PERENCANAAN
PENGGUNAAN TRACER (OUTGUIDE) PADA
UNIT PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI RSUD
KEBUMEN
Disusun
Oleh :
JANATUN
ROFI’AH
NPM.12.304.047
Pembimbing/ Penguji:
H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H (Kes)
Politeknik Dharma Patria Kebumen
Program Studi Teknik Elektro Rekam Medis Kesehatan
2015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Rumah
sakit merupakan suatu institusi yang perlu melakukan peningkatan pelayanan
kesehatan untuk diberikan kepada masyarakat. Dengan keseimbangan ilmu dan
teknologi pada masa kini, maka persaingan dalam bidang kesehatan bertambah
pesat sehingga pihak rumah sakit harus melakukan perbaikan lingkungan di rumah
sakit. Berdasarkan arti dari rumah sakit adalah suatu institusi kesehatan yang
secara langsung berfungsi memberikan kesehatan pada masyarakat terutama dalam
bidang pelayanan atau perawatan pada pasien untuk memberikan pelayanan yang
bermutu, efektif, dan efisien.
Salah satu bagian terpenting dari
suatu instansi pelayanan kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip
dokumennya. Arsip pasien disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas
rekam medis. Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
|
Rekam medis yang baik adalah memiliki
data yang continue
(berkesinambungan), sejak awal hingga akhir perawatan diberikan, maupun sejak
pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif.
Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam
menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal
(Huffman,1994).
Ketersedian berkas rekam medis secara
cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan
kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan
berkas merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan
berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah
yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat.
Sistem penyimpanan berkas rekam medis
yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari
suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik,
sumber daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana
dan fasilitas yang memadai.
Selama melakukan praktik kerja
lapangan dari tanggal 01 Desember sampai tanggal 31 Desember 2014 di Tempat
Penyimpanan Rekam Medis rawat jalan ataupun rawat inap di RSUD Kebumen, dari
hasil pengamatan ditemukan bahwa ternyata pada penyimpanan rawat inap di RSUD
Kebumen yaitu, masih belum menggunakan petunjuk keluar (outguide) rekam medis yang keluar atau dipinjam. Hal ini terjadi
dikarenakan sarana prasarana. Dengan tidak adanya petunjuk keluar/tracer maka
ditemukan kendala-kendala dalam sistem penyimpanan diantaranya rekam medis
rawat jalan sering terselip, sulitnya pengembalian rekam medis yang keluar dari penyimpanan pada rak dan memerlukan
waktu yang cukup lama untuk disimpan sesuai penjajaran rekam medis yang
digunakan.
Dengan dilatarbelakangi masalah
diatas dan adanya rencana dari RSUD Kebumen bagian perencanaan sarana dan
prasarana untuk pengadaan tracer (Outguide) pada penyimpanan rekam medis di
RSUD Kebumen dan berdasarkan hasil PKL dan pengamatan yang telah dilakukan maka
penulis tertarik untuk mengambil judul ’’ PERENCANAAN PENGGUNAAN TRACER (OUTGUIDE) PADA UNIT PENYIMPANAN REKAM
MEDIS DI RSUD KEBUMEN’’.
1.2. Pokok Permasalahan
Dengan memperhatikan latar belakang
tersebut, agar dalam penulisan ini penulis memperoleh hasil yang diinginkan,
maka penulis mengemukakan pokok permasalahannya yaitu : bagaimana
merencanakan penggunaan tracer (outguide)
atau petunjuk keluar pada unit penyimpanan rekam medis rawat inap ataupun rawat
jalan di RSUD Kebumen.
1.3. Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan pokok pemasalahan di
atas, maka penulis mengemukakan pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :
1.
Bagaimana perencanaan penggunaan Tracer pada unit penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen?
2.
Faktor – faktor apa yang menghambat dan mendukung
perencanaan penggunaan tracer pada tempat penyimpanan di RSUD Kebumen?
3.
Masalah – masalah apa saja yang terjadi pada tempat
penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen?
4.
Upaya – upaya apa saja yang dapat untuk memecahkan masalah
yang terjadi dalam perencanaan penggunaan tracer/outguide di tempat
penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen?
1.4.
Tujuan dan Manfaat
Penelitian
1.4.1.
Tujuan Penelitian
a.
Tujuan Umum
Tujuan umum dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui rencana penggunaan tracer/outguide pada unit
penyimpanan rekam medis rawat jalan maupun rawat inap di RSUD Kebumen.
b.
Tujuan Khusus
1)
Untuk menambah pengetahuan tentang perencanaan penggunaan
tracer/outguide pada penyimpanan di RSUD Kebumen.
2)
Untuk mengetahui faktor – faktor yang menghambat dan
mendukung perencanaan penggunaan tracer pada tempat penyimpanan di RSUD
Kebumen.
3)
Untuk mengetahui masalah – masalah apa saja yang terjadi di
Tempat pinyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen.
4)
Memberikan jalan keluar atau solusi untuk memecahkan
permasalahan dalam perencanaan
penggunaan tracer (outguide) di
tenpat Penyimpanan RSUD Kebumen.
1.4.2.
Manfaat Penelitian
1)
Bagi Rumah sakit
Memberikan masukan dan saran bagi rumah sakit untuk untuk
peningkatan pelayanan yang ada di rumah sakit
.
.
2)
Bagi Akademis
Laporan semester ini sebagai bahan perbandingan untuk melakukan
penelitian dimasa yang akan datang.
3)
Bagi penulis
Laporan Semester ini sebagai syarat untuk kelulusan ujian semester V
program diploma III dan untuk memperoleh pengetahuan tentang perencanaan
penggunaan tracer/outguide pada penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen.
4)
Bagi
Peneliti Lain
Sebagai bahan referinsi bagi peneliti lain yang yang
akan melakukan penelitian sejenis.
1.5. Ruang Lingkup dan Batasan Masalah
Berdasarkan uraian latar
belakang di atas, maka penulis membatasi lingkup permasalahan yang dibahas dan
batasan penyelesaian yang dilakukan yaitu tentang perencanaan penggunaan
tracer/outguide pada unit penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen.
1.6.
Metode Penelitian
Jenis
penelitian yang digunakan oleh penulis adalah penelitian deskriptif. Menurut
Notoatmojo (2005), “metode penelitian deskriptif adalah penelitian yang
dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang
suatu keadaan yang objektif”.
1.6.1.
Teknik pengumpulan data
a.
Metode Pengamatan
Metode
pengamatan yaitu melakukan pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan
secara langsung pada obyek yang akan
diteliti, dan melakukan pencatatan yang secara sistematis terhadap obyek yang
diteliti.
b.
Metode Wawancara
Melakukan
pengumpulan data dengan cara tanya – jawab dengan narasumber secara langsung
untuk memperoleh data yang diinginkan.
c.
Studi Pustaka
Studi
pustaka yaitu pengumpulan data dengan cara mengambil dari buku – buku atau
referensi dan website, yang berkaitan dengan prosedur penggunaan
tracer/outguide pada penyimpanan rekam medis.
1.7. Waktu dan
Tempat Penelitian
Selama satu bulan dari tanggal 01
Desember 2014 s/d 31 Desember 2014 dari jam 07.00 – 14.00 WIB mengerjakan
praktek kerja lapangan (PKL) di bagian penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen,
penulis meneliti tentang perencanaan penggunaan tracer pada penyimpanan rekam
medis. Seperti kegiatan-kegiatan dan sistem kerja petugas dalam tempat
penyimpanan rekam medis RSUD kebumen.
