IMPLEMENTASI SISTEM ASSEMBLING BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP DI RSKIA WISMA RUKTI KEBUMEN

IMPLEMENTASI SISTEM ASSEMBLING BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP DI RSKIA WISMA RUKTI KEBUMEN

Disusun Oleh :

ELIZABETH YUNITA SIAHAAN

NPM. 12.304.008 

Pembimbing/ Penguji:

H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H (Kes)

Politeknik Dharma Patria Kebumen

Program Studi Teknik Elektro Rekam Medis Kesehatan

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.   Latar Belakang

Rumah sakit didirikan dan diselenggarakan dengan tujuan memberikan pelayanan kesehatan dalam bentuk asuhan keperawatan, tindakan medis, diagnostik, serta upaya rehabilitasi dalam memenuhi kebutuhan pasien.

Rumah sakit menjadi salah satu sarana pelayanan umum yang mudah ditemukan di kota besar saat ini. Dalam penyelenggaraannya, mereka berlomba-lomba untuk meningkatkan mutu pelayanan guna mendapatkan pasien sesuai dengan yang telah ditargetkan sebelumnya. Mutu pelayanan yang harus ditingkatkan dalam hal ini bukan hanya dari aspek pelayan medisnya saja, tetapi dalam aspek non medis pun mereka berlomba-lomba memberikan yang terbaik kepada pelanggan (pasien). Aspek non medis yang dimaksud dapat berupa keramahan petugas, kenyamanan, keamanan, kecepatan, ketepatan, dan keakuratan pelayanan yang diberikan.

Sesuai dengan perkembangan dunia kesehatan, pemerintah mengharapkan agar setiap rumah sakit dapat menyelenggarakan kegiatan rekam medis. Pernyataan ini ditegaskan dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Hal ini bertujuan agar segala kegiatan yang dilakukan oleh petugas kesehatan baik dokter ataupun dokter gigi wajib dibuat atau direkam dalam suatu catatan medis yang dinamakan “Rekam Medis”.

Yang termasuk dalam proses pengelolaan rekam medis di sini salah satunya adalah sistem pengolahan rekam medis, dimana sistem assembling termasuk di dalamnya. Proses assembling adalah perakitan dokumen rekam medis dengan menganalisis kelengkapan berkas rekam medis. Pendapat lain assembling adalah pengorganisasian formulir yang menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana dalam hal pelayanan kesehatan pasien yang merupakan bukti tertulis tentang dokumen resmi rumah sakit secara kronologis.

Berdasarkan hasil pengamatan selama Praktek Kerja Lapangan yang penulis lakukan di RSKIA Wisma Rukti Kebumen khususnya pada Unit Rekam Medis, bahwa masih ada permasalahan dan kekurangan yang terdapat di Unit Rekam Medis yang belum terselesaikan, seperti belum terlaksananya kegiatan sensus harian, pengembalian berkas rekam medis pasien dari unit rawat inap ke petugas assembling yang belum berjalan sesuai dengan standar prosedur operasional, belum adanya standar prosedur operasional mengenai cara penyusunan dan urutan formulir berkas rekam medis sesuai dengan nomor/kode lampiran, masih banyaknya berkas rekam medis pasien rawat inap yang tidak lengkap, pengembalian dokumen rekam medis pasien rawat inap yang terlalu lama ( lebih dari 2X24 jam), dan kurangnya tenaga rekam medis. Dengan masih ada nya permasalahan dan kekurangan di Unit Rekam Medis RSKIA Wisma Rukti Kebumen maka dapat mengakibatkan terganggunya mutu pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit dan terhambatnya pekerjaan yang dilakukan oleh para petugas.

Oleh karena itu dengan dilatar belakangi beberapa uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengambil judul :“Implementasi Sistem Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen“.

1.2.   Pokok Permasalahan

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka penulis mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi dan bagaimana implementasi sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen selama periode waktu bulan November 2014, serta kendala apa saja yang dihadapi dalam menjalankan proses atau sistem assembling tersebut.

1.3.   Pertanyaan Peneliti

a.     Bagaimana implementasi sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap yang terselenggara di RSKIA Wisma Rukti Kebumen?

b.    Kendala apa saja yang dihadapi dalam menjalankan sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen?

c.     Upaya – upaya apa saja yang ditempuh pihak RSKIA Wisma Rukti Kebumen dalam menangani kendala-kendala tersebut?

