Disusun Oleh :
FENDI SEPTIAWAN
NPM. 12.304.001
Pembimbing/ Penguji:
H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H.Kes.
Politeknik Dharma Patria Kebumen
Program Studi Teknik Elektro Rekam Medis Kesehatan
2015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar
Belakang
Tuntutan akan peningkatan mutu
pelayanan kesehatan saat ini sudah sangat sering didengungkan, baik dari pihak
penyedia jasa pelayanan kesehatan itu sendiri maupun dari pihak masyarakat
sebagai pemakai jasa pelayanan kesehatan. Salah satu institusi yang menyediakan
jasa pelayanan kesehatan bagi masyarakat adalah rumah sakit, oleh karena itu
masyarakat sebagai pihak yang menggunakan jasa pelayanan kesehatan dari rumah
sakit mengharapkan mendapat pelayanan kesehatan yang bermutu. Ada
beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan
kepada pasien, salah satunya adalah rekam medis (Depkes RI, 1997). Salah satu
bagian terpenting dari suatu instansi pelayanan kesehatan adalah manajemen
pengolahan arsip-arsip dokumennya. Arsip pasien disimpan dalam suatu berkas
yang dinamakan berkas rekam medis. Menurut Permenkes No. 269 / MENKES / PER /
III / 2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Departemen Kesehatan Republik Indonesia telah
mengeluarkan peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 / MENKES / PER / III / 2008.
Dokumen
rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lebar
formulir dukomen rekam medis harus dilindungi dengan
cara
dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan
informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu. Untuk
kepentingan penyimpanan, folder dokumen rekam medis tidak sama dengan folder
atau map pada umumnya. Rekam medis harus diberi sampul pelindung dan pada
sampul memiliki bagian khusus yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis serta
menempelkan kode warnanya. Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan
di rak filing. Penyimpanan dokumen rekam medis sering terjadi kesalahan letak,
hal ini terjadi karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus diambil dan
disimpan setiap harinya.
Permintaan-permintaan rutin terhadap
rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset,
harus di ajukan dari kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah
ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien
perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat (mengisi) “kartu
permintaan”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama penderita dan
nomor rekam medisnya, untuk permintaan-permintaan langsung dari dokter dan
bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas bagian
rekam medis sendiri. Permintaan peminjaman rekam medis yang tidak rutin,
seperti untuk pertolongan darurat, dan harus dipenuhi segera mungkin.
Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dan petugas bagian rekam medis
harus mengisi surat permintaan.
Petugas rekam medis harus tepat
ketika melakukan pengambilan berkas rekam medis sesuai dengan permintaan. Petugas
dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis
yang diminta ke bagian rekam medis. Surat permintaan biasanya berbentuk satu
formulir yang berisi nama penderita dan nomor rekam medisnya, nama poliklinik
atau nama orang yang meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan.
Berdasarkan observasi dan wawancara
dengan petugas rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, pedoman
pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng pada dasarnya
mengatur kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien ditempat
pendaftaran, pencatatan data pasien selama pasien mendapatkan pelayanan medis,
sampai dengan penanganan berkas rekam medis pasien yang meliputi kegiatan
penyimpanan, serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani
permintaan peminjaman bila pasien
berobat ulang atau keperluan lain.
Pada
proses retrieval atau pengambilan
kembali berkas rekam medis terdapat beberapa tata cara salah satunya adalah
kode warna. Penerapan kode warna di dokumen rekam medis pada proses retrieval terdapat beberapa permasalahan
yaitu : Bagian penerapan kode warna belum adanya wewenang khusus yang di
berikan kepada petugas rekam medis dan belum sesuainya penerapan warna pada
nomor yang dianjurkan. Berdasarkan latar
belakang diatas penulis mengambil judul “IMPLEMENTASI KODE WARNA PADA PROSES
RETRIEVAL DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG”.
1.2.
Pokok Permasalahan
Berdasarkan latar belakang di atas,
maka dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut:
Bagaimana implementasi kode warna
pada proses retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ?
1.3.
