IMPLEMENTASI SISTEM ASSEMBLING BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT
INAP DI RSKIA WISMA RUKTI KEBUMEN
Disusun
Oleh :
ELIZABETH YUNITA SIAHAAN
NPM. 12.304.008
Pembimbing/ Penguji:
H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H (Kes)
Politeknik Dharma Patria Kebumen
Program Studi Teknik Elektro Rekam Medis Kesehatan
2015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Rumah sakit didirikan dan
diselenggarakan dengan tujuan memberikan pelayanan kesehatan dalam bentuk
asuhan keperawatan, tindakan medis, diagnostik, serta upaya rehabilitasi dalam
memenuhi kebutuhan pasien.
Rumah sakit menjadi salah satu
sarana pelayanan umum yang mudah ditemukan di kota besar saat ini. Dalam
penyelenggaraannya, mereka berlomba-lomba untuk meningkatkan mutu pelayanan
guna mendapatkan pasien sesuai dengan yang telah ditargetkan sebelumnya. Mutu
pelayanan yang harus ditingkatkan dalam hal ini bukan hanya dari aspek pelayan medisnya
saja, tetapi dalam aspek non medis pun mereka berlomba-lomba memberikan yang terbaik
kepada pelanggan (pasien). Aspek non medis yang dimaksud dapat berupa keramahan
petugas, kenyamanan, keamanan, kecepatan, ketepatan, dan keakuratan pelayanan
yang diberikan.
Sesuai
dengan perkembangan dunia kesehatan, pemerintah mengharapkan agar setiap rumah
sakit dapat menyelenggarakan kegiatan rekam medis. Pernyataan ini ditegaskan
dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis. Hal ini bertujuan agar segala kegiatan yang dilakukan oleh petugas
kesehatan baik dokter ataupun dokter gigi wajib dibuat atau direkam dalam suatu
catatan medis yang dinamakan “Rekam Medis”.
Yang termasuk dalam proses pengelolaan
rekam medis di sini salah satunya adalah sistem pengolahan rekam medis, dimana
sistem assembling termasuk di dalamnya. Proses assembling
adalah perakitan dokumen
rekam medis dengan menganalisis kelengkapan berkas rekam medis. Pendapat lain assembling
adalah pengorganisasian formulir yang menggambarkan siapa, apa, kapan dan
bagaimana dalam hal pelayanan kesehatan pasien yang merupakan bukti tertulis tentang
dokumen resmi rumah sakit secara kronologis.
Berdasarkan hasil pengamatan selama
Praktek Kerja Lapangan yang penulis lakukan di RSKIA Wisma Rukti Kebumen
khususnya pada Unit Rekam Medis, bahwa masih ada permasalahan dan kekurangan
yang terdapat di Unit Rekam Medis yang belum terselesaikan, seperti belum terlaksananya
kegiatan sensus harian, pengembalian
berkas rekam medis pasien dari unit rawat inap ke petugas assembling yang
belum berjalan sesuai dengan standar prosedur operasional, belum adanya standar
prosedur operasional mengenai cara penyusunan dan urutan formulir
berkas rekam medis sesuai dengan nomor/kode lampiran, masih banyaknya berkas
rekam medis pasien rawat inap yang tidak lengkap, pengembalian dokumen rekam
medis pasien rawat inap yang terlalu lama ( lebih dari 2X24 jam), dan kurangnya
tenaga rekam medis. Dengan masih ada nya permasalahan dan
kekurangan di Unit Rekam Medis RSKIA Wisma Rukti Kebumen maka dapat
mengakibatkan terganggunya mutu pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit dan
terhambatnya pekerjaan yang dilakukan oleh para petugas.
Oleh karena itu
dengan dilatar belakangi beberapa uraian diatas maka penulis tertarik untuk
mengambil judul :“Implementasi
Sistem Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSKIA Wisma Rukti
Kebumen“.
1.2. Pokok Permasalahan
Berdasarkan latar belakang
yang diuraikan diatas, maka penulis mengidentifikasi masalah-masalah yang
terjadi dan bagaimana implementasi sistem assembling berkas rekam medis
pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen selama periode waktu bulan
November 2014, serta kendala apa saja yang dihadapi dalam menjalankan proses
atau sistem assembling tersebut.
1.3. Pertanyaan Peneliti
a.
Bagaimana implementasi sistem assembling berkas
rekam medis pasien rawat inap yang terselenggara di RSKIA Wisma Rukti
Kebumen?
b.
Kendala apa saja yang dihadapi dalam
menjalankan sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di
RSKIA Wisma Rukti Kebumen?
c.
Upaya – upaya apa saja yang ditempuh pihak
RSKIA Wisma Rukti Kebumen dalam menangani kendala-kendala tersebut?
1.4.
Tujuan
dan Manfaat Penelitian
1.4.1.
Tujuan
Penulisan
a. Tujuan Umum
Untuk
mengetahui lebih jelas bagaimana proses atau sistem assembling
berkas rekam medis pasien rawat inap.
b.
Tujuan Khusus
1)
Menjelaskan sistem assembling
berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
2)
Mengetahui kendala - kendala yang
ada dalam sistem assembling berkas
rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
3)
Untuk mengetahui upaya-upaya atau
cara yang ditempuh dalam meminimalisasi masalah - masalah yang terjadi pada
proses assembling berkas rekam medis pasien rawat
inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
1.4.2.
Manfaat
Penelitian
a.
Manfaat Untuk Penulis
Memperoleh
pengetahuan, gambaran serta wawasan guna
mengembangkan ilmu pengetahuan yang telah dimiliki dan dipelajari selama duduk di
bangku perkuliahan.
b.
Manfaat Untuk Instansi
Menjadi
bahan masukan tentang rekam medis sehingga dapat menjadi solusi yang tepat dan
juga sebagai wacana baru kepada petugas rekam medis agar lebih mewujudkan
terciptanya tertib administrasi serta terjaganya kerahasiaan data rekam medis
pasien sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) terutama mengenai sistem assembling
berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
c. Untuk
Akademik
Sebagai bahan literatur bagi akademik untuk pengembangan dan penyesuaian
laporan praktek yang ada, dan sebagai bahan pedoman dalam pembuatan laporan
praktek selanjutnya.
1.5. Ruang Lingkup dan Batasan Masalah
Penulis menyadari bahwa permasalahan yang terjadi di RSKIA
Wisma Rukti sangat kompleks, serta penulis memiliki keterbatasan waktu dan
kemampuan. Oleh karena itu penulis membatasi penulisan ini hanya terfokus pada
“Sistem Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSKIA Wisma
Rukti Kebumen” yang terjadi pada periode waktu bulan November 2014.