1.8. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Mengenai tentang Latar Belakang, Pokok
Permasalahan, Tujuan dan Manfaat, Ruang Lingkup dan Batasan masalah, Metode
Penelitian, Waktu dan Tempat Penelitian, Sistematik Penulisan Penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Mengenai tentang Pengertian
Perencanaan, Pengertian Prosedur Penggunaan tracer, Pengertian Rekam
Medis, Tujuan, Kegunaan, Penyimpanan Rekam Medis, Pengambilan Kembali
Rekam Medis (Retrieval), Pengeluaran Rekam Medis, Petunjuk Keluar atau tracer
(outguide), Pelayanan rawat jalan dan rawat inap.
BAB III PEMBAHASAN
Mengenai
tentang Gambaran Umum RSUD Kebumen Pelayanan – Pelayanan yang Ada Di RSUD Kebumen,
Gambaran Umum Instalasi rekam medis RSUD Kebumen, Perencanaan Penggunaan tracer pada penyimpanan rekam
medis RSUD Kebumen, Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di Filing,
Prosedur tetap Peminjaman rekam medis, Faktor – faktor yang
menghambat dan mendukung perencanaan penggunaan tracer pada tempat penyimpanan
di RSUD Kebumen, Masalah – masalah yang terjadi pada tempat Penyimpanan rekam
medis di RSUD Kebumen, Upaya – upaya yang dapat untuk memecahkan masalah yang
terjadi dalam perencanaan penggunaan tracer (outguide) pada tempat
Penyimpanan RSUD Kebumen.
BAB IV PENUTUP
Mengenai tentang kesimpulan dan
saran, sehingga Laporan Semester ini dapat dikembangan lebih lanjut dengan
harapan dengan harapan untuk meningkatkan efisien dan akurat dalam penyimpanan rekam medis
BAB IILANDASAN TEORI
2.1. Tinjauan Teori
2.1.1. Perencanaan
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Gambaran
Umum RSUD Kabupaten Kebumen
3.1.1.Sejarah Singkat
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen didirikan
pada tahun 1916 dengan nama “ZENDING
HOSPITAL PANJURUNG” yang dikelola oleh Yayasan Kristen di bawah naungan
pemerintah Hindia Belanda. Karena
Belanda menyerah kepada Jepang pada tahun 1942, maka ZENDING HOSPITAL
PANJURUNG menjadi milik pemerintah pendudukan Jepang sampai tahun 1945.
Sejak Indonesia merdeka yaitu pada tanggal 17 Agustus
1945, Pemerintah Jepang menyerahkan Zending Hospital Panjurung,
pengelolaannya diserahkan kepada Republik Indonesia. Pada tahun 1950 Zending Hospital Panjurung
pengelolaannya diserahkan kepada pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen. Pegawai – pegawainya yang berasal dari Zending
Hospital Panjurung dialihkan statusnya, yang medis menjadi pegawai Depkes
sedangkan yang non medis atau tata usaha menjadi pegawai pemerintah daerah
Kabupaten Kebumen. Dengan demikian
Zending Hospital Panjurung menjadi rumah sakit umum daerah Kabupaten Kebumen
sampai sekarang.
|
3.1.2.Letak RSUD Kebumen
Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Kebumen terletak di bagian Selatan kota Kebumen, yaitu di
jalan Rumah Sakit No. 13 termasuk dalam wilayah RT 01 RW I Kelurahan Panjer
Kecamatan Kebumen. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen menempati areal
seluas 26.942 m2 dengan luas bangunan 6100 m2. Batas - batas lokasi Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Kebumen adalah sebagai berikut :
Sebelah Utara :
Jalan RSU dan jalan kereta api
Sebelah Timur :
Pemukiman penduduk
Sebelah Selatan :
Sungai Lukulo
Sebelah Barat :
Pemukiman penduduk dan sungai Lukulo
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen merupakan
sarana dan prasarana pelayanan kesehatan masyarakat milik pemerintahan daerah
yang berada di wilayah administrasi Kabupaten Kebumen sebagai rumah sakit
rujukan. Dewasa ini Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Kebumen telah mengalami
perkembangan dalam melayani masyarakat.
Sejak terbitnya Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No:
03/Birhup/1972 tentang rumah – rumah sakit pemerintah, maka Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Kebumen digolongkan dalam rumah sakit klasifikasi tipe D.
Selanjutnya dalam hal jenis pelayanan dan tingkat
pelayanan berkembang cukup baik, maka klasifikasi D untuk Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Kebumen pada tahun 1983 telah ditingkatkan menjadi klasifikasi
C sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan R.I No.233/Menkes/SK/VI/1983.
Sedangkan berdasarkan Peraturan Daerah No. 54 Tahun 2004 Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Kebumen berubah menjadi
Badan Pengelolaan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen.
Pada tahun 2008 RSUD Kebumen mengalami perubahan lagi
sesuai dengan peraturan daerah No. 86
tahun 2008 yaitu tentang rincian tugas pokok, fungsi dan tata kerja RSUD
Kabupaten Kebumen berubah menjadi RSUD daerah Kabupaten Kebumen dengan eselon
III. Sedangkan tahun 2011 Rumah Sakit Umum Daerah Kebumen berubah menjadi Badan
Layanan Umum Daerah (BLUD) sesuai dengan peraturan Bupati Kebumen Nomor
445/565/KEP/2011 tanggal 14 Desember 2010 tentang Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Kebumen sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang menerapkan
Pola Pengelolaan Keuangan Badan Pelayanan Umum Daerah (PPK-BLUD).
3.1.3.Visi Dan
Misi RSUD Kebumen
Dalam rangka
menjalankan tugas dan fungsinya dalam pelayanan kesehatan yang baik dan seiring
dengan perkembangan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen yang telah
menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen telah menetapkan visi dan
misinya.
a.
VISI
Rumah
Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen sebagai Rumah Sakit Modern, Profesional,
Terjangkau dengan Unggulan Bidang Trauma.
b.
MISI
Misi
organisasi Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Kebumen adalah :
1)
Meningkatkan
mutu dan cakupan pelayanan sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat,
sebagai Rumah Sakit rujukan khususnya kasus trauma;
2)
Mengembangkan
pelayanan sarana dan prasarana menjadi rumah sakit rujukan kelas B yang modern,
profesional dan terjangkau;
3)
Mewujudkan
pelayanan rumah sakit yang bermutu dan modern yang dapat memuaskan pelanggan
dan efisien dalam pengelolaannya;
4)
Meningkatkan
pembinaan sumber daya manusia melalui peningkatan kompentensi yang berperhatian
terhadap pasien;
5)
Meningkatkan
mutu Manajemen Penerapan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah
(PPK BLUD);
6) Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3.1.4.Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis RSUD Kebumen
Instalasi
Rekam Medis RSUD Kebumen dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis. Kepala
Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit. Kepala
Instalasi Rekam Medis membawahi Korespondensi Medik, Pelaporan, TPP Rawat Jalan,
TPP Rawat Inap, Pengelolaan Data Rawat Jalan, Pengelolaan Data Rawat Imap,
Assembling, Coding, Indexing, Filing, dan Sensus Harian. Tabel struktur
organisasi dapat dilihat pada lampiran.
3.1.5.Sumber
Daya Manusia
Sumber daya
manusia di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen berjumlah 543 orang yang
terdiri dari 501 PNS dan 42 Pegawai BLUD. Jumlah tersebut masih terbagi menjadi
kedalam sembilan jenis tenaga yaitu : staf
medis fungsional, staf medis non fungsional, keperawatan, kefarmasian, gizi, kesehatan
masyarakat, keterapian fisik, keteknisian medis, non kesehatan menurut tingkat
pendidikan.