Pertanyaan Penelitian
a. Bagaimana implementasi kode warna di
RS Muhammadiyah Sruweng ?
b. Factor-faktor apa yang mendukung dan
menghambat dalam implementasi kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ?
1.4.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.2.1
Tujuan Umum
Mengetahui pelaksanaan retrieval di
Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.
1.2.2
Tujuan Khusus
a. Mengetahui implementasi kode warna
pada proses retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.
b. Mengetahui faktor-faktor yang
mendukung dan menghambat implementasi kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah
Sruweng.
1.2.3
Manfaat Penulisan
Adapun penulisan laporan ini laporan bermanfaat bagi :
a. Penulis
Dapat memperluas
wawasan dan ilmu pengetahuan di bidang rekam medis
khususnya penerapan kode warna pada berkas rekam medis.
b. Rumah
Sakit
Dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan kelancaran pelayanan kesehatan
rawat jalan dan rawat inap di Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng.
c. Akademik
Dapat di gunakan
sebagai literatur bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian.
1.5.
Batasan Masalah
Penulis
membahas mengenai penerapan kode warna pada berkas
rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, fungsi penerapan kode warna dan masalah yang
timbul saat proses penerapan kode warna di
Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.
1.6.
Metodologi Penelitian
Teknik Pengumpulan Data
a. Observasi
Observasi
sebagai teknik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dalam artian
bukan hanya melihat tapi juga merekam, mencatat, menghitung dan mengukur.
Sutrisno Hadi (1986) mengemukakan bahwa, observasi merupakan suatu proses yang
kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan
psikologis. Dua diantara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan
ingatan.
b. Kajian Pustaka
Kajian
pustaka yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengambil teori-teori dari
buku-buku ilmiah serta kajian-kajian pustaka yang bermanfaat dalam penulisan
laporan ini dan memperkaya kajian ilmiah lainnya.
c. Wawancara
Wawancara
digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan
studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui
hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya
sedikit/kecil.
1.7.
Waktu
dan Tempat
Waktu : 01
Desember 2014 – 31 Desember 2014 /
Jam 07.00 s.d. 14.00 WIB
Tempat : Rumah
Sakit Muhammadiyah Sruweng bagian Rekam Medis
1.8.
Sistematika
Penulisan
BAB I
PENDAHULUAN
Bab I Penahuluan berisi latar belakang,
tujuan penulisan, rumusan masalah, batasan masalah, metodologi penelitian,
waktu dan tempat penelitian, sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN
TEORI
Bab II Landasan teori berisi
BAB III
PEMBAHASAN
Bab III Pembahasan berisi
BAB IV PENUTUP
Bab IV Kesimpulan dan saran berisi
tujuan-tujuan dari dibuatnya laporan semester ini, serta menjadi bahan masukan
bagi institusi yang bersangkutan.
DAFTAR
PUSTAKA
LAMPIRAN
– LAMPIRAN
DAFTAR
RIWAYAT HIDUP
BAB III
IMPLEMENTASI KODE WARNA PADA PROSES
RETRIEVAL DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG
3.1.
GAMBARAN
UMUM RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG
3.1.1.
Sejarah Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng
Pada
awal pendirian dimulai dari diwakafkannya sebidang tanah oleh seorang tokoh
muhammadiyah di daerah Sruweng (Bapak Chamdani Abdul Rohman), kemudian tanah
tersebut dijadikan tempat untuk membangun balai pengobatan atau rumah bersalin
yang dananya diambil dari warga Muhammadiyah dan simpatisannya. Pada awal
berdirinya BP / RB PKU Muhammadiyah Sruweng mempercayakan kepada Pimpinan
Cabang ‘Aisyiah setempat dengan dibantu seorang bidan dan dua orang pembantu.