1.6. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara
alamiah untuk memperoleh data dengan kegunaan dan tujuan tertentu. Metode
penelitian yang digunakan dalam penyusunan laporan semester ini adalah
menggunakan metode penelitian dekriptif, dimana metode penelitian yang
digunakan bertujuan menggambarkan secara tepat sifat-sifat suatu individu,
keadaan, gejala, atau kelompok tertentu. Dalam penelitian ini akan digambarkan
bagaimana implementasi sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat
inap yang ada di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
Untuk mencapai tujuan
penelitian dibutuhkan data yang diperoleh dari penelitian, yang terdiri dari:
a. Data Primer
Data primer adalah
data yang diperoleh langsung dari sumber pertama, yaitu dengan mengadakan tanya
jawab dengan pihak-pihak yang terkait dengan penelitian ini. Dalam penelitian
ini, data primer akan diperoleh melalui wawancara dengan narasumber penulis dan
juga hasil penelitian lapangan.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah
data yang diperoleh berdasarkan studi kepustakaan dengan cara mengumpulkan dan
mempelajari bahan penelitian yang berupa buku-buku, peraturan
perundang-undangan, makalah- makalah, serta internet yang berkaitan dengan
materi penelitian.
Teknik
pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini yaitu:
a. Observasi
Observasi
adalah metode pengumpulan data atau fakta yang cukup efektif dengan cara
melakukan pengamatan dan pencatatan dengan peninjauan langsung ke lapangan atau
lokasi yang bersangkutan untuk memperoleh informasi yang diperlukan sebagai
bahan penelitian serta secara langsung berpartisipasi dalam penataan rekam
medis di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
b.
Wawancara
Wawancara
adalah metode penelitian yang dilakukan dengan melakukan pertanyaan atau tanya
jawab dengan secara langsung kepada narasumber yang terkait secara langsung
dengan pengelolaan rekam medis di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
c.
Studi Kepustakaan
Studi
kepustakaan adalah metode penelitian yang dilakukan dengan cara mempelajari
sumber-sumber referensi baik berupa buku, artikel, maupun peraturan perundang-undangan
yang berhubungan dengan masalah penelitian ini.
1.7. Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan selama 25
hari, mulai tanggal 15 Oktober 2014 sampai dengan tanggal 17 November 2014,
mulai jam 07.00 WIB sampai dengan jam 14.00 WIB. Tempat pelaksanaan penelitian
ini tepatnya di Bagian Rekam Medis RSKIA Wisma Rukti Kebumen. Selama waktu 25
hari tersebut, peneliti sudah cukup dalam mengumpulkan data untuk menyusun Laporan
Semester sebagai syarat untuk mengikuti Tugas Akhir.
1.8. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan laporan
semester ini sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi
tentang latar belakang masalah mengenai pengertian, tujuan, manfaat, dan fungsi
assembling dalam sistem pengolahan rekam medis, pokok
permasalahan, pertanyaan penelitian,
tujuan dan manfaat penelitian, ruang
lingkup dan batasan masalah, metode penelitian, waktu dan tempat penelitian, serta
sistematika penulisan.
BAB II KERANGKA
BERPIKIR DAN METODOLOGI PENELITIAN
Berisi tentang dan teori-teori yang digunakan penulis dalam
menyusun Laporan Semester ini, dan diperkuat dengan hasil penelitian yang
dilakukan penulis selama menjalani Praktek Kerja Lapangan di RSKIA Wisma Rukti
Kebumen. Adapun teori-teori yang digunakan antara lain adalah teori tentang
sistem, dan teori tentang pelaksanaan sistem assembling berkas rekam
medis pasien rawat inap.
BAB III IMPLEMENTASI SISTEM ASSEMBLING BERKAS
REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP DI RSKIA WISMA RUKTI KEBUMEN
Berisi tentang gambaran
umum RSKIA Wisma Rukti Kebumen, visi
misi, struktur organisasi, pokok dari penelitian tentang penerapan
sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap
di RSKIA Wisma Rukti Kebumen serta permasalahan yang timbul dan upaya pemecahan
masalah.
BAB IV PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan dan saran –
saran sehingga Laporan Semester ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan
harapan dapat diaplikasikan di dunia pekerjaan.
BAB II
KERANGKA BERPIKIR DAN METODOLOGI PENELITIAN
4. Bila dokumen rekam
medis tidak lengkap, selanjutnya mencatat ketidak lengkapannya ke dalam kertas
kecil yang kemudian ditempelkan pada bagian depan berkas rekam medis untuk
dilengkapi oleh perawat / petugas yang bersangkutan. Menggunakan buku ekspedisi
dan pengembalian berkas tersebut maksimal 2x24 jam.
BAB III
IMPLEMENTASI SISTEM
ASSEMBLING BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP DI RSKIA WISMA RUKTI KEBUMEN
3.1. Gambaran Umum RSKIA Wisma Rukti Kebumen
Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak (RSKIA) Wisma Rukti Kebumen
lahir pada tanggal 28 Februari 1968. Berawal dari kegiatan sosial yang dikelola
oleh ibu-ibu PWKI di Jl.Pemuda No.53 Kebumen, kemudian menjadi sebuah Balai
Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA) lalu bergabung menjadi bagian dari Yayasan
Kristen untuk Kesehatan Umum (YAKKUM).
Pada tahun 1974, BKIA Wisma Rukti pindah ke lokasi sekarang
di Jalan Pemuda No.75. Bekerjasama dengan beberapa dokter tamu baik Dokter Umum, Spesialis, Kebidanan
dan penyakit kandungan serta Spesialis Anak, BKIA Wisma Rukti secara bertahap melengkapi
diri untuk melayani masyarakat umum tanpa memandang suku , agama , ras atau
golongan.
Fasilitas Rawat Jalan dan Rawat Inap terus dilengkapi, dan
pada bulan April 2001, BKIA Wisma Rukti resmi berubah menjadi Balai
Pengobatan-Rumah Bersalin (BP-RB). Pada tanggal 1 juli 2006, terbit SK pengurus
YAKKUM tentang Team Pengembangan BP-RB Wisma Rukti yang bertugas mewujudkan
bangunan fisik area Rawat Inap 2 (dua) lantai dan Instalasi Pengolahan Air
Limbah (IPAL).
Tanggal 14 April 2007, terbit SK
sebagai Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak ( RSKIA ), 4 Agustus 2010 Ijin
Operasional Sementara dan 10 Januari 2012 terbit Ijin Operasional Tetap oleh
Bupati Kebumen. Mengikuti dilaksanakannya survey akreditasi oleh tim Komisi
Akreditasi Rumah Sakit ( KARS ) dan pada tanggal 29 juni 2012 lulus Akreditasi
tingkat Dasar dengan Nomor: KARS-SERT/853/VI/2012, yang berlaku
29 Juni 2012 s/d 29 Juni 2015. Saat ini RSKIA Wisma Rukti sedang dalam proses penetapan kelas
RS Khusus Ibu dan Anak, dan telah divisitasi dari Dinas Kesehatan Propinsi dan
Kementrian Kesehatan pada tgl 5 Juli 2013. Proses pemenuhan persyaratan dan feed back dari kunjungan tersebut
masih terus berjalan hingga saat ini.