1.4.   Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1.      Tujuan Penulisan

a. Tujuan Umum

Untuk mengetahui lebih jelas bagaimana proses atau sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap.

b. Tujuan Khusus

1)        Menjelaskan sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

2)        Mengetahui kendala - kendala yang ada dalam sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

3)        Untuk mengetahui upaya-upaya atau cara yang ditempuh dalam meminimalisasi masalah - masalah yang terjadi pada proses assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

1.4.2.      Manfaat Penelitian

a.    Manfaat Untuk Penulis

Memperoleh pengetahuan, gambaran serta wawasan guna mengembangkan ilmu pengetahuan yang telah dimiliki dan dipelajari selama duduk di bangku perkuliahan.

b.    Manfaat Untuk Instansi

Menjadi bahan masukan tentang rekam medis sehingga dapat menjadi solusi yang tepat dan juga sebagai wacana baru kepada petugas rekam medis agar lebih mewujudkan terciptanya tertib administrasi serta terjaganya kerahasiaan data rekam medis pasien sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) terutama mengenai sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

c. Untuk Akademik

Sebagai bahan literatur bagi akademik untuk pengembangan dan penyesuaian laporan praktek yang ada, dan sebagai bahan pedoman dalam pembuatan laporan praktek selanjutnya.

1.5.   Ruang Lingkup dan Batasan Masalah

Penulis menyadari bahwa permasalahan yang terjadi di RSKIA Wisma Rukti sangat kompleks, serta penulis memiliki keterbatasan waktu dan kemampuan. Oleh karena itu penulis membatasi penulisan ini hanya terfokus pada “Sistem Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen” yang terjadi pada periode waktu bulan November 2014.

1.6.   Metode Penelitian

Metode penelitian adalah cara alamiah untuk memperoleh data dengan kegunaan dan tujuan tertentu. Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan laporan semester ini adalah menggunakan metode penelitian dekriptif, dimana metode penelitian yang digunakan bertujuan menggambarkan secara tepat sifat-sifat suatu individu, keadaan, gejala, atau kelompok tertentu. Dalam penelitian ini akan digambarkan bagaimana implementasi sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap yang ada di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

Untuk mencapai tujuan penelitian dibutuhkan data yang diperoleh dari penelitian, yang terdiri dari:

a.  Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumber pertama, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait dengan penelitian ini. Dalam penelitian ini, data primer akan diperoleh melalui wawancara dengan narasumber penulis dan juga hasil penelitian lapangan.

b.  Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh berdasarkan studi kepustakaan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari bahan penelitian yang berupa buku-buku, peraturan perundang-undangan, makalah- makalah, serta internet yang berkaitan dengan materi penelitian.

Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini yaitu:

a.  Observasi

Observasi adalah metode pengumpulan data atau fakta yang cukup efektif dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan peninjauan langsung ke lapangan atau lokasi yang bersangkutan untuk memperoleh informasi yang diperlukan sebagai bahan penelitian serta secara langsung berpartisipasi dalam penataan rekam medis di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

b.  Wawancara

Wawancara adalah metode penelitian yang dilakukan dengan melakukan pertanyaan atau tanya jawab dengan secara langsung kepada narasumber yang terkait secara langsung dengan pengelolaan rekam medis di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

c.  Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan adalah metode penelitian yang dilakukan dengan cara mempelajari sumber-sumber referensi baik berupa buku, artikel, maupun peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan masalah penelitian ini.

1.7.   Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan selama 25 hari, mulai tanggal 15 Oktober 2014 sampai dengan tanggal 17 November 2014, mulai jam 07.00 WIB sampai dengan jam 14.00 WIB. Tempat pelaksanaan penelitian ini tepatnya di Bagian Rekam Medis RSKIA Wisma Rukti Kebumen. Selama waktu 25 hari tersebut, peneliti sudah cukup dalam mengumpulkan data untuk menyusun Laporan Semester sebagai syarat untuk mengikuti Tugas Akhir.