3.2.Pelayanan - Pelayanan yang Ada
di RSUD Kebumen
3.2.1.Rawat Jalan
Penderita
rawat jalan adalah penderita yang melakukan diagnosa, pengobatan, perawatan,
pencegahan akibat penyakit, peningkatan kesehatan dan penelitian dengan tanpa
menginap di rumah sakit. Bagian – bagian pelayanan yang dimiliki adalah:
a.
Pelayanan Poliklinik umum;
b.
Pelayanan Poliklinik mata;
c.
Pelayanan Poliklinik bedah;
d.
Pelayanan Poliklinik mulut dan
gigi;
e.
Pelayanan Poliklinik syaraf;
f.
Pelayanan Poliklinik kebidanan
dan kandungan;
g.
Pelayanan Poliklinik telinga
dan tenggorokan;
h.
Pelayanan Poliklinik penyakit
dalam;
i.
Pelayanan Poliklinik penyakit
anak;
j.
Pelayanan Poliklinik kulit dan
kelamin;
k.
Pelayanan Poliklinik psikologi;
l.
Pelayanan Rehabilitasi medik;
m.
Pelayanan poliklinik endoscopi;
n.
Pelayanan VCT
o.
Pelayanan unit gawat darurat.
3.2.2.Rawat Inap
Bagian
rawat inap merupakan bagian perawatan
penderita yang memerlukan perawatan relatif lama, karena penyakit penderita
yang dirawat bagian ini memerlukan pengawasan atau perhatian yang khusus. Bagian rawat inap terdiri dari beberapa
ruangan perawatan yang mempunyai kapasitas tempat tidur 158 buah dapat dilihat
pada tabel berikut ini :
Tabel 3.1. Jumlah Ruangan Rawat Inap dan
Kapasitas BP RSUD Kebumen tahun 2005.
|
NO
|
RUANG
|
JUMLAH
T.TIDUR
|
KELAS
|
||||
|
UTAMA I
|
UTAMA II
|
I
|
II
|
III
|
|||
|
1
|
Anggrek
|
19
|
19
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
2
|
Bougenville
|
24
|
4
|
-
|
-
|
10
|
10
|
|
3
|
Cempaka
|
24
|
-
|
-
|
-
|
12
|
12
|
|
4
|
Terate
|
30
|
-
|
4
|
4
|
4
|
18
|
|
5
|
Dahlia
|
23
|
-
|
-
|
-
|
11
|
12
|
|
6
|
Melati
|
22
|
-
|
-
|
2
|
8
|
12
|
|
7
|
Mawar
|
7
|
-
|
-
|
-
|
7
|
-
|
|
8
|
ICU/ICCU
|
9
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
|
JUMLAH
|
158
|
23
|
4
|
6
|
52
|
64
|
Sumber : Kepala Sub
bidang Rekam Medik BP RSUD Kebumen
3.2.3.Pelayanan Menunjang Medis
Untuk
mendukung pelayanan rawat jalan maupun rawat inap mempunyai fasilitas penunjang
medis : Instalasi Radiologi, Instalasi Farmasi, Instalasi Laboratorium,
Instalasi Gizi, Komite medik, dan Instalasi pemeliharaan rumah sakit.
3.3.Perencanaan Penggunaan Tracer (Outguide) atau Petunjuk Keluar Pada Penyimpanan Rekam Medis
RSUD Kebumen
Pada
pelayanan rawat jalan di RSUD Kebumen petugas pendaftaran berjumlah 8 orang,
dan pada rawat inap keseluruhan berjumlah 7 orang tetapi sistem kerjanya sehari
3 sift. Setiap sift berjumlah 2 orang. Penyimpanan rekam medis rawat jalan
maupun rawat inap tidak satu ruangan dengan pendaftaran pasien, jadi terpisah
dengan tempat pendaftaran pasien. Pendaftaran rawat jalan di RSUD Kebumen pada
hari senin sampai kamis mulai buka dari jam 07.00 samapai jam 11.30 WIB dan
pada hari jum’at sabtu pendaftaran mulai dari jam 07.00 sampai jam 10.30
WIB.Sedangkan untuk pendaftaran rawat inapnya buka 24 jam.Untuk pelayanan di
RSUD Kebumen menerima pasien Umum, BPJS, Jamsostek, Jamkesmas dan Jamkesda.
Di
RSUD Kebumen pada penyimpanan rekam medis rawat jalan maupun rawat inap belum
ada tracer atau petunjuk keluar pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari rak
penyimpanan. Sampai saat ini alat pengganti petunjuk keluar (outguide) belum ada. Tetapi tracer (outguide) sudah dalam tahap perencanaan.Dengan
tidak adanya tracer maka masalah yang ditemukan selama ini adalah rekam medis
sering terselip pada rak penyimpanan yang lain, rekam medis tidak kembali ke
tempat penyimpanan.
Berdasarkan
pengamatan pada penyimpanan rekam medis rawat jalan di RSUD Kebumen tanggal 27
sampai 30 Desember 2014 rekam medis yang tidak ada pada rak penyimpanan
berjumlah 11 rekam medis. Rekam medis dari poliklinik-poliklinik tersebut ada
yang mengembalikan pada akhir jam kerja, dan ada yang mengembalikan pada besok
hari dan ada juga yang lebih dari dua hari rekam medis belum dikembalikan.
Jenis
tracer atau petunjuk keluar yang baik adalah biasanya ukurannya sama atau
sedikit lebih besar dari rekam medis yang digunakan. Petunjuk keluar ini tetap
berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan
disimpan kembali. Untuk rencana penggunaannya, tracer akan digunakan pada
tempat penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen setelah sistem penyimpanannya
menggunakan sistem sentralisasi artinya antara penyimpanan rawat jalan dan
rawat inap menjadi satu tempat penyimpanan. Karena saat ini sistem penyimpanan
dokumen rekam medis di RSUD Kebumen masih menggunakan sistem desentralisasi.
Pada
lampiran adalah model bentuk tracer atau petunjuk keluar (outguide) untuk penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen dengan
panjang 40 cm dan lebar 12,5 cm, berbahan kuat dan sampulnya menggunakan
plastik atau mika. Karena rekam medis di RSUD Kebumen sudah ada perencanaan
untuk membuat tracer maka akan memudahkan petugas memasukan dan mengeluarkan
rekam medis dan dapat mengetahui ketika rekam medis tidak ada pada rak
penyimpanan.
Dalam
rencana penggunaan tracer (outguide)
di RSUD Kebumen tracer tersebut berbahan kuat, sampulnya menggunakan mika dan
berwarna merah karena bisa digunakan berulang-ulang dan sangat membantu petugas
dalam menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali. Selain itu petugas
juga lebih mudah mengetahui ketika rekam medis tidak ada pada rak penyimpanan.
Berdasarkan
hasil perencanaan tracer (outguide)
yang akan digunakan pada unit penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen adapun
yang tercantum didalamnya yaitu :
a. Nama
Pasien : untuk mengetahui atas nama rekam medis pasien yang dipinjam.
b. No.
RM :
untuk mengetahui nomor rekam medis pasien yang dipinjam.
c. Tanggal
Keluar : untuk
mengetahui tanggal keluar rekam medis pasien yang dipinjam.
d. Tujuan
RM/peminjam : untuk mengetahui tujuan peminjam rekam medis
pasien yang dipinjam.
e. Tanggal
Kembali : untuk
mengetahui tanggal pengembalian rekam medis yang telah selesai dipinjam.
3.3.1.Prosedur Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide) atau Petunjuk Keluar Pada Penyimpanan Rekam Medis di RSUD
Kebumen
Berdasarkan
hasil observasi di penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen Standar Operasional
Prosedur (SOP) sudah ada akan tetapi belum berjalan dengan baik.