Pada
bulan Januari 2013, Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) dan area Rawat
Inap lantai dasar selesai
dibangun dan siap untuk dioperasionalkan. Dengan demikian RSKIA Wisma Rukti siap
melayani pasien Rawat Inap khususnya Ibu dan Anak baik kasus kebidanan dan
penyakit kandungan maupun penyakit umum.
Fasilitas Pelayanan RSKIA Wisma Rukti
antara lain :
a.
Instalasi
Gawat Darurat (IGD) RSKIA Wisma Rukti yang siap melayani 24 jam untuk kasus
kedaruratan umum yang juga dilengkapi dengan mobil ambulan.
b.
Klinik
Umum melayani kasus penyakit umum setiap hari non stop mulai jam 08.00 s/d jam
21.00.
c.
Klinik
Spesialis Kebidanan dan Penyakit Kandungan dilayani oleh Dokter Spesialis
Obsgyn.
d.
Klinik
Spesialis Anak dilayani oleh seorang Dokter Spesialis Anak berdasarkan
perjanjian waktu.
e.
Klinik
Bersalin 24 jam melayani kasus Persalinan Normal maupun bermasalah antara lain
melalui Sectio Caesaria.
f.
Klinik
KIA-KB dilayani tiap hari jam 08.00 s/d 21.00 oleh Bidan dengan berbagai
pelayanan antara lain :
1)
Pemeriksaan
Kehamilan
2)
Konsultasi
Kebidanan
3)
Keluarga Berencana (KB)
4)
Senam
Hamil dan Hypno-birthing (sesuai
perjanjian)
5)
Pemijatan
Bayi
6)
Imunisasi
setiap hari Rabu ( terjadwal )
7)
Konseling Gizi Ibu dan Anak
8)
Pemeriksaan
Pap-Smear
g.
Kamar
Bedah Khusus kasus Kebidanan dan Penyakit Kandungan siap mendukung proses
persalinan yang mengalami hambatan serta kasus-kasus kebidanan yang lain.
h.
Instalasi
Laboratorium Klinik merupakan instalasi penunjang yang dilayani oleh seorang
Analis Kesehatan
i.
Instalasi
Rawat Inap melayani kasus-kasus Kebidanan serta kasus-kasus Penyakit Umum.
3.1.1.
Visi, Misi dan Motto RSKIA Wisma Rukti Kebumen
Dalam
rangka menjalankan tugas dan fungsinya dalam pelayanan kesehatan yang baik dan
seiring dengan perkembangan teknologi RSKIA Wisma Rukti Kebumen telah
menetapkan visi dan misi serta motonya.
A. Visi
“Rumah Sakit Khusus Ibu dan
Anak yang memberikan pelayanan
berdasarkan kasih, dinamis, professional dan menjadi pilihan masyarakat”.
B. Misi
a. Mengembangkan
pelayanan yang bermutu, dinamis, penuh kasih.
b. Memberikan pelayanan
terjangkau sehingga menjadi pilihan.
c. Mewujudkan
penyembuhan yang mengutuhkan.
C. Motto
“ Kepercayaan dan kepuasan anda
adalah kebahagiaan kami “
Artinya : Segala sesuatu yang
dikerjakan oleh seluruh unit pelayanan RSKIA Wisma Rukti, akan membuat bahagia
jika pasien, keluarga pasien dan pengunjung puas dan percaya kepada pelayanan
RSKIA Wisma Rukti.
3.1.2.
Struktur Organisasi Rekam Medis di RSKIA Wisma Rukti Kebumen
Berdasarkan
SK Direktur RSKIA “WISMA RUKTI” Kebumen No.05
/WR/RM/SK.DIR/III/2012 tentang struktur Organisasi Sub Seksi Rekam Medis
Periode 2012 – 2014.
Gambar
: 2.1 Struktur Organisasi Rekam Medis
Sumber
: Bagan Struktur Organisasi RSKIA Wisma Rukti dan
BPPRM RSKIA Wisma
Rukti Kebumen
Adapun uraian tugasnya sebagai
berikut :
A.
Direktur
Kepala atau pimpinan suatu rumah
sakit yang berwenang mengatur segala kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan
rumah sakit guna meningkatkan pelayanan rumah sakit.
Uraian Tugas :
1)
Menyusun rencana strategis dengan
melibatkan seluruh mitra kerja setempat, dan menyampaikan kepada pengurus
Yayasan Kristen untuk Kesehatan Umum (YAKKUM) untuk mendapatkan pengesahan.
2)
Menyusun program kerja anggaran
tahunan unit kerja berdasarkan rencana strategis tersebut dan menyampaikan
kepada pengurus YAKKUM untuk mendapatkan pengesahan.
3)
Memimpin pengelolaan, pendayagunaan
dan mengembangkan unit kerja sesuai dengan rencana strategis dan program kerja
yang telah disahkan oleh pengurus.
4)
Memimpin manajemen unit kerja dengan
melakukan komunikasi, koordinasi kerjasama dan konsolidasi dengan semua pihak
terkait dengan pelaksanaan tugas tanggung jawab jabatannya.
5)
Melaksanakan bebagai keputusan yang
menyangkut unit kerja yang diputuskan oleh pengurus YAKKUM, rapat kerja
Pemimpin Unit Kerja dan keputusan lain.
6)
Memberikan laporan kinerja manajemen
keuangan dan pelayanan usaha peningkatan kesehatan masyarakat/ UPKM secara
periodik kepada pengurus YAKKUM.
B. Kepala
Seksi Penunjang Medik
Adalah kepala atau pimpinan yang
membawahi beberapa Kepala Instalasi (Kepala Instalasi Rekam Medik, Kepala
Instalasi Farmasi, Kepala Instalasi Laboratorium dan Kepala Instalasi Gizi).
Uraian
Tugas :
1.
Ikut berperan dalam penyusunan
rencana strategi penunjang pelayanan medik.
2.
Menyusun program kerja tahunan seksi
penunjang pelayanan medik.
3.
Menyusun standar SDM dan rencana
kebutuhan SDM penunjang pelayanan RSKIA Wisma Rukti.
4.
Menyusun protap atau kebijakan yang
terkait dengan tugas seksi penunjang pelayanan medik untuk dilaksanakan sebagai
pedoman kerja kepala instalasi dan melakukan pembinaan karyawan atau staf seksi
penunjang pelayanan medik.
5.
Melakukan evaluasi, analisa dan
membuat laporan atas pelaksanaan program kerja tahunan.
C. Kepala Sub
Seksi Rekam Medis
Kepala Sub Seksi Rekam Medis
merupakan jabatan strategis dalam pengelolaan rumah sakit, khususnya dalam
aspek penyelenggaraan pelayanan berkas rekam medis dan pelaporan hasil kegiatan
pelayanan medis.
Uraian Tugas :
1. Mengawasi
dan bertanggung jawab
terhadap semua kegiatan di bagian rekam
medis, agar dapat terselenggara dengan baik.
