rekam medis tersebut bersifat sangat penting dan rahasia.

3.    Nilai Guna Sekunder Pembuktian/Pendidikan (Education)

Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan kesehatan.

Dalam hal ini mahasiswa yang melakukan observasi ataupun praktek kerja lapangan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dapat menambah ilmunya tentang rekam medis dan isinya. Sehingga mahasiswa dapat mengetahui praktek langsung di Rumah Sakit dan dapat memperluas pendidikannya dalam hal rekam medis tidak hanya mengetahui teori yang didapatkan pada saat perkuliyahan saja.

Tentunya ini menambah reverensi dan bisa dijadikan pembanding dengan teori yg sudah didapatkan sebelumnya. Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mahasiswa yang melakukan praktek kerja lapangan dalam setiap kegiatan atau pekerjaan yang berhubungan dengan rekam medis khusunya, akan mendapatkan pengarahan dan penjelasan terlebih dahulu supaya nantinya pekerjaan yang ada bisa dikerjakan dengan baik sesuai teori yang ada.

Karena pekerjaan tersebut merupakan pengalaman pertama oleh karena itu mahasiswa secara tidak langsung akan mendapatkan pendidikan tentang hal-hal yang berhubungan dengan rekam medis. Dengan mempelajari isi rekam medis secara langsung mahasiswa dapat mengetahui kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien dan mengetahui dari awal kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien tersebut mendapatkan pelayanan medis di Rumah Sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis.

Nilai Guna Sekunder Sejarah (Dokumentation)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan Rumah Sakit. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat diaplikasikan penerapannya didalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis supaya lebih efektif dan efisien.

Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng pendokumentasian data medis seorang pasien dapat dilaksanakan dengan mudah dan efektif karena sudah terkomputerisasi. Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dalam pengisian data dan informasi di dalam rekam medis juga harus sesuai dengan tindakan atau pelayanan yang sudah diberikan kepada pasien dan diharuskan lengkap dalam pengisiannya. Dan setiap tindakan atau pelayanan yang diberikan kepada pasien harus didokumentasikan, karena hal ini menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Intinya isi dari rekam medis tersebut merupakan hal yang sangat penting karena menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

3.2.3.      Faktor Yang Mendorong Pelaksanaan Prosedur Penilaian Pada Penyusutan Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Terdapat beberapa faktor yang mendorong pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng yaitu :

a.    Adanya Standar Operasional Prosedur tentang penyusutan dan pertelaan. Rekam medis disimpan selama 5 tahun. Setelah 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir berkunjungnya pasien di Rumah Sakit, berkas rekam medis dilakukan pemindahan berkas menjadi berkas rekam medis inaktif dan dilakukan penilaian formulir yang masih mempunyai nilai guna sebelum berkas rekam medis dimusnahkan.

b.         Berkas rekam medis akan mengalami pertambahan dengan bertambahnya pasien yang berobat di Rumah Sakit.

c.         Adanya kegiatan pelaksanan penilaian pada rekam medis inaktif yang merupakan kegiatan penting. Kegiatan pelaksanaan penilaian pada rekam medis inaktif merupakan kegiatan yang sangat penting karena akan berpengaruh terhadap pemusnahan yaitu untuk menghindari kesalahan pemusnahan suatu berkas rekam medis, dapat menentukan lembar yang bernilai guna dan tidak, dapat menentukan lembar yang boleh dan tidak boleh dimusnahkan.

3.2.4.Faktor Yang Menghambat Pelaksanaan Prosedur Penilaian Pada Penyusutan Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Selain adanya faktor yang mendorong pelaksanaan penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif, terdapat juga beberapa faktor yang menghambat dalam pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, yaitu :

1.    Kurangnya Sumber Daya Manusia bagian tenaga rekam medis yang tersedia. Berdasarkan observasi dan hasil wawancara menyebutkan bahwa petugas bagian rekam medis masih kurang dan terbatas untuk mengampu beban kerja yang ada. Untuk langkah kedepannya Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng akan diusahakan  menambah petugas rekam medis dengan mempertimbangan hal-hal yang ada berdasarkan keputusan Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

2.    Terbatasnya ruangan dan rak penyimpanan berkas rekam medis. Berdasarkan hasil observasi yang telah penulis lakukan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, ruang dan rak penyimpanan berkas rekam medis masih kurang mencukupi untuk menyimpan berkas rekam medis aktif dan berkas rekam medis inaktif. Penyimpanan berkas rekam medis aktif masih dalam satu ruangan dengan berkas rekam medis inaktif. Rak yang digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis aktif sebagian digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif dan sebagian berkas rekam medis inaktif disimpan didalam kardus.

