Oleh:
H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H (Kes)
1. Perencanaan
Menurut
Gart N. Jone, perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembanagan tindakan
yang paling baik atau menguntungkan untuk mencapai tujuan. Kemudian menurut
W.H.Newman, perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu
yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan.
Perencanaan
adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana
akan dilakukan, dan siapa yang akan melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang
jarang diperkirakan secara tepat, terutama faktor-faktor diluar jangkauannya,
proses intelektual perencanaan diharapkan akan dapat mendekati kebenaran. Dan
banyak pendapat mengatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses stimasi
kemungkinan yang akan datang, menilai kemampuan yang dimiliki untuk mencapai
kemungkinan tersebut.
Ada beberapa
langkah untuk melaksanakan perencanaan strategik:
a.
Menilai
lingkungan internal dan eksternal.
b.
Membangun
dan/atau memperbaiki misi dan visi sesuai dengan penilaian lingkungan.
c.
Membangun
dan/atau memperbaiki nilai-nilai.
|
d.
Membangun
dan/atau memperbaiki rencana tahun berikutnya.
e.
Memperbaiki
rencana strategi keberhasilan 4 tahun ke depan.
f.
Membangun
langkah-langkah kegiatan yang spesifik.
g.
Mendiskusikan
perencanaan strategik dengan pimpinan.
h.
Mendokumentasikan
perencanaan yang telah disahkan.
i.
Mengomunikasikan
rencan strategik kepada para managr di bawahnya.
j.
Membangun
rencana operasional ke depan dengan langkah-langkah kegiatan dan dokumentasikan
langsung rencana stategik akhir.
Perencanaan operasional dilakukan
bila kepala bagian telah mengomunikasikan perencanaannya kepada seluruh jajaran
staf. Dengan demikian rencana operasional tahunan dipahami dan dibangun bersama
demi mencapai tujuan dari perencanaan strategik tersebut ( Hatta,2009).
2. Prosedur Penggunaan
Berdasarkan
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit pada
penjelasan pasal 13 ayat 3 menjelaskan standar operasional prosedur adalah
suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan
proses kerja rutin tertentu. Standar Operasional Prosedur harus diketahui oleh
setiap unit/petugas yang terlibat dalam suatu proses kegiatan tersebut. Karena
dengan adanya standar operasional prosedur diharapkan pekerjaan dalam suatu
kegiatan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat
dipertanggngjawabkan (Wakhinuddin, 2006).
Menurut (Departemen Pendidikan
Nasional, 2002), penggunaan adalah proses, cara, perbuatan menggunakan sesuatu.
Prosedur penggunaan petunjuk keluar (Ourguide) adalah proses atau tata
cara menggunakan petunjuk keluar (Outguide).
3. Rekam Medis
a. Definisi
Rekam Medis
Menurut
Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam
medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana
pelayanan kesehatan (Hatta, 2009).
b. Tujuan
Rekam Medis
Tujuan
rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Dengan adanya tertib
administrasi ini, merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya
pelayanan kesehatan di rumah sakit yang dapat diraih atau dicapai apabila
didukung oleh suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar (Depkes,
2002).
Dengan
majunya teknologi informasi, kegunaan rekam medis dapat dilihat dalam 2
kelompok besar. Pertama, yang paling berhubungan langsung dengan pelayanan
pasien (primer). Kedua, yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan
pasien namun tidak berhubungan langsung secara spesifk (sekunder) (Hatta,
2008).
1) Tujuan
Utama (primer), terbagi menjadi 5 kepentingan yaitu untuk:
a) Pasien,
rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu membenarkan adanya pasien
dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan
pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi
biayanya.
b) Pelayanan
medis, rekam kesehatan mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga
kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai
fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan demikian rekam medis membantu pengambilan
keputusan tentang terapi, tindakan dan penentuan diagnosis pasien. Selain itu
rekam medis juga digunakan sebagai sarana komunikasi antar tenaga kesehatan.
c) Manajemen
pelayanna, rekam medis yang lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi dalam
manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit,
menyusun pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang
diberikan.
d) Menunjang
pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang
berkaitan dengan penanganan sumber-sumber yang ada pada organisasi pelayanan di
rumah sakit, menganalisis kecenderungan yang terjadi dan mengomunikasikan
informasi di antara klinik yang berbeda.
e) Pembiayaan,
rekam medis yang akurat mencatat segala pemberian pelayanan kesehatan yang
diterima pasien.