2. Mengawasi dan
bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin, kebersihan, keamanan dan kelancaran
tugas di bagian rekam medis.
3. Melaksanakan
pembinaan petugas di bagian rekam medis sehingga terjalin kerja sama yang baik,
semangat kerja yang tinggi, ketrampilan petugas yang memadai dan loyal terhadap
rumah sakit.
4. Menyusun dan
melaksanakan program pendidikan / pelatihan bagi petugas bagian rekam medis sehingga lebih terampil dan
menguasai bidang tugasnya.
5. Mengadakan
koordinasi dengan bagian lain yang terkait untuk kelancaran tugas di
bagian rekam medis dan bagian yang lain.
6. Mengatur, mengawasi
dan bertanggung jawab terhadap semua peralatan dan sarana yang ada di bagian
rekam medis agar selalu dalam keadaan terawat dan siap pakai.
7. Mengadakan / memimpin rapat di bagian rekam medis.
8. Membuat uraian tugas bagi
masing-masing petugas di bagian rekam medis.
9. Menyusun program kerja rekam medis dalam rangka melengkapi penyusunan
renstra rumah sakit.
10. Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk menunjang
kelancaran tugas di bagian rekam medis.
11. Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran & gudang RM. membuat
jadwal dinas.
12. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan di bagian rekam
medis.
13. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah
sakit.Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit.
14. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan di
lingkungan kerja bagian rekam medis
dan gudang rekam medis
D. Bagian Pendaftaran Pasien
Jabatan koordinator pendaftaran
merupakan jabatan yang penuh tanggung jawab, di samping harus bisa
mengkoordinir petugas yang ada di bawahnya, dia juga harus bisa menciptakan
kinerja yang baik di pendaftaran dalam melayani customer /pelanggan,
pendaftaran merupakan ujung tombak dari sebuah rumah sakit, yang harus bisa
menyambut kedatangan customer dengan ramah, sopan dan rapi.
Uraian Tugas :
1.
Mengawasi semua kegiatan pelayanan
di pendaftaran, meliputi pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.
2.
Bertanggung jawab terhadap
administrasi dan semua kegiatan pelayanan di pendaftaran.
3.
Bertanggung jawab dan memberikan
sosialisasi terhadap kegiatan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di
pendaftaran.
4.
Membuat jadual dan membagi tugas
kepada para pelaksana di TPPRJ, distribusi serta filling rawat jalan.
5.
Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan
keamanan berkas rekam medis di gudang RM. maupun di pendaftaran.
6.
Menyusun
program pemindahan berkas rekam medis dan mengajukan program tersebut ke kepala
bagian rekam medis.
7.
Membuat
laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap.
8.
Mencatat
masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah extern maupun intern dan
mencarikan jalan keluarnya.
9.
Mengikuti
kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau bagian rekam medis.
10.
Menjaga
ketertiban, keamanan dan kebersihan di lingkungan kerja Pendaftaran dan gudang rekam medis.
E. Bagian Pelaporan
Petugas pelaporan
merekap data baik jumlah pasien rawat jalan maupun rawat inap ke Dinas yang
terkait dan ke kantor pusat.
Uraian Tugas :
1.
Bertanggung jawab terhadap
pencatatan, pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data rekam medis rawat
jalan, rawat inap dan unit penunjang, morbiditas dan mortalitas.
2.
Bertanggung jawab dengan kegiatan
pelaporan untuk keperluan departemen kesehatan dan pihak-pihak yang
membutuhkan.
3.
Bertanggung jawab terhadap
keakuratan dan kelengkapan data dan pelaporan.
4.
Bertanggung jawab terhadap
distribusi pelaporan baik ke dalam maupun ke luar rumah sakit.
5.
Memberikan
usulan kepada kepala bidang mengenai perubahan sistem dan prosedur yang
bertujuan untuk kemajuan rekam medis.
6.
Membuat konsep data dan pelaporan.
7.
Bertanggung jawab terhadap
pengumpulan data dalam sistem manajemen mutu di bidang rekam medis.
8.
Membantu tugas-tugas kepala bidang
dalam pelaksanaan harian bila dibutuhkan.
F. Bagian
Perakitan (Assembling)
Seorang perekam medis yang bertugas mengelola dokumen rekam
medis yang belum lengkap.
Uraian tugas :
1. Menerima atau
mengambil berkas rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang dari ruang
perawatan/bangsal.
2. Memeriksa kelengkapan
berkas rekam medis dan menyerahkan berkas rekam medis yang tidak lengkap ke ruang
perawatan untuk dilengkapi.
3. Melepas formulir yang
tidak terpakai dan merakit kembali.
4. Mengurutkan jenis
formulir sesuai nomor formulir
(mengurutkan penyusunan berkas dari RM1 sampai secukupnya).
5. Menyiapkan check
list yang akan digunakan dalam analisis.
6. Memasukkan data yang
tidak lengkap dalam check list.
7. Merekap hasil dari check
list analisis.
8. Melaporkan hasil
analisa kepada Komite Medis melalui Panitia Rekam Medis.
9. Memintakan pengisian
kekuranglengkapan berkas rekam medis kepada dokter, paramedis atau petugas lain
yang berhak mengisi kekurangan tersebut.
10. Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap
ke pelaksana filling.
G. Bagian Coding
atau Pengkodean
Seorang perekam
medis atau yang bertugas mengumpulkan/ memberikan kodifikasi
penyakit pada berkas
RM setelah pasien
keluar hidup atau meninggal rawat
inap dan rawat jalan dan mengindeks kode diagnosa dan kode lain dalam komputer,
dan print out sesuai kebutuhan.
Uraian tugas :
1. Petugas kodifikasi menyiapkan RM yang akan
dikodifikasi (coding).
2. Petugas kodifikasi melihat kelengkapan
Diagnosis dan tindakan pembedahan yang ada dilembar RM.1 dan resum.
3. Pastikan nomor kode yang akan dipilih.
4. Petugas kode memberi kode penyakit pada kolom
Diagnosis yang sudah tersedia dengan berpedoman pada ICD-10, dan juga memberikan
suatu kode tindakan
pembedahan/atau lainnya sesuai dengan
buku petunjuk.
5. Setelah selesai diberi kode kemudian
memasukkan ke dalam daftar tabulasi penyakit atau entry ke komputer
(komputeriasi).
6. Menghubungi atau meminta kelengkapan
kekurangan pengisian rekam medis pada dokter/paramedis yang menangani (diagnosa,
sebab kematian, kekurangan tanda tangan, laporan operasi, tanda tangan dsb).
H.
Bagian Filling atau
Penyimpanan
Seorang perekam medis atau petugas yang bertugas
mengambil berkas rekam medis dari rak penyimpanan dan
mendistribusikan ke masing-masing klinik.
Uraian
tugas :
1.