Untuk
prosedur penggunaan tracer (outguide)
atau petunjuk keluar di RSUD Kebumen belum ada.Berdasarkan hasil perencanaan
yang telah dibuat, adapun prosedur penggunaan tracer (outguide) pada penyimpanan rekam medis, sebagai berikut :
1)
Petugas rekam
medis mencatat nama pasien, nomor rekam
medis, dan tujuan peminjam.
2)
Petugas mengambil
catatan nama pasien, nomor rekam medis, dan tujuan peminjam yang sudah
disediakan oleh petugas.
3)
Petugas mencarikan
rekam medis pada rak penyimpanan yang akan diperlukan sesuai dengan nama
pasien, nomor rekam medisnya.
4)
Petugas menulis nama
pasien, no.RM, tanggal keluar, dan tujuan RM atau peminjam yang tercantum pada
tracer (outguide).
5)
Petugas meletakkan
tracer di tempat rekam medis untuk pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari
rak penyimpanan.
6)
Petugas mengambilkan
rekam medis pada rak penyimpanan.
7)
Pengembalian rekam
medis harus dikembalikan setelah selesai digunakan.
8)
Rekam medis yang
dikembalikan dicatat kedalam buku ekspedisi.
9)
Pada saat rekam medis
dikembalikan, petugas penyimpanan mengoreksi rekam medis yang diterima serta
mencocokannya dengan buku ekspdisi.
10)
Petugas mensortir rekam
medis yang telah di koreksi perkelompok dan ditempatkan pada rak penyimpanan
sementara.
11)
Rekam medis yang telah
disortir yang ditempatkan pada rak penyimpanan sementara oleh petugas
penyimpanan dimasukan ke ruang penyimpanan.
12)
Tracer (outguide) diambil atau dikeluarkan pada
rak penyimpanan dan yang tercantum
tulisan pada tracer diganti dengan tulisan yang baru atau kertas yang baru.
3.3.2. Perencanaan Pengadaan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar di RSUD Kebumen
Untuk pengadaan tracer (outguide) atau petunjuk keluar pada
tempat penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen pada prosesnya akan melalui
beberapa tahapan, antara lain :
a) Unit
rekam medis mengadakan rapat.
Seringnya
terjadi kesalahan penyimpanan dokumen rekam medis pasien pada rak penyimpanan
satu dengan yang lainnya membuat petugas sulit untuk mencarinya dan pekerjaan
menjadi kurang efektif. Dengan masalah tersebut maka petugas rekam medis
mengusulkan untuk di sediakannya tracer atau petunjuk keluar pada tempat
penyimpanan dokumen rekam medis.
Sebelum
mengajukan ke komite medis dalam unit rekam medis petugas mengadakan rapat
terlebih dahulu dalam lingkup rekam medis. Dalam rapatnya unit rekam medis
membahas tentang bentuk dan model tracer yang akan di buat, keterangan yang
tercantum dalam tracer dan petugas juga mendesain bentuk tracer yang akan
digunakan pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Hasil rapat dari
unit rekam medis akan diajukan ke komite medis dan selanjutnya akan di
tindaklanjuti lagi oleh komite medis.
b) Komite
medis mengadakan rapat dengan unit rekam medis.
Komite
medis akan menerima hasil rapat dari unit rekam medis dan akan di tindaklanjuti
lagi. Setelah menerima hasil rapat dari unit rekam medis, komite medis akan
mengadakan rapat untuk membahas tentang pengadaan tracer atau petunjuk keluar
dokumen rekam medis pasien. Perancangan tracer atau petunjuk keluar yang dibuat
oleh unit rekam medis akan di sepakati oleh komite medis dan unit rekam medis.
Hasil rapat yang diperoleh akan diajukan ke bagian perencanaan di RSUD Kebumen.
c) Komite
medis mengajukan hasil rapat ke bagian perencanaan.
Bagian
perencanaan di RSUD Kebumen akan menerima hasil rapat dan kesepakatan dari komite medis dan unit
rekam medis. Setelah menerima hasil rapat dan kesepakatan dari komite medis dan
unit rekam medis, bagian perencanaan dan pengadaan barang akan mengadakan rapat
untuk membahas tentang penyediaan anggaran untuk biaya pembuatan tracer atau
petunjuk keluar yang akan digunakan pada tempat penyimpanan rekam medis. Hasil
rapat yang diperoleh akan di tunjukkan ke direktur rumah sakit untuk disetujui
dan ditandatangani oleh direktur rumah sakit.
d) Hasil
rapat di tunjukkan ke direktur.
Direktur
rumah sakit akan menerima hasil rapat dari bagian perencanaan dan pengadaan
barang untuk diadakannya tracer atau petunjuk keluar dalam tempat penyimpanan
rekam medis. Hasil rapat yang ditunjukkan akan di setujui dan di tandatangani
oleh direktur rumah sakit.
e) Persetujuan
direktur.
Setelah
pengajuan pengadaan tracer di setujui oleh direktur rumah sakit maka tracer
akan dibuat dan akan dicetak dengan bentuk yang sesuai dengan hasil rapat yang
disepakati. Tracer akan digunakan di tempat penyimpanan rkam medis RSUD Kebumen
setelah sistem penyimpanannya menggunakan sistem sentralisasi. Karena saat ini
di RSUD Kebumen masih menggunakan sistem desentralisasi. Dengan adanya tracer
diharapkan sistem penyimpanan rekam medis pasien akan lebih terkontrol dan
lebih efisien.
f) Pembuatan
tracer (outguide).
Dengan
hasil rapat tentang pengadaan tracer yang telah disetujui maka tracer akan di
cetak sesuai dengan bentuk ukuran yang telah direncanakan. Setelah tracer
disediakan selanjutnya tracer akan digunakan pada tempat penyimpanan dokumn
rekam medis pasien sebagai alat pengganti dokumen rekam medis pasien yang
sedang dipinjam untuk tujuan tertentu.
g) Penggunaan
tracer (outguide ).
Sesuai
dengan keputusan pada rapat perencanaan penggunaan tracer (outguide) atau
petunjuk keluar di RSUD Kebumen, tracer akan digunakan setelah penyimpanan
dokumen rekam medis pasien menggunakan sistem sentralisasi karena saat ini
masih menggunakan sistem desentralisasi.
Sistem sentralisasi akan digunakan tahun ini (2015), untuk bulan dan tanggalnya
belum dipastikan.
3.4.Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen
Instalasi
Rekam Medis RSUD Kebumen dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis. Kepala
Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit. Pada sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen menggunakan
sistem desentralisasi yang artinya antara penyimpanan rawat inap dan
penyimpanan rawat jalan berada pada tempat yang terpisah.
Sedangkan sistem penjajaran yang di
gunakan pada penyimpanan rekam medis rawat jalan di RSUD Kebumen yaitu dengan
cara nomor langsung (Straight Numerical
Filling System). Dan pada penyimpanan rekam medis rawat inap yaitu dengan
cara angka akhir (Terminal Digit Filling
System).
Pada
penyimpanan rekam medis rawat jalan maupun rawat inap di RSUD Kebumen belum ada
tracer/petunjuk keluar pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari rak
penyimpanan. Sampai saat ini alat pengganti petunjuk keluar (outguide) belum ada. Tetapi tracer (outguide) sudah dalam tahap perencanaan.
Dengan tidak adanya tracer maka masalah yang ditemukan selama ini adalah rekam
medis sering terselip pada rak penyimpanan yang lain, rekam medis tidak kembali
ke tempat penyimpanan.