2) Tujuan
Sekunder
Tujuan
sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan lingkungan
seputar pelayanan pasien, yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan
pembuatan kebijakan (Hatta, 2008).
c. Kegunaan
Rekam Medis
Menurut
International Health Organization (IFHRO), kegunaan rekam medis disimpan
dengan tujuan :
1) Fungsi
Komunikasi
Rekam
medis disimpan untuk komunikasi diantara dua orang yang bertanggung jawab
terhadap kesehatan pasien untuk kebutuhan pasien saat ini dan yang akan datang.
2) Kesehatan
Pasien yang Berkesinambungan
Rekam
medis dihasilkan atau dibuat untuk penyembuhan pasien setiap waktu dan sesegera
mungkin.
3) Evaluasi
Kesehatan Pasien
Rekam
medis merupakan salah satu mekanisme yang memungkinkan evaluasi terhadap
standar penyembuhan yang telah diberikan.
4) Rekaman
Bersejarah
Rekam
medis merupakan contoh yang menggambarkan tipe dan metode pengobatan yang dilakukan
pada waktu tertentu.
5) Medikolegal
Rekam
medis merupakan bukti dari opini yang bersifat prasangka mengenai kondisi,
sejarah, dan prognosi pasien.
6) Tujuan
Statistik
Rekam
medis dapat digunakan untuk menghitung jumlah penyakit prosedur pembedahan dan
insiden yang ditemukan setelah pengobatan khusus.
7) Tujuan
Penelitian dan Pendidikan
Rekam
medis di waktu yang akan datang dapat digunakan dalam penelitian kesehatan.
Berdasarkan aspek di atas maka rekam medis mempunyai
nilai kegunaan yang sangat luas, yaitu:
a. Dasar
pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien
b. Bahan
pembuktian dalam hukum
c. Bahan
untuk kepentingan penelitian dan pendidikan
d. Dasar
pembayaran biaya pelayanan kesehatan
e. Bahan
untuk menyiapkan statistik kesehatan
f. Fungsi
komunikasi kegunaan rekam media secara umum
g. Kesehatan
pasien yang berkesinambungan
h. Rekaman
bersejarah
4. Penomoran
Rekam Medis
Ada
tiga macam pemberian nomor pasien masuk (admission
number) yang umun dipakai pada beberapa pelayanan kesehatan, yaitu sistem
nomor seri (Serial Number System) adalah pasien menerima nomor baru pada setiap kunjungan ke rumah sakit.
Jika seorang pasien terdaftar tiga kali,maka ia mendapat tiga nomor yang
berbeda. Semua nomor tersebut harus
dicatat pada KIUP yang bersangkutan.
Sedangkan rekam medisnya disimpan ditempat
sesuai nomor yang telah diperolehnya. Sistem nomor unit (Unit Numbering System) adalah pasien diberi nomor pada
kunjungan pertama kali untuk berobat
jalan ataupun dirawat, ia diberikan satu nomor yang akan di pakai selamanya dan
rekam medisnya tersimpan di dalam suatu berkas dengan nomor yang sama.
Sedangkan sistem seri unit (Serial-Unit Numbering
System) adalah setiap pasien yang
berkunjung ke rumah sakit, akan di berikan satu nomor baru, tetapi rekam medis
terdahulu digabungkan dan disimpan di bawah rekam medis dengan nomor yang
paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis. Bila rekam
medis lama diambil dan dipindahkan ke tempatnya
ke nomor yang baru, maka tempat yang lama akan diberi tracer (outguide) yang menunjukan rekam medis
disimpan atau dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakan menggantikan
tempat rekam medis yang lama (Gemala Hatta, 2008).
5. Penyimpanan Rekam
Medis
Menurut (Departemen Pendidikan
Nasional, 2002) penyimpanan adalah tempat menyimpan (mengumpulkan), proses,
cara perbuatan menyimpan. Ruang penyimpanan yaitu ruang yang menyimpan rekam
medis, agar rekam medis dapat dijaga keutuhan fisiknya dan kerahasiaan
informasi yang terkandung dalam rekam medis tersebut. Dalam pembangunan ruangan
untuk menyimpan rekam medis harus memperhatikan konstruksi dan kelengkapannya,
pengendalian iklim (suhu dan kelembaban), penerangan, pencegahan debu, dan
pencegahan bahaya kebakaran sehingga kertas rekam medis dapat tersimpan dengan
baik (Depkes, 2002).
Penyimpanan rekam medis ada dua cara,
yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam
medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sedangkan
desentralisasi adalah terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan
rekam medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan di satu tempat penyimpanan,
sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis
(Depkes, 2002).
Menurut Budi (2011) beberapa
fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya ada (a) ruang
dengan suhu ideal untuk penyimpanan
berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya ; (b) alat penyimpan berkas rekam medis, bisa
menggunakan roll o pack, rak terbuka,
dan Filing cabinet ; (c) Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam
medis di rak filing yang dapat
digunakan untuk menelusuri keberadaan rekam medis.