Apabila ada pasien lama / kunjungan
lama, petugas mengambil berkas RM dari rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medis pasien, mengantar berkas rekam medis ke unit pelayanan poliklinik.
2.
Mengambil berkas rekam medis dari
poliklinik setelah selesai pemeriksaan.
3.
Mengelompokkan
rekam medis sesuai kelompok nomor rekam medisnya.
4.
Memasukkan
kembali berkas RM yang telah selesai dikodifikasi/ yang dipinjam
ke dalam rak penyimpanan semula
sesuai nomor rekam
medisnya.
3.1.3.
Unit Kerja Terkait di RSKIA Wisma Rukti Kebumen
A. Bagian IRJ ( Instalasi Rawat Jalan )
Pengertian dari Instalasi Rawat Jalan (IRJ) adalah unit pelayanan
keperawatan yang mempunyai tugas dan fungsi menyediakan fasilitas terhadap
penyelenggaraan kegiatan pelayanan poliklinik rawat jalan.
B. Bagian IRI (Instalasi Rawat
Inap)
Pengertian dari Instalasi Rawat Inap (IRI) adalah unit pelayanan
keperawatan yang mempunyai tugas dan fungsi
C. Bagian Instalasi Penunjang
Pengertian dari Instalasi penunjang adalah suatu unit pelayanan yang
menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan pemeliharaan sarana, menyediakan
semua fasilitas dan kebutuhan untuk menyelenggarkan kegiatan pemeliharaan dan
perbaikan sarana rumah sakit.
D. Bagian Instalasi Rekam
Medik
Pengertian bagian rekam medik adalah
suatu bagian yang menyelenggarakan kegiatan rekam medik secara keseluruhan
serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh direktur sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
3.2. Prosedur dan Alur Assembling Berkas Rekam Medis pasien Rawat
Inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen
Berdasarkan Standar Prosedur Operasional (SPO) Rekam Medis yang berlaku
di RSKIA Wisma Rukti Kebumen, pengertian Assembling adalah kegiatan
penyusunan lembaran-lembaran rekam medis pasien secara kronologis menjadi satu
kesatuan berkas RM (berdasarkan urutan kode formulir RM).
Tujuannya adalah :
1)
Riwayat
kesehatan pasien dalam rekam medis tersusun rapi sehingga informasi yang
dibutuhkan mudah ditemukan.
2)
Menemukan
ketidakterisian item-item tertentu dari berkas rekam medis sebagai dasar
meminta kelengkapan kepada pihak tenaga kesehatan yang bertanggung jawab.
Kebijakan yang berlaku dalam sistem assembling
atau perakitan berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen
adalah:
1) Setiap berkas rekam
medis pasien selesai pelayanan harus segera dirakit (di-assembling)
sebelum menjalani proses berikutnya maupun digunakan untuk berbagai keperluan.
2) Rekam medis harus
lengkap terisi setelah pasien mendapat pelayanan medis dalam waktu 1X 24 jam.
3.2.1. Prosedur Assembling di RSKIA Wisma Rukti
Kebumen
Prosedur tetap perakitan (assembling) berkas rekam medis pasien
rawat inap yang berlaku di RSKIA Wisma Rukti tertulis dalam Standar Prosedur
Operasional (SPO) dengan nomor dokumen 002/SPO-RM/WR/V/2012, di antaranya
adalah :
1)
Menyiapkan
perlengkapan perakitan (assembling) seperti: daftar urutan formulir RM,
ATK, Perforator, Folder RM, lem)
2)
Menyusun
formulir demi formulir sesuai dengan urutan kode formulirnya atau menurut
urutan penggunaannya.
3)
Berkas
rekam medis yang telah disusun urut dan lengkap, kemudian dijadikan satu folder
dengan penjepit.
4)
Bila
ditemukan isi formulir yang kurang lengkap, dibuat slip ketidaklengkapan RM.
5)
RM
yang belum lengkap setelah diberi slip ketidaklengkapan RM, dikirimkan ke
dokter atau tenaga kesehatan yang bertanggung jawab mengisi.
6)
Bila
ada surat rujukan, Rekam Medis diberikan kepada petugas SKM/ Rujukan.
7)
Berkas
rekam medis rawat inap yang sudah dirakit dan lengkap diserahkan kepada petugas
pengkodean/koding.
Berkas rekam
medis rawat inap yang digunakan dalam sistem assembling di RSKIA Wisma
Rukti Kebumen antara lain;
A. Berkas rekam medis pasien umum dewasa:
1)
Identitas
pasien
2)
Persetujuan
rawat inap
3)
Anamnesis
4)
Pantauan
perkembangan penyakit dan terapi
5)
Catatan
koordinasi pelayanan holistik
6)
Grafik
7)
Pengkajian
keperawatan bedah dan dalam
8)
Persetujuan
tindakan medik
9)
Hasil
pemeriksaan laboratorium
10)
Hasil
pemeriksaan EKG
11)
Hasil
pemeriksaan Radiologi
12)
Tindakan
keperawatan
13)
Catatan
tindakan keperawatan
14)
Resume
keperawatan
15)
Resume
medis pasien rawat inap
16)
Status
observasi
17)
Daftar
pemakaian obat
B.
Berkas rekam medis pasien umum anak:
1) Identitas pasien
2) Persetujuan rawat inap
3) Anamnesis
4) Pantauan perkembangan penyakit dan terapi
5) Catatan koordinasi pelayanan holistik
6) Grafik
7) Pengkajian keperawatan anak
8) Persetujuan tindakan medik
9) Hasil pemeriksaan laboratorium
10) Hasil pemeriksaan Radiologi
11) Tindakan keperawatan
12) Catatan tindakan keperawatan
13) Resume keperawatan
14) Resume medis pasien rawat inap
15) Status observasi
16) Daftar pemakaian obat
C.
Berkas rekam medis pasien bayi baru lahir:
1)
Identitas pasien
2)
Catatan koordinasi pelayanan holistik
3)
Grafik
4)
Identifikasi bayi
5)
Tindakan keperawatan
D.
Berkas rekam medis pasien kebidanan:
1) Identitas pasien
2) Persetujuan rawat inap
3) Catatan koordinasi pelayanan holistik
4) Grafik
5) Pengkajian asuhan kebidanan dan kandungan
6) Persetujuan tindakan medik
7) Asuhan kebidanan dengan SOAP
8) Partograf
9) Laporan persalinan
10) Laporan pengawasan 10 di kamar bersalin
11) Observasi kala IV persalinan
12) Resume medis pasien rawat inap
13) Hasil pemeriksaan Laboratorium
14) Daftar pemakaian obat
E.
Berkas rekam medis pasien kebidanan dengan operasi caesar
1) Identitas pasien
2) Persetujuan rawat inap
3) Catatan koordinasi pelayanan holistik
4) Grafik
5) Pengkajian asuhan kebidanan dan kandungan
6) Persetujuan tindakan medik
7) Asuhan kebidanan dengan SOAP
8) Laporan persalinan
9) Surat pernyataan operasi caesar
10) Format intra operasi
11) Daftar pengecekan persiapan operasi
12) Laporan anestesia
13) Laporan pengawasan 10 di kamar bersalin
14) Observasi kala IV persalinan
15) Resume medis pasien rawat inap
16) Hasil pemeriksaan Laboratorium
17) Daftar pemakaian obat
F.