Pada
tanggal 15 Mei 1985, BP / RB ini mendapatkan izin resmi dari Bupati
(berdasarkan SK No. 503 / 530 / 006 / RB / 1993). Setelah 8 tahun berjalan dan
mengalami kemajuan yang pesat pengelolaan BP / RB dikembalikan kepada Pimpinan
Cabang Muhammadiyah Sruweng. Pada tahun 2000 melalui Surat Keputusan Gubernur
Jawa Tengah No. 45 / 1406.09 / 2000 / 1.1 mendapat izin sememntara
Penyelenggaraan
Sarana Pelayanan Kesehatan kepada RSU Muhammadiyah Sruweng dalam bentuk saran
kesehatan “Rumah Sakit Umum Pertama”. Pada tahun 2003 untuk menindak lanjuti
izin sementara oleh kepala Dinas Kesehatan Tingkat II Kabupaten Kebumen turun
surat izin Penyelenggaraan Rumah Sakit sebagai persyaratan persiapan untuk Izin
Tetap Rumah Sakit dari Depkes RI dengan nomor: YM. 02.04.3.5.300.
Pada
tanggal 12 Mei 2007 telah turun surat Pemberian Izin Penyelenggaraan Rumah
Sakit Tetap untuk jangka waktu 5 tahun dari tanggal 21 Mei 2007-21 Mei 2012
dengan nomor: YM.02.04.3.5.2816. Pada tahun 2009-2010 Rumah Sakit Muhammadiyah
Sruweng melaksanakan persiapan Akreditasi 5 pelayanan dan pada tanggal 7-9 Juni
2009 mendapat survey penilaian Akreditasi 5 pelayanan dari Tim KARS dan
dinyatakan lulus Penuh Tingkat Dasar dengan sertifikat Akreditasi Rumah Sakit
Nomor YM.01.10 / III / 4048 / 10 yang berlaku dari tanggal 30 Juli 2010-30 Juli
2013. Pada tahun 2012 karena Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Tetap dengan No.
503 / 438 / KEP / 2012 yang berlaku dari tanggal 21 Mei 2012 sampai 20 Mei
2017. Pada tahun yang sama (2012) Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mendapatkan
sertifikat Penetapan Kelas dari Kemenkes dengan Type C NO.HK.03.05 / I / 559 /
12.
3.1.2.
Falsafah,
Visi, Misi, dan Motto Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
a.
Falsafah
Falsafah Rumah Sakit Muhammadiyah
Sruweng adalah amal usaha persyarikatan Muhammadiyah yang merupakan manifestasi
Iman kepada Allah SWT berupa amal Sholeh dan menjadikan sebagai saran ibadah,
sesuai dengan jiwa (QS. Al Baqarah: 25, Maryam: 96 dan Asyua’ara: 80.
b.
Visi
Terwujudnya Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
menjadi Rumah Sakit tipe Utama yang mendukung pelayanan kesehatan komprehensif
sesuai kebutuhan pasien dan menjadi rujukan bagi Rumah Sakit Muhammadiyah di
Indonesia, didasarkan iman kepada Allah SWT.
c.
Misi
1) Mengembangkan
pelayanan kesehatan yang komprehensif baik fisikal, jiwa maupun spiritual yang
sesuai kebutuhan pasien.
2) Mensinergikan
antara manusia bersumber daya, organisasi, teknologi dan lingkungannya untuk
mendukung terwujudnya Rumah Sakit yang Barokah.
3) Menjalin
dan mengembangkan networking.
4) Menjadikan
organisasi di Rumah Sakit sebagai learning
organization.
d.
Motto
Menjadi
Rumah Sakit yang Barokah.
3.1.3.
Struktur
Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
Struktur
organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng terdiri dari :
a.
Pimpinan Cabang
Muhammadiyah Sruweng yang merupakan pengurus dari cabang
kemuhammadiyahan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
b.
Direktur Rumah
Sakit yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola Rumah Sakit Muhammadiyah
Sruweng.
c.
Majelis Pusat
Kesehatan Umum yang bertugas menangani hubungan pelayanan dengan
kemuhammadiyahan dan ikut serta dalam membantu pelaksaan pengelolaan Rumah
Sakit.
d.