6.Sistem
Penjajaran
Menurut Gemala Hatta (2008), sistem
penyimpanan menurut nomor ada tiga, yaitu :
1. Sistem
Penomoran Langsung (Straight Numerical
filling System)
2. Sistem Angka Tengah (Middle Digit)
3. Sistem Angka Akhir (Terminal
Digit)
a) Cara Nomor Langsung (Straight Numerical Filing
System)
Cara Nomor Langsung adalah penyimpanan berkas rekam
medis dalam rak penyimpanan secara
berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam medis.
Contoh :
465023, 465024, 465025, 465026
Keuntungan :
a.
Mudah melatih petugas
b.
Mudah mencari rekam medis dalam jumlah banyak dengan nomor berurutan
Kelemahan :
a.
Human Error tinggi
b.
Sulit membagi tugas tanggungjawab pada rak-rak tertentu.
b)
Cara Angka Akhir (Terminal Digit Filing System)
Adalah Penyimpanan berkas rekam
medis menggunakan nomor-nomor yang dikelompokan menjadi 3 kelompok.
32 93 25
Keuntungan :
a. Pertambahan
rekam medis tersebar merata ke 10/100 (section)
rak penyimpanan
b. Petugas
mudah diserahi tanggungjawab sejumlah rak
c. Pekerjaan
akan terbagi rata
d. Dapat
dihindarkan terjadi rak-rak kosong
e. Kekeliruan
penyimpanan dapat dicegah, karena petugas tidak harus memperhatikan seluruh
angka
Kelemahan :
Latihan dan bimbingan
petugas lebih sulit
c)
Cara Angka Tengah (Midle Digit Filing System)
Adalah penyimpanan berkas rekam
medis menggunakan nomor-nomor yang dikelompokan menjadi tiga kelompok, tetapi
kelompok angka ketiga berada di tengah.
32 78 93
Keuntungan :
a. Mudah
mengambil rekam medis yang nomornya berurutan
b. Penggantian
sistem nomor langsung ke angka tengah lebih mudah daripada ke sistem angka
akhir
c. Petugas
mudah diserahi tanggungjawab sejumlah rak
Kelemahan :
a. Latihan
dan bimbingan petugas lebih lama
b. Sistem
ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi enam digit
c. Terjadi
rak-rak lowong pada beberapa section, apabila
dilakukan pencabutan non aktif.
7. Pengambilan Kembali
Rekam Medis (Retrieval) dan Penyimpanan Rekam Medis
Permintaan-permintaan rutin terjadap
rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset,
harus dilanjutkan ke bagian Rekam Medis, setiap hari pada jam yang telah
ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien
perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat (mengisi) “Kartu
Permintaan”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama penderita dan
nomor rekam medisnya. Untuk suat permintaan-permintaan langsung dari dokter dan
bagian administrasi, surat permintaan dapat berisi langsung oleh petugas bagian
rekam medis sendiri.
Permintaan-permintaan rekam medis
yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi
segera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dan petugas bagian
rekam medis harus mengisi surat permintaan. Petugas dari bagian dapat diambil
dari laporan, penelitian atau sumber catatan medis (Hatta, 2009).
8. Pengeluaran Rekam
Medis
Ketentuan pokok yang harus ditaati di
tempat penyimpanan adalah (Depkes, 2002) :
a. Tidak
satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/
kartu peminjaman. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang di luar
rekam medis, tetapi juga bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.
b. Seseorang
yang menerima/ meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalian dalam
keadaan baik dan tepat waktunya. Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka
waktu satu rekam medis diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan.
Seharusnya setiapa rekam medis kembali lagi ke raknya pada setiap akhir hari
kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi
yang diperlukan.
c. Rekam
medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah
pengadilan.
d. Dokter-dokter
atau pegawai rumah sakit yang berkepentingan dapat meminjam rekam medis, untuk
dibawa ke ruang kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam medis harus
dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
e. Jika
beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari, rekam medis tersebut
disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis. Kemungkinan rekam medis
dipergunakan oleh beberapa orang perpindahan dari orang satu ke lain orang
lain, harus dilakukan dengan mengisi “Kartu Pindah Tangan”, karena dengan cara
ini rekam medis tidak perlu bolak balik dikirim ke bagian rekam medis. Kartu
pindah tangan ini dikirimkan ke bagian rekam medis, untuk diletakkan sebagai
petunjuk keluarnya rekam medis. Kartu pindah tangan tersebut berisi : tanggal,
pindah tangan dari siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh
dokter siapa.