Berkas rekam medis pasien curretage:
1) Identitas pasien
2) Persetujuan rawat inap
3) Catatan koordinasi pelayanan holistik
4) Grafik
5) Pengkajian asuhan kebidanan dan kandungan
6) Persetujuan tindakan medik
7) Asuhan kebidanan dengan SOAP
8) Laporan operasi dan tindakan
9) Laporan anestesia
10) Resume medis pasien rawat inap
11) Hasil pemeriksaan Laboratorium
12) Daftar pemakaian obat
Unit kerja yang terkait dengan sistem
assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti
Kebumen adalah:
1) Dokter
Dokter adalah seorang staf medik yang
memiliki ijin praktek di bidang kedokteran sebagaimana dimaksud dalam Peraturan
Pemerintah No 32 tahun 1996 tentang staf kesehatan dan yang telah terikat
perjanjian dengan Rumah Sakit dan oleh karenanya diberi kewenangan untuk
melakukan tindakan medis di rumah sakit.
Wewenang:
Melakukan tindakan medis di rumah sakit, termasuk tindakan medis
diagnostik.
2) Tenaga Kesehatan Lainnya
Tenaga
kesehatan lainnya yang dimaksud di sini adalah perawat dan bidan yang diberi
tanggung jawab dan wewenang dalam mengatur
dan mengendalikan pelayanan di ruang rawat inap.
Wewenang
a)
Mengatur
dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan di ruang rawat inap.
b)
Membantu
pasien selama dalam pemeriksaan dokter.
c)
Memelihara
buku register dan berkas catatan medik.
d)
Membantu
laporan harian, bulanan, triwulan dan tahunan mengenai pelaksanaan kegiatan
pasien rawat inap.
3) Bagian Rekam Medik
a)
Pengertian bagian rekam medik adalah suatu bagian yang menyelenggarakan
kegiatan rekam medik secara keseluruhan serta melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh direktur sesuai dengan tugas dan fungsinya.
b)
Petugas
Rekam Medik adalah seorang tenaga yang
telah memenuhi persyaratan dan mempunyai tugas melaksanakan fungsi manajemen
rekam medis di RSKIA Wisma Rukti.
Wewenang:
Melaksanakan fungsi manajemen yaitu
merencanakan, memimpin, mengawasi, mengkoordinasikan serta menggerakkan dan
mengevaluasi rekam medik dalam rangka menunjang tercapainya misi Rumah Sakit.
3.2.2. Alur Assembling
Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
Alur
dan batas waktu penyelesaian dokumen RM yang berlaku dalam sistem assembling
berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen adalah:
a)
Setelah pasien keluar rumah sakit,berkas rekam
medis harus segera dikembalikan ke Unit Rekam Medis paling lambat 2x24 jam.
b)
Petugas assembling akan mengecek
kelengkapan berkas RM, kalau ada yang belum lengkap makan akan dikembalikan
kepada dokter atau paramedis yang berwenang untuk mengisi kelengkapan.
c)
Jangka waktu penyelesaian kelengkapan berkas
RM oleh dokter atau paramedis yang berwenang paling lama 14 hari setelah pasien
keluar dari rumah sakit.
d)
Laporan PA harus selesai dalam waktu 30 hari,
kemudian hasil PA disimpan/ arsip di file box di bagian rekam medis.
e)
Segera setelah berkas RM lengkap, selanjutnya
diolah dan yang terakhir diserahkan ke petugas filling untuk disimpan.
Adapun gambar alur sistem assembling
berkas rekam medis pasien rawat inap RSKIA Wisma Rukti dapat dilihat pada
gambar flow chart di bawah ini:
 |
YA TIDAK
Gambar
: 3.1 Flow Chart Alur Sistem Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap
RSKIA Wisma Rukti Kebumen
Sumber
: Data diolah
Dari hasil pengamatan selama
melakukan PKL di RSKIA Wisma Rukti Kebumen, penulis dapat menyimpulkan bahwa
implementasi sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di
RSKIA Wisma Rukti Kebumen sebagian sudah berjalan sesuai dengan ketentuan pelaksanaan
proses assembling berkas rekam medis pasien rawat inap yang diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan
RI no. 269/Menkes/per/III/2008 tentang rekam medis. Namun masih ada beberapa
hal yang belum berjalan sesuai dengan ketentuan pelaksanaan proses assembling
berkas rekam medis pasien rawat inap. Adapun hal-hal yang sudah berjalan
sesuai dengan ketentuan pelaksanaan proses assembling
tersebut adalah:
1. Merakit kembali dan
meneliti formulir/berkas rekam medis pasien rawat inap yang telah diterima dari
unit rawat inap RSKIA Wisma Rukti Kebumen.
2. Hasil penelitian formulir
tersebut dicatat ke dalam kertas kecil untuk mengetahui data-data yang tidak
lengkap.
3. Kertas kecil berisi
catatan berkas rekam medis yang tidak lengkap selanjutnya ditempelkan pada
halaman depan folder dokumen rekam medis, lalu diserahkan ke unit rawat inap
agar dapat segera dilengkapi oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap
kelengkapan isi data rekam medis tersebut.
4. Dalam penyerahan
dokumen rekam medis pasien rawat inap yang belum lengkap pengisiannya dari unit
rekam medis ke unit rawat inap sudah menggunakan buku ekspedisi.
Sedangkan beberapa hal yang masih belum berjalan sesuai dengan ketentuan
pelaksanaan proses assembling, di antaranya adalah:
1. Dokumen rekam medis
pasien rawat inap yang sudah pulang, semestinya diserahkan oleh unit rawat inap
RSKIA Wisma Rukti Kebumen ke bagian rekam medis dengan menggunakan sensus
harian agar jumlah berkas yang diserahkan dapat dicocokkan dengan jumlah pasien
yang tercatat pada sensus harian tersebut. Namun dalam pelaksanaannya, unit
rawat inap RSKIA Wisma Rukti Kebumen menyerahkan dokumen rekam medis pasien
rawat inap yang sudah pulang tanpa menggunakan sensus harian, sehingga bagian
rekam medis tidak dapat mencocokkan jumlah pasien yang tercatat pada sensus
harian tersebut dengan kondisi sebenarnya.
2. Dalam penelitian
terhadap kelengkapan isi data rekam medis pasien rawat inap, unit rekam medis
RSKIA Wisma Rukti Kebumen masih belum menggunakan kartu kendali namun hanya
mencatat pada kertas kecil saja. Fungsi kartu kendali dalam proses assembling
berkas rekam medis pasien rawat inap ini adalah untuk mencatat data rekam medis
guna pengendalian rekam medis tidak lengkap dari pengkodean penyakit, kode operasi,
kode sebab kematian dan kode dokter.