3.4.1.Tugas Pokok Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen
a)
Menyimpan dokumen rekam medis
dengan metode sistem nomor langsung pada penyimpanan rawat jalan dan sistem
nomor akhir pada penyimpanan rawat inap.
b) Mengambil
kembali dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c) Menyusutkan
(meretensi) dokumen rekam medis
d) Memisahkan
penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif.
e) Membantu
dalam penilaian nilai guna rekam medis.
f) Menyimpan
dokumen rekam medis yang dilestarikan.
g) Membantu
dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
3.4.2. Fungsi
Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen
a) Penyimpanan
dokumen rekam medis.
b) Penyedia
dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c) Pelindung
arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis.
d) Pelindung
arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan
biologi.
3.4.3. Kegiatan
Pokok Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen
a) Menerima
dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan sudah diberi kode.
b) Menyimpan
dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan
sistem penjajarannya.
c) Menyediakan
dokumen rekam medis.
d) Mencatat
penggunaan dokumen rekam medis pada buku catatan penggunaan dokumen rekam medis
e) Menandatangani
dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis pada buku catatan
penggunaan dokumen rekam medis.
f) Melakukan
pengecekan untuk mengembalikan dokumen rekam medis yang salah letak.
g) Melakukan
retensi dokumn rekam medis.
h) Bersama
tim pemusnahan rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan.
i)
Menghitung tingkat
penggunaan dokumen rekam medis perbulan atau per tribulan.
j)
Menghitung tingkat
kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi dokumen rekam medis perbulan.
k) Menghitung
tingkat kehilangan dokumen rekam medis.
3.4.4.Informasi Yang Diperoleh Pada Tempat Penyimpanan RSUD Kebumen
a) Tingkat
penggunaan dokumen rekam medis.
b) Tingkat
kebandelan kelengkapan isi dokumen rekam medis.
c) Daftar
dokumen rekam medis yang siap diretensi.
d) Daftar
dokumen rekam medis yang siap dimusnahkan.
e) Daftar
pertelaahan hasil penilaian nilai guna rekam medis.
f) Daftar
formulir rekam medis yang dilestarikan.
g) Daftar
formulir rekam medis yang dimusnahkan.
3.4.5.Sarana dan
Prasarana Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen
Sarana dan prasarana
pada Tempat Penyimpanan rekam medis terdiri dari;
1)
Ruangan penyimpanan berkas
rekam medis.
2)
Meja dan alat tulis.
3)
Komputer.
4)
Mesin Ketik.
5)
Telepon.
6)
Rak penyimpanan dokumen rekam
medis.
7)
Mobile file mechanic.
8)
Rak sortir.
3.4.5.Sumber Daya Manusia (SDM)
Tempat Penyimpanan RSUD Kebumen.
Di Tempat Penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen, terdiri dari
beberapa petugas yang menjaga selama ruangan, mereka bertugasnya tidak di sift
hanya pagi saja. Masih
kurangnya tenaga kesehatan yang kompeten dibidang rekam medis. RSUD Kebumen
memiliki sebelas tenaga rekam medis di
tempat penyimpanan rawat jalan dan rawat inap, diantara sebelas tenaga rekam
medis yang ada di tempat penyimpanan baru terdapat tiga tenaga rekam medis yang
memiliki latar belakang sarjana, sedangkan delapan tenaga rekam medis lainnya
bukan lulusan rekam medis,ada yang sekolah menengah kejuruan ada juga yang
sekolah menengah atas. Menurut pengamatan saya semua beban pelayanan rekam
medis hanya bertumpu pada seorang tenaga perekam medis.
3.5. Prosedur Tetap Peminjaman Dokumen Rekam
Medis RSUD Kebumen
A. Pengertian
Dokumen Rekam Medik dipinjam
oleh bangsal atau instalasi sesuai dengan kebutuhan atas dasar suatu permohonan
atau permintaan dan dengan izin khusus dari Kepala BP RSUD Kebumen
B.
Tujuan
Untuk memudahkan dokter, paramedis dalam memberikan
pelayana keada pasien sesuai dengan
riwayat penyakit sebelumnya.
C.
Prosedur
Kerja
1.
Bangsal/Instalasi
atau pihak yang akan meminjam dokumen Rekam Medik mengisi formulir bon pijam
dokumen Rekam Medis Rawat Inap di Bagian Rekam Medis.
2.
Bagian
Filling mencari dan menyediakan dokumen yang dimaksud
3.
Bagian
Filling menyerahkan dokumen RM yang dimaksud sesuai dengan Prosedur Tetap
Pengambilan dan Pengembalian Dokumen RM
4.
Apabila
dokumen RM dibawa keluar rumah sakit, maka harus ada ijin tertulis dari Kepala
BP RSUD.
5.
Dokumen
RM yang dipinjam untuk keperluan penelitian tidak boleh dibawa keluar dari
Rekam Medik dan harus sudah kembali di bagian filling dalam waktu 2 X 24 jam
D. Unit Kerja Terkait
1. Surat Bon Pinjam Dokumen RM
2. Surat Ijin Khusus dari Kepala BP RSUD
3. Dokumen Rekam Medis
3.6.
Faktor yang Mendukung Dalam Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide) Pada Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen
a.
Tracer atau petunjuk
keluar merupakan kebutuhan yang harus ada di dalam tempat penyimpanan rekam
medis.
Tempat penyimpanan rekam medis seharusnya
dekat dengan unit kerja rekam medis, supaya dalam mencari dan pendistribusian
dokumen rekam medis lebih cepat.Ruang penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya
terpusat menjadi satu ruangan, baik rawat jalan maupun rawat inap. Hal yang
perlu diperhatikan didalam ruangan penyimpanan dokumen rekam medis yaitu antara
lain harus adanya tracer atau petunjuk keluar (outguide).
Tracer digunakan sebagai alat petunjuk
keluar jika dokumen rekam medis diambil atau dipinjam untuk digunakan pihak
pasien atau petugas kesehatan didalam pelayanan kesehatan.Tracer biasanya berwarna
yang mencolok atau biasanya warnanya kontras dengan dokumen rekam medis
pasien.Dengan adanya tracer petugas akan dapat lebih mudah mengetahui
keberadaan dokumen rekam medis pasien, sehingga tracer merupakan kebutuhan yang
harus di penuhi pada tempat penyimpanan rekam medis.
b.
Terjadinya kesalahan
penyimpanan rekam medis (miss filing ).
Petugas penyimpanan dokumen rekam medis
rawat jalan maupun rawat inap seringkali melakukan kesalahan penyimpanan
dokumen rekam medis pasien. Kesalahan tersebut akan membuat pelayanan menjadi
kurang efektif dan efisien.Untuk meminimalisir terjadinya kesalahan penyimpanan
maka harus di sediakan tracer atau petunjuk keluar pada tempat penyimpanan
rekam medis. Dengan adanya tracer atau petunjuk keluar diharapkan kesalahan
penyimpanan akan berkurang sehingga petugas akan lebih mudah.
Cara untuk mengetahui terjadinya miss
filing di rak penyimpanan misalnya pada rak penyimpanan rekam medis rawat inap
dengan sistem penomoran terminal digit filing dengan nomor 01-02-56 dengan nomor
01-20-56 pada digit kedua hampir mirip penempatan rekam medis bisa keliru
karena angkanya hampir sama. Jadi petugas harus lebih teliti dalam penempatan
letaknya.
c.
Banyaknya rekam medis
pasien lama yang tidak ditemukan.
Banyaknya dokumen rekam medis pasien lama
yang tidak ditemukan membuat petugas menjadi termotivasi untuk membuat adanya
tracer di tempat penyimpanan.Misalnya ada petugas kesehatan yang akan meminjam
rekam medis untuk kepentingan tertentu tetapi pasiennya sudah pulang dalam
jangka waktu yang cukup lama maka dokumen rekam medis akan dicari di bagian
penyimpanan.