9. Petunjuk Keluar (Outguide)
atau Tracer
Petunjuk keluar merupakan sarana
penting dalam mengontrol penggunaan rekam medis. Biasanya digunakan untuk
menggantikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan. Petunjuk keluar ini
tetap berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan
disimpan kembali. Petunjuk keluar ini dilengkapi dengan kantong untuk menyimpan
slip permintaan. Dari petunjuk keluar berwarna sangat membantu petugas dalam
menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali rekam medis. Petunjuk
keluar dengan kantong plastik dapat digunakan untuk menjaga slip penyimpanan
agar tidak hilang atau mengetahui keterlambatan laporan sampai rekam medis
dikembalikan ke penyimpanan. Karena petunjuk keluar digunakan berulang-ulang,
maka bahan yang kuat merupakan hal yang penting (Huffman, 1994).
Menurut International Federation
of Health Information Management Associations (IFHIMA,2012), petunjuk
keluar yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk
tujuan apapun. Harus terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada berbagai
jenis petunjuk keluar yang tersedia. Beberapa termasuk kantong untuk menyimpan
permintaan slip dan laporan. Menunjukkan di mana rekam medis ketika tidak ada
dalam penyimpanan. Petunjuk keluar juga meningkatkan efisien dan keakuratan
dalam peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk disimpan
saat kembali. Ketika penyimpanan kembali, slip permintaan akan dihapus dan
tersedia, kosong dari slip peminjaman pada catatan.
Menurut (WHO, 2002) jenis petunjuk
keluar atau tracer yang baik adalah dalam bentuk kartu, biasanya ukurannya sama
atau sedikit lebih besar dari rekam medis, dan harus tercantum:
a. Nama
pasien;
b. Nomor
rekam medis;
c. Tujuan
rekam medis atau peminjam; dan
d. Tanggal
keluar
Petunjuk keluar (outguide)
adalah folder plastik yang digunakan di tempat rekam medis ketika rekam medis
telah dipindahkan dari penyimpanan. Hal ini dapat dianggap sebagai pengganti.
Petunjuk keluar biasanya terdiri dari dua petunjuk kantong terpisah, satu untuk
menyimpan slip permintaan dan satu lagi untuk menyimpan lembar-lembaran yang
akan disimpan dalam rekam medis yang menumpuk saat pencatatan di luar
penyimpanan (Abdelhak, 2001).
2.2. Pelayanan Rawat Jalan
“Outpatient is a patient who is
receiving health care service at a hospital without being hospitalized,
institutionalized, and/or admitted as a inpatient”. Artinya rawat jalan
adalah pasien yang menerima pelayanan kesehatan di rumah sakit tanpa dirawat di
rumah sakit, dan atau terdaftar sebagai pasien rawat inap (Abdelhak, 2001).
Pelayanan rawat jalan (ambulatory
services) adalah salah satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara
sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan
kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap. Ke dalam
pengertian pelayanan rawat jalan ini termasuk tidak hanya yang diselenggarakan
oleh sarana pelayanan kesehatan yang telah lazim dikenal seperti rumah sakit atau
klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasien (home care)
serta di rumah perawatan (nursing homes) (Azwar, 1996).
2.3. Pelayanan Rawat Inap
Pelayanan
rawat inap adalah pelayanan pasien yang disediakan untuk mendapatkan pelayanan
lanjut setelah mendapatkan surat pengantar dirawat dari pihak yang berwenang.
Dalam hal ini pihak yang memberi surat pengantar adalah dokter dari klinik atau
pelayanan rawat darurat di fasilitas pelayanan kesehatan tersebut bukan dari
fasilitas pelayanan kesehatan yang lain (Savitri Citra Budi, 2011).
2.4. Landasan Teori
Dalam penelitian ini peneliti mengacu pada teori menurut
(WHO, 2002) menggunakan sistem petunjuk keluar meningkatkan kerja instalasi
rekam medis dan pengawasan rekam medis. Petunjuk keluar atau tracer yaitu untuk
memastikan bahwa rekam medis setiap kali akan dipindahkan dari penyimpanan
untuk tujuan apapun, harus digantu dengan TRACER, yang menunjukkan
dimana rekam medis telah dikirim. Tracer juga disebut OUTGUIDE di banyak
negara. TRACER atau OUTGUIDE memungkinkan rekam medis untuk
ditelusuri bila tidak ada di penyimpanan.
Dengan adanya
petunjuk keluar (outguide) yaitu sangat penting dalam mengontrol
penggunaan rekam medis (Huffman, 1994). Petunjuk keluar (outguide) juga
meningkatakn efisien dan keakuratan dalam peminjaman rekam medis (IFHRO)
International Federation Health Organization. Memudahkan mengidentifikasi rekam
medis yang telah keluar dari penyimpanan (McMiler, 2002).