3. Dokumen rekam medis
yang telah lengkap seharusnya diserahkan ke bagian koding/indeksing untuk diberi kode. Namun pada pelaksanaannya,
berkas rekam medis pasien rawat inap yang telah lengkap tersebut langsung
disimpan ke dalam rak penyimpanan dokumen rekam medis.
4. Pengambilan kembali
dokumen rekam medis tidak lengkap yang diserahkan ke unit rawat inap untuk
dilengkapi, sering melebihi waktu 2X24 jam.
3.3. Kendala / Permasalahan
Yang Dihadapi Dalam Sistem Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat
Inap di RSKIA Wisma Rukti
Selama penulis melakukan
Praktek Kerja Lapangan di bagian rekam medik RSKIA Wisma Rukti Kebumen,
ditemukan beberapa permasalahan yang ada dalam proses assembling berkas
rekam medis pasien rawat inap, diantaranya :
1.
Dalam proses pengolahan rekam medis di RSKIA
Wisma Rukti Kebumen, penulis melihat tidak adanya kegiatan sensus harian baik
rawat inap maupun rawat jalan. Sesuai dengan fungsinya, sensus harian rawat
inap digunakan untuk mencatat jumlah pasien rawat inap, sehingga ketika dokumen
rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang diserahkan ke petugas assembling
akan dicocokkan dengan jumlah yang tercatat pada sensus harian tersebut. Dengan
tidak adanya kegiatan sensus harian menyebabkan petugas assembling harus
mengambil sendiri dokumen rekam medis pasien yang sudah pulang ke unit rawat
inap dan petugas tidak dapat mengetahui jumlah pasien rawat inap yang sudah
pulang pada hari itu. Hal ini tentu saja menjadi tidak sesuai dengan SPO nomor
dokumen 002/SPO-RM/WR/V/2012 tentang pengembalian berkas rekam medis pasien
rawat inap, yang salah satu prosedurnya menyebutkan bahwa berkas rekam medis
dari ruang perawatan diantar oleh petugas ruangan ke assembling ditulis
pada buku ekspedisi pengembalian RM.
2.
Belum adanya kartu kendali menyebabkan proses
penelitian terhadap ketidaklengkapan berkas rekam medis pasien rawat inap yang
sudah pulang menjadi kurang terkontrol dengan baik.
3.
Banyak dokumen rekam medis yang tidak lengkap
pengisiannya. Misalnya yang paling sering terjadi adalah tidak adanya tanda
tangan dari dokter yang merawat dan tenaga kesehatan yang bertugas pada saat
pasien dirawat, pengisian lembar partograf pada dokumen rekam medis pasien
partus spontan, lembar resume medis yang sama sekali belum ditulis / diisi.
Dari data yang penulis peroleh sebanyak 26 berkas rekam medis, hanya sebanyak 5
berkas rekam medis yang lengkap dan sisanya sebanyak 21 berkas rekam medis
tidak lengkap. Untuk penghitungan dokumen rekam medis yang tidak lengkap (IMR)
di RSKIA Wisma Rukti Kebumen masih belum berjalan. Dari hasil wawancara yang
penulis lakukan, diperoleh keterangan bahwa ketidaklengkapan dokumen rekam
medis ini juga dikarenakan kesadaran petugas rawat inap untuk segera melengkapi
dokumen rekam medis sebelum berkas tersebut kembali ke unit rekam medis masih
kurang. Petugas rawat inap seringkali menunda-nunda untuk segera mengisi atau
melengkapi dokumen rekam medis tersebut.
4.
Standar waktu 2X24 jam yang telah ditetapkan
RSKIA Wisma Rukti Kebumen untuk mengisi ketidaklengkapan dokumen rekam medis
yang dikembalikan ke petugas yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi
dokumen masih belum berjalan semestinya. Hal ini salah satunya dikarenakan
dokter yang merawat tidak memiliki jadwal praktek tetap di RSKIA Wisma Rukti,
dan tidaknya ada petugas yang mengantar ke tempat dokter yang bersangkutan,
sehingga waktu pengembalian dokumen rekam medis dari unit rawat inap ke bagian
rekam medis relatif lebih lama dan menghambat proses filling.
5.
Masih kurangnya petugas rekam medis yang
bertugas dalam setiap shiftnya ( 2 shift; pagi dan sore masing-masing 1 orang ).
Hal ini menyebabkan petugas rekam medis kerepotan dalam menangani kegiatan
pelayanan di unit rekam medis terutama dalam kegiatan assembling berkas
rekam medis.
6.
Belum dibuatnya Standar Prosedur Operasional
(SPO) pada sistem assembling tentang kegiatan sensus harian, penggunaan
kartu kendali, dan standar yang baku dalam pemberian nomor/kode lampiran pada
penyusunan formulir berkas rekam medis pasien rawat inap, misalnya RM 1, RM 2,
RM 3, dan seterusnya.
3.4. Upaya RSKIA Wisma Rukti Dalam Mengatasi
Kendala/ Permasalahan Yang Ada
Dalam
meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit baik medis maupun non medis, rumah
sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang terbaik terhadap pasien.
Berkaitan dengan peningkatan mutu pelayanan rumah sakit, penyelenggaraan rekam
medis diharapkan mampu menyajikan dokumen atau catatan medis secara cepat,
tepat, lengkap dan akurat. Maka dari itu RSKIA Wisma Rukti Kebumen berupaya
mengatasi kendala-kendala yang ada dalam unit rekam medis, terutama kendala /
permasalahan pada sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat
inap. Adapun upaya yang dilakukan RSKIA Wisma Rukti di antaranya adalah:
1.
Berkaitan dengan belum adanya kegiatan sensus
harian, penggunaan kartu kendali, dan cara penyusunan berkas rekam medis pasien
rawat inap yang benar, maka untuk menyajikan dokumen rekam medis yang rapi dan
lengkap RSKIA Wisma Rukti Kebumen berupaya akan membuat Standar Prosedur
Operasional (SPO) mengenai kegiatan sensus harian, penggunaan kartu kendali,
dan pemberian nomor/kode lampiran pada penyusunan formulir berkas rekam medis
pasien rawat inap sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
Bab II Pasal 3 tentang Rekam Medis.
2.
Banyaknya
dokumen rekam medis yang tidak lengkap milik pasien rawat inap yang sudah pulang
seringkali terjadi dikarenakan petugas rawat inap tidak segera mengisi atau
melengkapi dokumen rekam medis tersebut. Dalam hal ini, petugas rekam medis
RSKIA Wisma Rukti Kebumen sudah seringkali menyampaikan keluhan kepada Kepala
Bagian Keperawatan untuk mengingatkan setiap petugas keperawatan terutama
petugas rawat inap agar segera setelah pasien rawat inap pulang, dokumen rekam
medis dapat langsung diisi dan dilengkapi kekurangannya. Menanggapi keluhan
dari unit rekam medis tersebut, Kepala Bagian Keperawatan melalui breefing
yang diadakan setiap pagi sudah menyampaikan kepada seluruh perawat, terutama
perawat / petugas rawat inap agar dapat meningkatkan kinerja dan kesadaran
untuk tidak menunda-nunda pekerjaan yang pada akhirnya menghambat proses selanjutnya
yang terkait dengan unit kerja lain.