Tetapi karena tidak adanya tracer atau
petunjuk keluar, petugas akan lama mencarinya dan rekam medis pasien ada yang
tidak ditemukan bahkan ada yang hilang entah kemana. Apabila ada tracer atau
ptunjuk keluar di tempat penyimpanan, petugas akan lebih mudah mengetahui atau
dapat menelusuri siapa terakhir yang mengambil atau meminjam dan petugas juga
mengetahu untuk apa dokumen rekam medis di pinjam karena didalam tracer atau
petunjuk keluar tercantum nama peminjam, tujuan peminjam dan tanggal keluar
pada waktu rekam medis dipinjamkan. Jadi tracer sangat penting untuk membantu
kelancaran dalam tempat penyimpanan rekam medis baik rawat jalan maupun rawat
inap.
d.
Memudahkan petugas
dalam mencari dokumen rekam medis yang akan dipinjam.
Faktor yang mendorong dalam penggunaan
tracer atau petunjuk keluar (outguide)
diantaranya akan memudahkan petugas dalam mencari dokumen rekam medis yang akan
dipinjam. Pada pelayanan kesehatan rekam medis memang boleh dipinjam untuk
kepentingan tertentu misalnya untuk penelitian, untuk bukti hukum dan
sebagainya. Tetapi rekam medis yang keluar harus di catat dan akan digantikan
dengan tracer atau petunjuk keluar. Meminjam dokumen rekam medis juga ada prosedurnya
jadi tidak asal pinjam saja dan tidak sembarangan orang dapat meminjamnya
karena meminjam rekam medis pasien juga harus ada alasannya.
Karena dokumen rekam medis yang sering
dipinjam, supaya petugas lebih mudah dalam mencari dokumen rekam medis pasien
maka petugas terdorong untuk menggunakan tracer atau petunjuk keluar. Biasanya
tracer atau petunjuk keluar berwarna yang mencolok dan kontras dengan dokumen
rekam medis di rak penyimpanan. Jadi dengan warna yang berbeda maka petugas
akan lebih cepat menemukan dokumen rekam medis yang dicari. Tetapi warna tracer
yang di rak penyimpanan akan berbeda pada setiap rumah sakit, jadi tergantung
keinginan yang disepakati oleh pihak rumak sakit tersebut yang penting warnanya
cerah mencolok.
e.
Rencana perubahan sistem
penyimpanan rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi.
Saat ini tempat penyimpanan dokumen rekam
medis pasien di RSUD Kebumen masih menggunakan sistem desentralisasi, artinya
penyimpanan dokumen rekam medis antara
rawat jalan dan rawat inap terpisah. Untuk kedepannya sesuai dengan
rencana sistem penyimpanan dokumen rekam medis akan di rubah menjadi
sentralisasi, artinya penyimpanan dokumen rekam medis pasien antara rawat jalan
dan rawat inap menjadi satu tempat. Dengan sistem sentralisasi maka tracer
(outguide) akan di gunakan di tempat penyimpanan rekam medis. Karena dengan
sistem ini tracer akan lebih mudah menerapkan penggunaan tracer atau petunjuk
keluar.
3.7. Faktor yang Menghambat Dalam Perencanaan
Penggunaan Tracer (outguide) Pada
Penyimpanan Rekam Medis RSUD kebumen
a. Sarana
dan prasarana yang kurang mendukung.
Karena
sarana dan prasarana yang kurang mendukung maka penggunaan tracer (outguide ) di RSUD Kebumen menjadi
terhambat. Misalnya untuk ruangan penyimpanan yang kurang luas dan rak penyimpanan
dokumen rekam medis yang masih menngunakan kardus bekas untuk menyimpan dokumen
rekam medis pasien. Sebaiknya ruangan penyimpanan dokumen rekam medis aktif dan
in-aktif juga disendirikan karena hal ini akan lebih memudahkan petugas didalam
melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis.
Sarana dan prasarana yang terbatas membuat
petugas sulit untuk menjalankan dan menerapkan peraturan sesuai dengan standar
operasional prosedur ( SOP ) yang ada. Sarana dan prasarana yang kurang
mendukung juga akan mempengaruhi kinerja petugas dan pelayanan kesehatan
terutama dalam bidang rekam medis. Selain itu Ruangan yang kurang luas
menyebabkan proses kerja petugas yang kurang maksimal dan sarana prasarana yang terbatas, sehingga adanya
sarana dan prasarana itu memerlukan biaya dan anggaran semakin bertambah.
Sesuai dengan keputusan rapat perencanaan
penggunaan tracer pada unit penyimpanan rekam medis, tracer (outguide) atau
petunjuk keluar akan di gunakan setelah sistem penyimpanan dokumen rekam medis
menggunakan sistem sentralisasi. Untuk sarana penyimpanan dengan sistem
sentralisasi antara lain tempat penyimpanan yang luas, alat tulis, mobile file
mechanik yang cukup, rak penyimpanan dokumen rekam medis yang cukup supaya
dokumen rekam medis tertata dengan rapi.
b. Biaya
yang belum disediakan.
Biaya
merupakan faktor yang sangat penting untuk proses kelancaran dalam suatu
kegiatan. Biaya yang belum disediakan oleh pihak yang terkait membuat pengadaan
penggunaan tracer atau petunjuk keluar menjadi terhambat. Untuk pengadaan
anggaran biasanya akan di setujui dengan melalui beberapa proses dan tahapan
sesuai dengan peraturan pihak pada sarana pelayanan kesehatan. Menunggu biaya
yang disediakan biasanya akan memakan jangka waktu yang cukup lama karena
prosesnya yang lama.
Pengajuan
anggaran untuk biaya pembuatan tracer atau petunjuk keluar di tempat
penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen akan di proses oleh pemerintah daerah
karena rumah sakit RSUD Kebumen merupakan rumah sakit milik pemerintah daerah.
Karena faktor biaya dan anggaran yang belum keluar membuat rumah sakit terutama
bagian rekam medis di tempat penyimpanan dokumen rekam medis untuk menggunakan
tracer atau petunjuk keluar menjadi terhambat.
c. Kurangnya pengetahuan petugas penyimpanan
rekam medis yang belum mengetahui tentang
pentingnya penggunaan tracer.
Kurangnya
pengetahuan petugas yang terdiri dari delapan
orang di penyimpanan rekam medis yang sebagian belum mengetahui tentang
pentingnya menggunakan tracer atau petunjuk keluar di tempat penyimpanan rekam
medis menjadi faktor penghambat dalam penggunaan tracer. Karena Sumber daya
manusia merupakan faktor yang penting dalam suatu pekerjaan. Dengan kurangnya
pengetahuan petugas kinerja yang dihasilkan juga akan kurang maksimal.
Sebaiknya petugas yang bekerja di bagian rekam medis merupakan petugas yang
mempunyai latar belakang lulusan dari
rekam medis.
Petugas
yang mempunyai latar belakang rekam medis yang terdiri dari lima orang dengan
petugas yang tidak mempunyai latar belakang rekam medis yang terdiri dari sepuluh
orang tentunya kinerja yang dihasilkan akan berbeda hasilnya. Kurangnya
pengetahuan petugas penyimpanan rekam medis terhadap kegunaan tracer atau
petunjuk keluar sehingga pada penyimpanan rekam medis belum di terapkan
penggunaan tracer atau petunjuk keluar. Karena sumber daya manusia sangat
mempengaruhi proses kerja rekam medis. Dengan adanya petugas rekam medis yang
kompeten maka hasil kerja yang dihasilkan akan lebih baik.
d. Belum
adanya prosedur tetap penggunaan tracer di RSUD Kebumen.