SPI, Komite Medis
serta Komite Etik & Hukum yang berada dibawah direktur dimana masing-masing
tugas adalah mengatur tata kelola klinis, mengatur disiplin etika dan perilaku
profesi, serta sebagai perlindungan hukum
bagi staf medis maupun pelayanan kesehatan yang sedang berlangsung.
e.
Wakil direktur
umum dan keuangan, bertugas mengelola pelayanan umum dan keuangan
f.
Wakil direktur
penunjang medis bertugas mengelola aspek-aspek penunjang medis
g.
Wakil direktur
pelayanan medis. (Struktur Organisasi Terlampir).
3.1.4.
Struktur
Organisasi Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
Struktur
organisasi unit kerja Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng diawali
oleh direktur sebagai penanggung jawab Rumah Sakit. Dalam melaksanakan
tugasnya, direktur dibantu Wakil Direktur penunjang medis yang langsung
membawahi Asisten manajer Rekam Medis yang mempunyai satuan unit kerja
dibawahnya yang terdiri dari :
a.
Koordinator
administrasi bpjs
b.
Staf administrasi bpjs,
c.
Staf rekam medis
d.
Koordinator pendaftaran
e.
Staf pendaftaran
pasien. (Struktur Organisasi Terlampir).
3.1.5.
Sumber
Daya Manusia Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
Sumber daya manusia di Rumah
Sakit Muhammadiyah Sruweng berjumlah 331 orang yang terdiri dari tenaga medis
dan tenaga kesehatan. Jumlah tersebut masih terbagi kedalam delapan jenis
tenaga kerja yaitu : 10 dokter umum, 19 dokter spesialis, 1 dokter gigi, 133
perawat, 3 perawat anastesi, 19 bidan, 34 orang penunjang medis dan 112 tenaga
non medis. (Sumber Daya Manusia Terlampir).
3.1.6.
Fasilitas Pelayanan di
Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
3.1.6.1. Pelayanan Kesehatan
Dasar
a.
Unit Gawat
Darurat
b.
Poli Umum
c.
ICU (Intensive Care Unit)
d.
Instalasi Bedah
Sentral
e.
Bangsal Perawatan
f.
Ambulance
g.
Ruang Bersalin
h.
Peristi
3.1.6.2. Pelayanan Klinis
Spesialis
a.
Klinik Kebidanan
dan Kandungan
b.
Poli Kesehatan
Anak
c.
Poliklinik
Penyakit Dalam
d.
Instalasi
Radiologi
e.
Poliklinik THT
f.
Poliklinik Syaraf
g.
Poliklinik Kulit
dan Kelamin
h.
Poliklinik Paru
i.
Patologi Klinik
j.
Poliklinik Gigi
3.1.6.3. Pelayanan Penunjang
a.
Instalasi
Laboratorium
b.
Instalasi
Radiologi dan USG
c.
Instalasi Rekam
Medis
d.
Instalasi Gizi
e.
Instalasi Farmasi
f.
Poliklinik
Fisioterapi
g.
Kamar Jenazah
3.1.6.4. Ruang Rawat Inap
Bagian
rawat inap merupakan bagian perawatan pasien yang memerlukan perawatan
intensif, karena diperlukannya perawatan dan perhatian khusus dalam menangani
kesehatan pasien. terdiri dari 7 ruangan yang mempunyai kapasitas tempat tidur
sejumlah 121 buah dan dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 3.1. Daftar Ruang Rawat Inap
|
No
|
Ruang Rawat
|
Jumlah Tempat Tidur
|
|
1.
|
Kelas
VIP / VVIP
|
9
TT
|
|
2.
|
Kelas
Utama
|
10
TT
|
|
3.
|
Kelas
I
|
12
TT
|
|
4.
|
Kelas
II
|
14
TT
|
|
5.
|
Kelas
III
|
59
TT
|
|
6.
|
ICU
|
7
TT
|
|
7.
|
Peristi
/ Box Bayi
|
10
TT
|
|
Jumlah
|
121 TT
|
|
Sumber
: Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
3.1.7.
Pelayanan
Unggul
a.
Pelayanan Terpadu
Islami
b.