BAB IV

PENUTUP

2.             

3.             

3.1.            Kesimpulan

1.    Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif  di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sudah sesuai prosedur yang ditetapkan. Dan kegiatan pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sudah sesuai prosedur yang ada tetapi tidak sesuai teori yaitu menyimpan rekam medis inaktif selama 2 tahun terlebih dahulu.

2.    Dari 30 sempel, formulir-formulir dengan prosentase “ada dan disimpan” tertinggi yaitu pada ringkasan masuk keluar, lembar operasi, lembar persetujuan operasi, identifikasi bayi, lembar kematian yaitu sebanyak 30 atau 100%. Untuk formulir resume medis dan informed consent menunjukan prosentase “ada dan disimpan”  sebanyak 29 atau 96,67% dan prosentase “tidak ada” sebanyak 1 atau 3,33%. Sedangkan berkas penunjang medis menunjukan hasil prosentase terendah yaitu sebanyak 0 atau 0%.

3.    Dari total 30 sampel terlihat bahwa angka rata-rata formulir yang “ada dan disimpan” yaitu mencapai 86,67%, sedangkan angka formulir yang “tidak ada” hanya mencapai 13,33%. Dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sudah berjalan dengan baik.

4.    Indikator penilaian rekam medis inaktif ialah seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian; mempunyai nilai guna primer (administrasi, hukum, keuangan, dan iptek) dan mempunyai nilai sekunder (pembuktian atau pendidikan dan sejarah atau dokumentasi). Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dalam melakukan penilaian rekam medis inaktif sudah baik dan sudah memperhatikan indikator yang ada.

5.    Faktor yang mendorong pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng yaitu adanya Standar Operasional Prosedur, berkas rekam medis akan mengalami pertambahan dengan bertambahnya pasien yang berobat, adanya kegiatan pelaksanan penilaian pada rekam medis inaktif yang merupakan kegiatan penting.

6.    Faktor penghambat pelaksanaan prosedur penilaian pada penyusutan rekam medis inaktif di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng adalah kurangnya Sumber Daya Manusia bagian tenaga rekam medis yang tersedia, terbatasnya ruangan dan  rak penyimpanan berkas rekam medis.

3.2.            Saran

Dari hasil laporan yang dibuat penulis, penulis memberi saran :

1.    Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng perlu menambah petugas rekam medis yang kompeten supaya tercipta kondisi kerja yang lebih efektif. Dengan dilakukan penambahan petugas rekam medis diharapkan pekerjaan yang ada dapat diampu dengan baik oleh  sumber daya manusia yang tersedia.

2.    Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng perlu dilakukan penambahan ruang dan rak penyimpanan berkas rekam medis aktif dan rekam medis inaktif. Dengan dilakukan penambahan ruangan dan rak nantinya penyimpanan berkas rekam medis aktif dan berkas rekam medis inaktif  dapat dipisahkan.

3.    Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng perlu lebih memperhatikan indikator penilaian dalam menilai rekam medis inaktif.

4.    Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng perlu merevisi Standar Operasioanal Prosedur yang ada dalam kegiatan pemilahan formulir yang masih mempunyai nilai guna pada rekam medis inaktif. Supaya dalam pelaksanaanya sesuai prosedur dan teori yang ada. Yakni menyimpan berkas rekam medis yang sudah dipilah pada rak file lain sebagai rekam medis inaktif selama 2 tahun (retensi). Dan berkas rekam medis inaktif yang sudah lebih 2 tahun inaktif dilakukan pemilahan formulir rekam medis yang masih mempunyai nilai guna.

DAFTR PUSTAKA

a.      DOKUMEN

Profil Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Prosedur Tetap Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

b.      BUKU-BUKU ILMIAH

Budi, C. Savitri. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Quantum Sinergis Medis : Yogyakarta.

Departemen Kesehatan RI. (1997). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Di Indonesia “Revisi I” Direktorat Jenderal Pelayanan Medis : Jakarta.

Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. (2006). Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis, Jakarta.

Hatta, R. Gemala. (2012). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan disarana Pelayanan Kesehatan. [Edisi Revisi 2]. Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press) : Jakarta.

Notoatmodjo, Soekidjo. (2012). Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta.

Rustiyanto, Ery. (2009). Etika Profrsi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan edisi Pertama. Graha ilmu : Yogyakarta.