Belum
adanya prosedur tetap penggunaan tracer ( outguide ) di RSUD Kebumen maka
menjadi faktor penghambat pada tempat penyimpanan rekam medis untuk menggunakan
tracer atau petunjuk keluar dokumen rekam medis. Tetapi saat ini prosedur
penggunaan tracer sudah dalam proses pembuatan. Dengan adanya prosedur tetap
penggunaan tracer nantinya akan dijalankan dengan baik sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan. Petugas juga akan lebih mudah mengetahui tentang keberadaan
dokumen rekam medis pasien.
Pada
tempat penyimpanan rekam medis pasien di RSUD Kebumen masih belum melaksanakan
standar operasional prosedur terutama untuk peminjaman dokumen rekam medis
pasien. Tetapi nantinya dengan adanya prosedur penggunaan tracer atau petunjuk
keluar petugas akan menjalankannya dengan baik sesuai dengan prosedur yang
diterapkan dan dokumen rekam medis akan lebih terkelola dengan baik dan benar.
3.8. Masalah – Masalah yang Terjadi Pada
Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide) Pada
Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen.
Dengan tidak adanya tracer atau petunjuk
keluar maka masalah yang ditemukan yang ditemukan pada tempat penyimpanan rekam
medis adalah:
a.
Sarana dan prasarana yang
kurang mendukung.
Dengan
adanya sarana dan prasarana yang terbatas prosedur kerja yang akan dijalankan menjadi kurang lancar.
Sarana yang terbatas dan prasarana yang tidak mendukung menjadi kendala di
dalam suatu pekerjaan salah satunya di tempat penyimpanan rekam medis RSUD
Kebumen yang belum memenuhi standar. Ruangan yang kurang luas menyebabkan
proses kerja petugas yang kurang maksimal dan sarana – prasarana yang terbatas,
sehingga adanya sarana dan prasarana itu memerlukan biaya dan anggaran semakin
bertambah.
Karena
sarana dan prasarana yang kurang mendukung maka penggunaan tracer (outguide ) di RSUD Kebumen menjadi terhambat.
Misalnya untuk ruangan penyimpanan yang kurang luas dan rak penyimpanan dokumen
rekam medis yang masih menggunakan kardus bekas untuk menyimpan dokumen rekam
medis pasien. Dengan keadaan dan fasilitas yang kurang mendukung dan belum ada
tracer maka menjadi masalah pada bagian rekam medis di tempat penyimpanan rekam
medis RSUD Kebumen.
b.
Rekam medis terselip
pada rak penyimpanan yang lain
Karena tidak adanya tracer atau petunjuk
keluar di tempat penyimpanan rawat inap maupun rawat jalan di RSUD Kebumen petugas
penyimpanan sering sekali melakukan kesalahan menyimpan berkas rekam medis.
Terjadinya miss filing membuat pekerjaan petugas penyimpanan akan menjadi lama
karena pencarian berkas rekam medis yang lama.
Kesalahan petugas penyimpanan pada saat
menyimpan rekam medis di rak penyimpanan yang satu dengan yang lain sehingga
menyebabkan pelayanan pada tempat penyimpanan kurang efektif. Dengan adanya
tracer di harapkan petugas di tempat penyimpanan akan lebih mudah untuk mencari
berkas rekam medis pasien.
c. Kurangnya pengetahuan petugas penyimpanan
rekam medis yang belum mengetahui tentang pentingnya penggunaan tracer.
Kurangnya pengetahuan petugas penyimpanan
rekam medis terhadap kegunaan tracer atau petunjuk keluar sehingga pada
penyimpanan rekam medis belum di terapkan penggunaan tracer atau petunjuk
keluar. Karena sumber daya manusia sangat mempengaruhi proses kerja rekam
medis. Dengan adanya petugas rekam medis yang kompeten maka hasil kerja yang
dihasilkan akan lebih baik.
Dengan begitu maka akan
menjadi masalah atau kendala di unit penyimpanan rekam medis pasien. Karena
Sumber daya manusia merupakan faktor yang penting dalam suatu pekerjaan. Dengan
kurangnya pengetahuan petugas kinerja yang dihasilkan juga akan kurang
maksimal. Sebaiknya petugas yang bekerja di bagian rekam medis merupakan
petugas yang mempunyai latar belakang
lulusan dari rekam medis.
d. Belum adanya prosedur tetap
tentang penggunaan tracer di tempat penyimpanan rekam medis di RSUD Kebumen
Belum adanya
prosedur tetap tentang penggunaan tracer di tempat penyimpanan RSUD Kebumen
akan menjadi kendala atau masalah pata tempat penyimpanan rekam medis. Petugas
yang menjalankan tugasnya belum semuanya dijalankan sesuai dengan prosedur
seperti melakukan pengecekan kembali dokumen rekam medis pada rak penyimpanan
yang salah letak masih belum dijalankan. Keterbatasan dokumen Rekam Medis pada
tempat penyimpanan rekam medis seperti pengganti tracer (outguide) atau petunjuk keluar belum ada. Karena belum adanya
pengganti tracer maka dokumen rekam medis tidak terkontrol dengan maksimal.
Disamping itu
Prosedur peminjaman berkas rekam medis pasien yang berlaku di Tempat
Penyimpanan Rekam Medis di RSUD Kebumen ada sebagian yang masih belum
dijalankan. Petugas yang kadang mengabaikan dengan prosedur yang ada membuat
pekerjaan menjadi kurang lancar. Karena belum adanya prosedur penggunaan tracer
atau petunjuk keluar maka petugas dalam menyimpan dokumen rekam medis pasien
sering terselip di rak penyimpanan lain. Dengan begitu tracer atau petunjuk keluar
memang sangat penting untuk memudahkan petugas dalam mencari dokumen rekam
medis pasien.
e.
Anggaran untuk biaya
pembuatan tracer (outguide) belum disediakan.
Karena
faktor biaya dan anggaran yang belum keluar membuat rumah sakit terutama bagian
rekam medis di tempat penyimpanan dokumen rekam medis untuk menggunakan tracer
atau petunjuk keluar akan menjadi masalah. Biaya merupakan faktor yang sangat
penting untuk proses kelancaran dalam suatu kegiatan. Biaya yang belum
disediakan oleh pihak yang terkait membuat pengadaan penggunaan tracer atau
petunjuk keluar menjadi terhambat.
Untuk
pengadaan anggaran biasanya akan di setujui dengan melalui beberapa proses dan
tahapan sesuai dengan peraturan pihak pada sarana pelayanan kesehatan. Menunggu
biaya yang disediakan biasanya akan memakan jangka waktu yang cukup lama karena
prosesnya yang lama.
3.9. Upaya Untuk Memecahkan
Masalah Pada Perencanaan Penggunaan Tracer (outguide)
Pada Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSUD Kebumen
a.
Meningkatkan sarana dan
prasarana di tempat penyimpanan rekam medis
Dari segi sarana dan prasarananya seperti
ruangan diperluas supaya petugas agar leluasa dalam bekerja, memperbaiki dan
menambah fasilitas yang mendukung. Perlengkapan utama dari tempat penyimpanan
adalah rak penyimpanan. Didalam memilih atau menentukan rak penyimpanan atau
almari dokumen rekam medis juga harus memperhatikan struktur atau bentuk folder
dari dokumen rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun lebar
dokumen rekam medis.