Pelayanan Rawat
Inap dan Rawat Jalan BPJS
3.2. Hasil Praktek Kerja Lapangan
Dari hasil observasi lapangan
selama 1 bulan dan wawancara dengan petugas rekam medis di Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng yang penulis lakukan, penulis dapat menggambarkan
bagaimana implementasi kode warna pada proses retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, penerapan kode warna
dilakukan oleh petugas rekam medis di dalam ruang Unit Kerja Rekam Medis.
Kegiatan dimulai dari adanya status / berkas Rekam Medis baru yang masuk ke
Unit Kerja Rekam Medis. Selama satu bulan kegiatan praktek kerja lapangan di
Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng bulan Desembar 2014 diperoleh data kunjungan
650 kunjungan pasien baru dan 248 kunjungan pasien lama. Selanjutnya kegiatan pengelolaan rekam medis
dilakukan oleh petugas rekam medis terhadap rekam medis baru di ruang Unit
Kerja Rekam Medis dan penerapan kode warna dilaksanakan setelah proses
pengelolaan rekam medis dan sebelum rekam medis masuk ke dalam rak penyimpanan.
3.2.1.
Pelaksanaan Retrieval
di Rumah
Sakit Muhammadiyah Sruweng
Dari hasil
Praktek Kerja Lapangan dan wawancara yang telah dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pelaksanaan
retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah
Sruweng dilaksanakan dengan menggunakan kartu petunjuk yaitu “tracer”. Retrieval dilaksanakan guna memenuhi permintaan rutin dari
pendaftaran rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat maupun pelayanan
kesehatan lain yang membutuhkan rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.
Retrieval merupakan proses
pengambilan kembali berkas rekam medis dari filing
guna memenuhi permintaan rutin dari pendaftaran rawat jalan, rawat inap, unit
gawat darurat maupun pelayanan kesehatan lain yang membutuhkan rekam medis.
Proses Retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng :
a.
Pemesanan Berkas Rekam Medis
Petugas rekam
medis yang berada di Unit Kerja Rekam Medis di lantai II akan melakukan
kegiatan retrieval jika ada pemesanan
berkas rekam medis dari pendaftaran rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat
maupun pelayanan kesehatan lain yang memerlukan rekam medis. Pemesanan berkas rekam medis adalah
cara untuk keperluan berobat ulang kembali di RS Muhammadiyah Sruweng. Tujuan
dari pemesanan adalah untuk memperlancar pengambilan berkas rekam medis bagi
pasien lama yang akan berobat ulang dan pembuatan surat keterangan medis.
b.
Pencatatan
Pencatatan
nomor dan nama pada buku ekspedisi keluar-masuk rekam medis di Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng. Pencatatan nomor dan nama yang tertera pada rekam medis
yang dipesan oleh unit pendaftaran rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat
maupun pelayanan kesehatan lain yang memerlukan rekam medis harus dilakukan guna
mengetahui rekam medis sedang dipinjam. Pencatatan nomor dan nama pasien yang
tertera pada Rekam Medis yang dipesan dilaksanakan sebelum dilakukan kegiatan retrieval dari rak penyimpanan di ruang
penyimpanan yang berada di lantai II depan ruang Unit Kerja Rekam Medis Rumah
Sakit Muhammadiyah Sruweng.
c.
Pencarian Nomor Rekam Medis Pasien Lama
Pencarian nomor rekam medis adalah proses mencari kembali
nomor rekam medis pasien, umumnya untuk pengobatan ulang, dikarenakan pasien
tidak membawa kartu berobat. Tujuan dari pencarian nomor rekam medis pasien
lama adalah untuk mendapatkan data / riwayat kesehatan pasien lama dalam berkas
rekam medis guna menunjang pelayanan selanjutnya agar data yang di data pasien
dapat berkesinambungan.
d.
Pengambilan Berkas Rekam Medis
Melaksanakan
pengambilan berkas rekam medis untuk keperluan berobat ulang, penelitian atau
pengisian surat keterangan medis dan resume. Pengambilan berkas rekam medis
bertujuan untuk memenuhinya kebutuhan berkas rekam medis untuk keperluan
berobat ulang, penelitian maupun pengisian surat keterangan medis dan resume
medis.
e.