1.8.   Sistematika Penulisan

       Adapun sistematika penulisan laporan semester ini sebagai berikut :

BAB  I      PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah mengenai pengertian, tujuan, manfaat, dan fungsi assembling dalam sistem pengolahan rekam medis, pokok permasalahan, pertanyaan  penelitian, tujuan dan manfaat penelitian,  ruang lingkup dan batasan masalah, metode penelitian, waktu dan tempat penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB  II           KERANGKA BERPIKIR DAN METODOLOGI PENELITIAN

Berisi  tentang  dan teori-teori yang digunakan penulis dalam menyusun Laporan Semester ini, dan diperkuat dengan hasil penelitian yang dilakukan penulis selama menjalani Praktek Kerja Lapangan di RSKIA Wisma Rukti Kebumen. Adapun teori-teori yang digunakan antara lain adalah teori tentang sistem, dan teori tentang pelaksanaan sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap.

BAB III          IMPLEMENTASI SISTEM ASSEMBLING BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP DI RSKIA WISMA RUKTI KEBUMEN   

Berisi tentang gambaran umum RSKIA Wisma Rukti Kebumen,  visi misi,  struktur organisasi, pokok dari penelitian tentang penerapan sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen serta permasalahan yang timbul dan upaya pemecahan masalah.

BAB  IV  PENUTUP

Berisi tentang kesimpulan dan saran – saran sehingga Laporan Semester ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan harapan dapat diaplikasikan di dunia pekerjaan.

BAB II

KERANGKA BERPIKIR DAN METODOLOGI PENELITIAN

4.  Bila dokumen rekam medis tidak lengkap, selanjutnya mencatat ketidak lengkapannya ke dalam kertas kecil yang kemudian ditempelkan pada bagian depan berkas rekam medis untuk dilengkapi oleh perawat / petugas yang bersangkutan. Menggunakan buku ekspedisi dan pengembalian berkas tersebut maksimal 2x24 jam.

BAB III

IMPLEMENTASI SISTEM ASSEMBLING BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP DI RSKIA WISMA RUKTI KEBUMEN        

3.1. Gambaran Umum RSKIA Wisma Rukti Kebumen

Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak (RSKIA) Wisma Rukti Kebumen lahir pada tanggal 28 Februari 1968. Berawal dari kegiatan sosial yang dikelola oleh ibu-ibu PWKI di Jl.Pemuda No.53 Kebumen, kemudian menjadi sebuah Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA) lalu bergabung menjadi bagian dari Yayasan Kristen untuk Kesehatan Umum (YAKKUM).

Pada tahun 1974, BKIA Wisma Rukti pindah ke lokasi sekarang di Jalan Pemuda No.75. Bekerjasama dengan beberapa dokter  tamu baik Dokter Umum, Spesialis, Kebidanan dan penyakit kandungan serta Spesialis Anak, BKIA Wisma Rukti secara bertahap melengkapi diri untuk melayani masyarakat umum tanpa memandang suku , agama , ras atau golongan.

Fasilitas Rawat Jalan dan Rawat Inap terus dilengkapi, dan pada bulan April 2001, BKIA Wisma Rukti resmi berubah menjadi Balai Pengobatan-Rumah Bersalin (BP-RB). Pada tanggal 1 juli 2006, terbit SK pengurus YAKKUM tentang Team Pengembangan BP-RB Wisma Rukti yang bertugas mewujudkan bangunan fisik area Rawat Inap 2 (dua) lantai dan Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL).

Tanggal 14 April 2007, terbit SK sebagai Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak ( RSKIA ), 4 Agustus 2010 Ijin Operasional Sementara dan 10 Januari 2012 terbit Ijin Operasional Tetap oleh Bupati Kebumen. Mengikuti dilaksanakannya survey akreditasi oleh tim Komisi Akreditasi Rumah Sakit ( KARS ) dan pada tanggal 29 juni 2012 lulus Akreditasi tingkat Dasar dengan Nomor: KARS-SERT/853/VI/2012, yang berlaku 29 Juni 2012 s/d 29 Juni 2015. Saat ini RSKIA Wisma Rukti sedang dalam proses penetapan kelas RS Khusus Ibu dan Anak, dan telah divisitasi dari Dinas Kesehatan Propinsi dan Kementrian Kesehatan pada tgl 5 Juli 2013. Proses pemenuhan persyaratan dan feed back dari kunjungan tersebut masih terus berjalan hingga saat ini.