3.
Lambatnya
waktu pengembalian dokumen rekam medis dari unit rawat inap ke unit rekam medis
salah satunya dikarenakan dokter yang merawat tidak memiliki jadwal praktek
tetap di RSKIA Wisma Rukti. Untuk mengatasi masalah ini, petugas rekam medis
mengambil inisiatif menelepon terlebih dahulu dokter yang bersangkutan dan
memberitahukan perihal dokumen rekam medis yang perlu dilengkapi tersebut, lalu
membuat janji dengan dokter apakah dokumen yang belum dilengkapi itu dapat
diisi pada jadwal praktek selanjutnya atau diantar langsung ke rumah /
kediamannya.
4.
Terkait
dengan kurangnya tenaga kerja di unit rekam medis, RSKIA Wisma Rukti saat ini
masih belum dapat menambah jumlah tenaga kerja di unit rekam medis. Hal ini dikarenakan
masih minimnya jumlah kunjungan pasien baik rawat inap maupun rawat jalan di
RSKIA Wisma Rukti Kebumen. Namun jika proses penetapan kelas nanti dapat
berjalan sukses dan RSKIA Wisma Rukti dapat menjalin kerjasama dengan BPJS,
pihak manajemen RSKIA Wisma Rukti Kebumen berjanji akan menambah jumlah tenaga
kerja di unit rekam medis.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan perumusan masalah dan
hasil pengamatan mengenai implementasi sistem assembling berkas rekam
medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen yang telah penulis
lakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1) Penyajian informasi kesehatan yang lengkap dan akurat sangat
menentukan kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit dan pada unit rekam
medis khususnya. Sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap
diadakan untuk menunjang kualitas berkas rekam medis yang disajikan dalam
kegiatan pelayanan kesehatan di rumah sakit dengan cara menyusun berkas rekam
medis secara tepat dan kemudian menganalisis kelengkapan dari berkas rekam
medis tersebut.
2) Kegiatan pengolahan
berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen terutama pada
proses assembling berkas rekam medis pasien rawat inap masih belum
berjalan sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
Bab II Pasal 3 tentang Rekam Medis, di antaranya: belum adanya kegiatan sensus
harian, belum digunakannya kartu kendai, dokumen rekam medis yang telah lengkap
tidak melalui proses koding dan langsung disimpan ke dalam rak penyimpanan
dokumen rekam medis, pengambilan kembali dokumen rekam medis tidak lengkap yang
diserahkan ke unit rawat inap untuk dilengkapi, sering melebihi waktu 2X24 jam.
3) Dalam pelaksanaan
kegiatan assembling berkas rekam medis pasien rawat inap, RSKIA Wisma
Rukti Kebumen masih belum mempunyai Standar Prosedur Operasional mengenai: kegiatan
sensus harian, penggunaan kartu kendali,
pemberian nomor/kode lampiran dan cara penyusunan formulir berkas rekam medis
pasien rawat inap.
4) Dalam mengatasi kendala-kendala yang ada pada
sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap, RSKIA Wisma
Rukti Kebumen melakukan upaya: akan segera membuat Standar Prosedur Operasional
(SPO) mengenai kegiatan sensus harian, penggunaan kartu kendali, dan pemberian
nomor/kode lampiran pada penyusunan formulir berkas rekam medis pasien rawat
inap sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
tentang Rekam Medis, mengadakan breefing yang diadakan setiap pagi
dengan selalu mengingatkan seluruh karyawan agar dapat meningkatkan kinerja dan
kesadaran untuk tidak menunda-nunda pekerjaan yang pada akhirnya menghambat
proses selanjutnya yang terkait dengan unit kerja lain, menjalin komunikasi
yang baik dengan dokter, perihal pengisian dokumen rekam medis yang perlu
dilengkapi, dan RSKIA Wisma Rukti Kebumen berjanji akan menambah jumlah tenaga
kerja khususnya di unit rekam medis.
4.2. Saran
Dari hasil penelitian yang dilakukan
penulis, penulis menyarankan:
1)
Untuk menyajikan dokumen rekam medis yang rapi
dan lengkap, RSKIA Wisma Rukti Kebumen diharapkan dapat melaksanakan kegiatan
assembling berkas rekam medis pasien rawat inap yang sesuai dengan ketentuan
yang terdapat dalam Peraturan
Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
2)
Dalam
melakukan setiap pekerjaan, diperlukan adanya kerjasama yang baik di antara
seluruh karyawan, sehingga tujuan yang ingin dicapai oleh setiap unit kerja di
RSKIA Wisma Rukti Kebumen dapat tercapai dan pada akhirnya dapat memuaskan seluruh
pihak yang terkait.
DAFTAR PUSTAKA
A. DOKUMEN
Keputusan Dirjen Yanmed No. 78 Tahun
1991 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan RM di RS.
Peraturan Menteri Kesehatan No.
269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.
SK Menteri Kesehatan RI No. 55 Tahun
2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis.
Undang-Undang RI No. 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.
Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.
B. BUKU – BUKU ILMIAH
Buku Pedoman Pengelolaan
Rekam Medis (BPPRM) Rumah Sakit Di Indonesia Revisi I Depkes RI Direktorat
Jendral Pelayanan Medik Jakarta, 1997.
Buku Pedoman Pengelolaan
Rekam Medis (BPPRM) Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II Depkes RI Direktorat
Jendral Pelayanan Medik Jakarta, 2006.
Buku Pedoman Penyelenggaraan
Rekam Medis (BPPRM) Rumah Sakit Umum Daerah Kebumen Cetakan Pertama, 1998.
Buku Pedoman
Penyelenggaraan Rekam Medis
(BPPRM) RSKIA Wisma Rukti
Kebumen.
Buku Uraian Tugas
Karyawan RSKIA Wisma Rukti Kebumen
Lexy J. Moleong.
2007. Metodologi Penelitian Kualitatif
Bandung. Remaja Rosdakarya.
Notohadiprawiro
T.2006, Metodologi Penelitian dan
Penulisan ilmiah Yogyakarta:Universitas
Gajah Mada.
Shofari, Bambang.
2004. Pengelolaan Sistem Rekam Medis – I.
Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Prodi RMIK Semarang.
Shofari, Bambang. 2002.
PSRK _01, Modul Pembelajaran Sistem dan
Prosedur Pelayanan Rekam Medis. Perhimpunan Profesional Perekam Medis Dan
Informasi Kesehatan Indonesia (PORMIKI) Jawa Tengah.
.