Penggunaan Petunjuk Keluar (Tracer)
Suatu alat
berupa lembaran tebal berwarna putih sebagai pengganti / penunjuk berkas rekam
medis keluar baik. Tracer digunakan sebagai alat pengganti / penunjuk berkas
rekam medis yang keluar untuk berbagai keperluan.
f.
Distribusi Rekam Medis
Mengirim berkas Rekam Medis kepada unit yang sudah melakukan
pemesanan setelah dilakukan pencarian berkas rekam medis.
3.2.2.
Implementasi Kode Warna pada Proses Retrieval Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
Kode warna adalah salah satu petunjuk khusus yang tertera pada map /
sampul rekam medis yang biasanya tertempel pada 1 atau 2 digit terakhir nomor rekam medis
pada sampul Rekam Medis sebelah kanan yang diterapkan dalam tatacara kegiatan pengambilan
kembali rekam medis. Seperti halnya di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng yang
sudah menerapkan kode warna sebagai petunjuk khusus dalam proses pencarian
berkas rekam medis. Berdasarkan tata cara / prosedur pengambilan kembali berkas
rekam medis, Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng menerapankan kode warna tersebut
sejak tahun 2010 hingga sekarang. Kode warna yang diterapkan pada Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng merupakan kode warna dari kebijakan Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng tersebut, adapun warna yang digunakan untuk penerapan kode
warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng :
Tabel 3.2.
Penerapan Kode Warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
|
Nomor
Primer 1 Digit
|
Warna
|
|
1
|
Ungu
|
|
2
|
Kuning
|
|
3
|
Hijau Tua
|
|
4
|
Oranye
|
|
5
|
Biru Muda
|
|
6
|
Coklat
|
|
7
|
Kemerahan
|
|
8
|
Hijau Muda
|
|
9
|
Merah
|
|
0
|
Biru Tua
|
Sumber Data diolah
Jumlah
kode warna yang terdapat di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ada 10 warna yaitu
ungu, kuning, hijau tua, oranye, biru muda, coklat, kemerahan, hijau muda,
merah, dan biru tua. Warna-warna tersebut sama dengan teori kode warna Huffman,
tetapi dalam penerapan kode warna pada digit terakhir nomor Rekam Medis di
Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng belum sesuai dengan teori Huffman yaitu 0
menjadi biru tua, 1 menjadi ungu, 2 menjadi kuning, 3 menjadi hijau tua, 4
menjadi oranye, 5 menjadi biru muda, 6 menjadi coklat, 7 menjadi kemerahan, 8
menjadi hijau muda, 9 menjadi merah. Pada teori Huffman kode warna dapat
diterapkan pada 2 atau 1 digit terkhir nomor Rekam Medis, Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng menerapkan kode warna pada 1 (satu) digit terakhir nomor
Rekam Medis.
Tabel
3.3. Tabel ketidaksesuaian Kode Warna Rekam Medis
|
Nomor
Primer 1 Digit
|
Warna
|
|
|
Huffman
|
Rumah
Sakit Muhammadiyah Sruweng
|
|
|
0
|
Purple = Ungu
|
Biru Tua
|
|
1
|
Yellow = Kuning
|
Ungu
|
|
2
|
Dark Green = Hijau
Tua
|
Kuning
|
|
3
|
Orange = Oranye
|
Hijau Tua
|
|
4
|
Light Blue = Biru
Muda
|
Oranye
|
|
5
|
Brown = Coklat
|
Biru Muda
|
|
6
|
Cerise = Kemerahan
|
Coklat
|
|
7
|
Light Green = Hijau
Muda
|
Kemerahan
|
|
8
|
Red = Merah
|
Hijau Muda
|
|
9
|
Dark Blue = Biru Tua
|
Merah
|
Sumber Data diolah
3.2.3.