Selain itu untuk di sediakannya prasarana
yang mendukung untuk penggunaan tracer (outguide) atau petunjuk keluar dalam
penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Tracer yang merupakan alat pengganti
dokumen rekam medis yang sedang dipinjam oleh pihak pasien atau petugas
keshatan sebaiknya mempunyai warna yang berbeda dengan dokumen rekam medis
pasien, agar supaya dapat lebih mudah diketahui keberadaanya.
b.
Memperbaiki kinerja petugas.
Petugas yang dalam menjalani tugasnya
harus ditingkatkan lagi. Dalam menyimpan berkas rekam medis agar tidak salah
dalam menempatkan letaknya sehingga rekam medis tidak terselip pada rak
penyimpanan yang lain. Sarana pelayanan kesehatan wajib melakukan pembinaan terhadap petugas rekam
medis untuk meningkatkan keterampilan sesuai dengan Permenkes no.749 tahun 1989
pasal 18. Pihak rumah sakit umum kebumen dapat memberikan pelatihan dan diklat
kepada tenaga-tenaga rekam medis yang sudah ada, agar tenaga rekam medis yang
ada menjadi lebih kompeten.
Tenaga
rekam medis sesuai kompetensinya diatur dalam kepmenkes nomor 377 tahun 2007.
Dengan tenaga yang kompeten maka hasil kinerja yang diharapkan akan lebih baik.
Selain itu petugas yang kompeten juga mengetahui hanya petugas rekam medis yang
menangani penyimpanan dan pengambilan rekam medis, pengecualian diberikan
kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore hari dan malam hari. Untuk
petugas yang tidak mempunyai latar belakang rekam medis, sarana pelayanan
kesehatan dapat melakukan pelatihan internal supaya petugas lebih kompeten pada
bidang rekam medis.
c.
Membuat peraturan tentang
adanya prosedur tetap penggunaan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar pada
tempat penyimpanan dokumen rekam medis.
Untuk
mengatasi permasalahan ini pimpinan sarana pelayanan kesehatan sebaiknya
melakukan peraturan tentang prosedur penggunaan tracer (outguide) atau petunjuk
keluar agar kinerja yang dihasilkan pada tempat
penyimpanan rekam medis lebih efektif dan berkualitas maka petugas harus
mengikuti prosedur yang berlaku. Apabila prosedur tidak dijalani maka petugas
diberi teguran atau sanksi.
Dengan adanya peraturan tentang prosedur
penggunaan tracer atau petunjuk keluar dokumen rekam medis supaya mutu
pelayanan rekam medis pada unit penyimpanan dokumen rekam medis terjamin maka
petugas dalam melayani seperti kecepatan dan ketepatan dalam mencari dokumen
rekam medis pasien dan menyediakan dokumen rekam medis sampai ke pasien harus
menyesuaikan waktu ideal yang telah ditentukan.
d.
Mengajukan anggaran untuk biaya
pembuatan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar dokumen Rekam Medis.
Pengajuan anggaran untuk biaya
pembuatan tracer atau petunjuk keluar di tempat penyimpanan rekam medis RSUD
Kebumen akan di proses oleh pemerintah daerah karena rumah sakit RSUD Kebumen
merupakan rumah sakit milik pemerintah daerah. Semua anggaran yang dikeluarkan
akan disetujui oleh pengelolaan daerah. Biaya merupakan faktor terpenting untuk
kelancaran dalam suatu kegiatan.
Untuk membuat tracer atau petunjuk
keluar membutuhkan biaya yang cukup dan biaya juga sangat mempengaruhi proses
kelancaran dalam pembuatannya. Apabila biaya sudah ada maka tracer akan dibuat
dan akan dicetak lalu siap digunakan pada tempat penyimpanan dokumen rekam
medis. Karena penggunaan tracer sangat dibutuhkan pada tempat penyimpanan,
dengan adanya tracer petugas akan lebih mudah mengetahui keberadaan dokumen
rekam medis pasien.
BAB IV
PENUTUP
4.1.Kesimpulan
Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan selama satu bulan mulai
tanggal 01 Desember 2014 sampai dengan tanggal 30 Desember 2014 di unit Tempat
Penyimpanan rekam medis RSUD Kebumen maka dapat disimpulkan sebagai
berikut :
a. Secara menyeluruh pada tempat penyimpanan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan maupun rawat inap masih dikatakan belum
sesuai dengan standar fasilitas penyimpanan yang ada di teori Budi (2011).
Menurut Budi (2011) beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis
diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal
untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya ;
(b) alat penyimpan berkas rekam medis,
bisa menggunakan roll o pack, rak terbuka,
dan Filing cabinet ; (c) Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam
medis di rak filing yang dapat
digunakan untuk menelusuri keberadaan rekam medis.
|
c. Faktor – faktor yang menghambat dalam
penggunaan tracer (outguide) pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis pasien
rawat inap maupun rawat jalan adalah : Sarana dan prasarana yang kurang
mendukung, biaya yang belum disediakan, kurangnya pengetahuan petugas
penyimpanan rekam medis yang belum mengetahui tentang pentingnya penggunaan tracer, belum adanya
prosedur tetap penggunaan tracer di RSUD Kebumen.
d. Upaya untuk memecahkan masalah pada perencanaan penggunaan tracer (outguide) pada tempat penyimpanan rekam
medis RSUD Kebumen adalah : meningkatkan sarana dan prasarana di tempat
penyimpanan rekam medis, memperbaiki kinerja petugas, membuat peraturan tentang
adanya prosedur tetap penggunaan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar pada
tempat penyimpanan dokumen rekam medis, mengajukan anggaran untuk biaya
pembuatan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar dokumen Rekam Medis.
2.4. Saran
a) Pelayanan kesehatan perlu
melengkapi diri dengan tempat penyimpanan rekam medis rawat jalan maupun rawat
inap menggunakan tracer (outguide) atau petunjuk keluar untuk pengganti rekam
medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun.
b) Untuk sarana prasarana rekam
medis sebaiknya harus ditambahkan dan dilengkapkan lagi.
c) Sarana pelayanan kesehatan memerlukan peraturan tentang adanya
prosedur tetap penggunaan Tracer (outguide) atau petunjuk keluar pada tempat
penyimpanan dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, Azrul. 1996. Pengantar
Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga, Binarupa Aksara : Jakarta.
Budi Safitri Citra.
2011. Manajemen Unit Rekam Medis, Quantum Sinergis Media : Yogyakarta.
Direktur RSUD Kebumen.
2008. Buku Setandar Operasional Prosedur Rekam Medis RSUD Kebumen. Kebumen.
Departemen Kesehatan
Republik Indonesia. 2002. Pedoman
Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia: Jakarta.
Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga.
Balai Pustaka: Jakarta.
Hatta, Gemala. 2008. Pedoman Manajemen Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Penerbit Universitas Indonesia: Jakarta.
Huffman, Edna K. 1994. Health Information Management.
Physicians Record Company: illinois.
International
Federations of Health Records Organization http://www.ifhro.org
Menteri Kesehatan RI.
2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Departemen Kesehatan RI:
Jakarta.
Notoatmodjo, S. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi
Cetakan Kedua. Rineka Cipta: Jakarta.
Prihartono, K. 2012. Administrasi,Organisasi,dan Manajemen.
CV. Andi Offset: Yogyakarta.
Peraturan Daerah No.86
Tentang Rincian Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja RSUD Kebumen.
World
Health Organization. 2002. Medical
Records Manual: A Guide for Developing Countries. Geneva: WHO.
Http : // id.
m.wikipedia.org / wiki / Rumah – sakit, [Selasa, tanggal 13 Januari 2015, pukul 15.00 WIB].
Tidak ada komentar:
Posting Komentar