Pada bulan Januari 2013, Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) dan area Rawat Inap lantai dasar selesai dibangun dan siap untuk dioperasionalkan. Dengan demikian RSKIA Wisma Rukti siap melayani pasien Rawat Inap khususnya Ibu dan Anak baik kasus kebidanan dan penyakit kandungan maupun penyakit umum.

Fasilitas Pelayanan RSKIA Wisma Rukti antara lain :

a.         Instalasi Gawat Darurat (IGD) RSKIA Wisma Rukti yang siap melayani 24 jam untuk kasus kedaruratan umum yang juga dilengkapi dengan mobil ambulan.

b.         Klinik Umum melayani kasus penyakit umum setiap hari non stop mulai jam 08.00 s/d jam 21.00.

c.         Klinik Spesialis Kebidanan dan Penyakit Kandungan dilayani oleh Dokter Spesialis Obsgyn.

d.        Klinik Spesialis Anak dilayani oleh seorang Dokter Spesialis Anak berdasarkan perjanjian waktu.

e.         Klinik Bersalin 24 jam melayani kasus Persalinan Normal maupun bermasalah antara lain melalui Sectio Caesaria.

f.          Klinik KIA-KB dilayani tiap hari jam 08.00 s/d 21.00 oleh Bidan dengan berbagai pelayanan antara lain :

1)        Pemeriksaan Kehamilan

2)        Konsultasi Kebidanan

3)        Keluarga  Berencana (KB)

4)        Senam Hamil dan Hypno-birthing (sesuai perjanjian)

5)        Pemijatan Bayi

6)        Imunisasi setiap hari Rabu ( terjadwal )

7)        Konseling  Gizi Ibu dan Anak

8)        Pemeriksaan Pap-Smear

g.      Kamar Bedah Khusus kasus Kebidanan dan Penyakit Kandungan siap mendukung proses persalinan yang mengalami hambatan serta kasus-kasus kebidanan yang lain.

h.      Instalasi Laboratorium Klinik merupakan instalasi penunjang yang dilayani oleh seorang Analis Kesehatan

i.        Instalasi Rawat Inap melayani kasus-kasus Kebidanan serta kasus-kasus Penyakit Umum.

3.1.1. Visi, Misi dan Motto RSKIA Wisma Rukti Kebumen

Dalam rangka menjalankan tugas dan fungsinya dalam pelayanan kesehatan yang baik dan seiring dengan perkembangan teknologi RSKIA Wisma Rukti Kebumen telah menetapkan visi dan misi serta motonya.

A.  Visi

“Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak  yang memberikan pelayanan berdasarkan kasih, dinamis, professional dan menjadi pilihan masyarakat”.

B.  Misi

a. Mengembangkan pelayanan yang bermutu, dinamis, penuh kasih.

b. Memberikan pelayanan terjangkau sehingga menjadi pilihan.

c. Mewujudkan penyembuhan yang mengutuhkan.

C.  Motto

“ Kepercayaan dan kepuasan anda adalah kebahagiaan kami “

Artinya : Segala sesuatu yang dikerjakan oleh seluruh unit pelayanan RSKIA Wisma Rukti, akan membuat bahagia jika pasien, keluarga pasien dan pengunjung puas dan percaya kepada pelayanan RSKIA Wisma Rukti.

3.1.2. Struktur Organisasi Rekam Medis di RSKIA Wisma Rukti Kebumen

Berdasarkan SK Direktur RSKIA “WISMA RUKTI” Kebumen No.05 /WR/RM/SK.DIR/III/2012 tentang struktur Organisasi Sub Seksi Rekam Medis Periode 2012 – 2014.

 

Gambar : 2.1 Struktur Organisasi Rekam Medis

Sumber : Bagan Struktur Organisasi RSKIA Wisma Rukti dan

 BPPRM RSKIA Wisma Rukti Kebumen

Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :

A.                      Direktur

Kepala atau pimpinan suatu rumah sakit yang berwenang mengatur segala kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan rumah sakit guna meningkatkan pelayanan rumah sakit.