Faktor-faktor Pendukung dan
Penghambat Implementasi Kode Warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
3.2.3.1. Faktor Pendukung Implementasi Kode Warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
Adapun
faktor pendukung penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng :
a. Meningkatkan Pelayanan Permintaan
Implementasi
kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dilakukan untuk peningkatan
pelayanan permintaan-permintaan berkas Rekam Medis dari unit lain.
b. Meminimalkan Missing File
Penerapan
kode warna terhadap digit terakhir pada nomor Rekam Medis di Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng dilakukan untuk meminimalkan Missing File berkas Rekam Medis. Karena pada penyimpanannya telah
diselaraskan satu nomor digit terakhir memiliki satu warna yang sama. Missing File pada Berkas Rekam Medis
merupakan tidak ditemukannya Berkas Rekam Medis di rak penyimpanan maupun di
Unit Kerja Rekam Medis pada kegiatan pengambilan kembali (retrieval) berkas rekam medis.
c. Memudahkan Pencarian
Kode warna
pada digit terakhir nomor Rekam Medis diterapkan guna mempermudah pencarian
atau pengambilan kembali (retrieval)
berkas Rekam Medis secara visual di rak penyimpanan yaitu dengan cara melihat
digit terakhir nomor Rekam Medis yang memiliki warna berbeda.
3.2.3.2. Faktor Penghambat Implementasi Kode Warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
Adapun
faktor penghambat penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng :
a. Tidak sesuai dengan teori penerapan
kode warna Huffman karena Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng memiliki kebijakan
sendiri dalam penerapan kode warna pada berkas Rekam Medis.
b. Kurang Ketelitian
Petugas
rekam medis melakukan penempelan label warna pada digit terakhir nomor rekam
medis di ruang Unit Kerja Rekam Medis. Karena penempelan dilakukan tidak secara
urut melainkan menunggu waktu luang sehingga memicu penumpukan berkas yang
membuat petugas tidak teliti dalam menempel label warna sebagai kode warna. Hal
tersebut dapat menjadi penghambat dalam implementasi kode warna di Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng.
c. Logistik Kehabisan Label Kode Warna
Label
warna sebagai kode warna pada berkas rekam medis berada di Unit Kerja Rekam
Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Label warna tersebut tidak dicetak oleh
Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sendiri, melainkan dipesan oleh bagian
logistik Muhammadiyah Sruweng kepada percetakan luar. Sehingga label tidak bisa
setiap saat dicetak dan bagian logistik bisa kehabisan stok yang kemudian menjadikan
Unit Rekam Medis menunggu kiriman dari percetakan dan logistik.
d. Kurangnya Sumber Daya Manusia
Kurangnya
Sumber Daya Manusia dalam proses pengelolaan Rekam Medis dapat menjadi
penghambat kegiatan penempelan kode warna. Hal tersebut dapat memicu penumpukan
berkas Rekam Medis yang belum tertempel label kode warna karena petugas Rekam
Medis yang terbatas belum sempat melakukan kegiatan penempelan label kode
warna.
Dari
adanya permasalahan-permasalahan yang terdapat di dalam proses implementasi
kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, Unit Kerja Rekam Medis
melakukan upaya untuk meminimalisir permasalahan yang ada dengan melakukan
pengajuan penambahan karyawan / petugas di Unit Kerja Rekam Medis ke bagian
personalia Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.
BAB
IV
KESIMPULAN
DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan
hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan
dari penelitian ini sebagai berikut:
a.
Pelaksanaan pengambilan berkas (retrieval) Rekam Medis di Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan oleh Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Kegiatan retrieval
dimulai dari adanya pemesanan berkas Rekam Medis dari unit pendaftaran pasien
atau unit lain yang membutuhkan Rekam Medis. Petugas Rekam Medis melakukan
pencatatan nomor Rekam Medis dan nama pasien sebelum melakukan pencarian Rekam
Medis pada rak penyimpanan. Proses pengambilan kembali rekam medis dilakukan
dengan menggunakan kartu petunjuk (tracer).
Berkas didistribusikan menuju unit yang melakukan pemesanan Rekam Medis.
b.
Implementasi atau penerapan kode warna di Rumah
Sakit Muhammadiyah Sruweng dimulai sejak tahun 2010. Penerapan kode warna
dilakukan berdasar prosedur dan kebijakan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.
Penerapan kode warna dilakukan untuk mempermudah proses penyimapanan rekam
medis dan mempermudah pengambilan kembali (retrieval) berkas rekam medis secara
visual.
c.
Jumlah
kode warna yang terdapat di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ada 10 warna yaitu
ungu, kuning, hijau tua, oranye, biru muda, coklat, kemerahan, hijau muda,
merah, dan biru tua. Warna-warna tersebut sama dengan teori kode warna milik
Huffman, tetapi dalam penerapan kode warna pada digit terakhir nomor Rekam
Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng belum sesuai dengan teori Huffman
yaitu 0 menjadi biru tua, 1 menjadi ungu, 2 menjadi kuning, 3 menjadi hijau
tua, 4 menjadi oranye, 5 menjadi biru muda, 6 menjadi coklat, 7 menjadi
kemerahan, 8 menjadi hijau muda, 9 menjadi merah. Pada teori Huffman kode warna
dapat diterapkan pada 2 atau 1 digit terkhir nomor Rekam Medis, Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng menerapkan kode warna pada 1 (satu) digit terakhir nomor
Rekam Medis.
d.
Adanya faktor yang mendukung Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng untuk menerapkan kode warna pada berkas Rekam Medis.
Faktor pendukung penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
adalah untuk meningkatkan pelayanan permintaan-permintaan berkas rekam medis,
mempermudah dalam proses pencarian dan penyimpanan berkas rekam medis. Terdapat
faktor penghambat dalam penerapan kode warna seperti kurangnya ketelitian
seorang petugas, logistik kehabisan label kode warna dan kurangnya sumber daya
manusia.
4.2. Saran
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, penulis memberikan saran :
a.
Kode warna yang diterapkan oleh
Rumah Sakit Muhammadiyah disesuaikan menggunakan teori penerapan kode warna
dari Huffman.
b.
Penempelan kode warna dilakukan
secara urut setelah proses ceklist atau analis agar terhindar dari penumpukan
berkas Rekam Medis yang dapat menyebabkan adanya berkas Rekam Medis yang belum
ditempel label warna sampai masuk ke rak penyimpanan.
c.
Pemesanan kepada logistik dilakukan
sebelum label warna di ruang Unit Rekam Medis habis dan baiknya logistik
mencetak sendiri label warna tersebut agar warna yang didapat sesuai dengan permintaan
Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.
d.
Penambahan
sumber daya manusia pada bagian Rekam Medis, khususnya petugas pengelolaan berkas Rekam Medis di
bagian Unit Kerja Rekam Medis, sehingga tidak terjadi penumpukan atau penundaan
dalam proses pengelolaan berka rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
A.
DOKUMEN
Prosedur Tetap Rekam Medis Rumah Sakit
Muhammadiyah Sruweng.
B.
BUKU-BUKU
ILMIAH
Cisca.
(2012). Buku Pintar EYD Bahasa &
Sastra Indonesia. [Cetakan Pertama]. Cabe Rawit : Yogyakarta.
Direktorat Jenderal Pelayanan
Medik, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia Revisi I, Departemen Kesehatan RI, Jakarta : 1997.
Direktorat Jenderal Pelayanan
Medik, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia Revisi II,
Departemen Kesehatan RI, Jakarta : 2006.
Hatta,
R. Gemala. (2012). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan disarana Pelayanan
Kesehatan. [Edisi Revisi 2]. Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press) :
Jakarta.
Ratman,
Desriza. (2013). Aspek Hukum Informed
Consent dan Rekam Medis dalam Transaksi Terapeutik. Keni Medis : Bandung.
Rustiyanto, Ery. (2009). Etika
Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Graha Ilmu : Yogyakarta.
Rustiyanto, Ery. (2011). Manajemen
Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan
Permata Indonesia : Yogyakarta.