Uraian Tugas :

1)       Menyusun rencana strategis dengan melibatkan seluruh mitra kerja setempat, dan menyampaikan kepada pengurus Yayasan Kristen untuk Kesehatan Umum (YAKKUM) untuk mendapatkan pengesahan.

2)       Menyusun program kerja anggaran tahunan unit kerja berdasarkan rencana strategis tersebut dan menyampaikan kepada pengurus YAKKUM untuk mendapatkan pengesahan.

3)       Memimpin pengelolaan, pendayagunaan dan mengembangkan unit kerja sesuai dengan rencana strategis dan program kerja yang telah disahkan oleh pengurus.

4)       Memimpin manajemen unit kerja dengan melakukan komunikasi, koordinasi kerjasama dan konsolidasi dengan semua pihak terkait dengan pelaksanaan tugas tanggung jawab jabatannya.

5)       Melaksanakan bebagai keputusan yang menyangkut unit kerja yang diputuskan oleh pengurus YAKKUM, rapat kerja Pemimpin Unit Kerja dan keputusan lain.

6)       Memberikan laporan kinerja manajemen keuangan dan pelayanan usaha peningkatan kesehatan masyarakat/ UPKM secara periodik kepada pengurus YAKKUM.

B.  Kepala Seksi Penunjang Medik

Adalah kepala atau pimpinan yang membawahi beberapa Kepala Instalasi (Kepala Instalasi Rekam Medik, Kepala Instalasi Farmasi, Kepala Instalasi Laboratorium dan Kepala Instalasi Gizi).

Uraian Tugas :

1.        Ikut berperan dalam penyusunan rencana strategi penunjang pelayanan medik.

2.        Menyusun program kerja tahunan seksi penunjang pelayanan medik.

3.        Menyusun standar SDM dan rencana kebutuhan SDM penunjang pelayanan RSKIA Wisma Rukti.

4.        Menyusun protap atau kebijakan yang terkait dengan tugas seksi penunjang pelayanan medik untuk dilaksanakan sebagai pedoman kerja kepala instalasi dan melakukan pembinaan karyawan atau staf seksi penunjang pelayanan medik.

5.        Melakukan evaluasi, analisa dan membuat laporan atas pelaksanaan program kerja tahunan.

C.  Kepala Sub Seksi Rekam Medis

Kepala Sub Seksi Rekam Medis merupakan jabatan strategis dalam pengelolaan rumah sakit, khususnya dalam aspek penyelenggaraan pelayanan berkas rekam medis dan pelaporan hasil kegiatan pelayanan medis.

Uraian Tugas :

1.  Mengawasi  dan  bertanggung  jawab  terhadap semua kegiatan di bagian rekam   medis, agar dapat terselenggara dengan baik.

2. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin, kebersihan, keamanan dan kelancaran tugas di bagian rekam medis.

3. Melaksanakan pembinaan petugas di bagian rekam medis sehingga terjalin kerja sama yang baik, semangat kerja yang tinggi, ketrampilan petugas yang memadai dan loyal terhadap rumah sakit.

4. Menyusun dan melaksanakan program pendidikan / pelatihan bagi petugas bagian  rekam medis sehingga lebih terampil dan menguasai bidang tugasnya.

5. Mengadakan koordinasi dengan bagian lain yang terkait untuk kelancaran tugas di bagian  rekam medis dan bagian yang lain.

6. Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua peralatan dan sarana yang ada di bagian rekam medis agar selalu dalam keadaan terawat dan siap pakai.

7. Mengadakan / memimpin rapat di bagian rekam medis.

8. Membuat uraian tugas bagi masing-masing petugas di bagian rekam medis.

9. Menyusun program kerja rekam medis dalam rangka melengkapi penyusunan renstra rumah sakit.

10. Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk menunjang kelancaran tugas di bagian rekam medis.

11. Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran & gudang RM. membuat jadwal dinas.

12. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan di bagian rekam medis.

13. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah sakit.Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit.

14. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan di lingkungan kerja bagian rekam medis dan gudang rekam medis

D.  Bagian Pendaftaran Pasien

Jabatan koordinator pendaftaran merupakan jabatan yang penuh tanggung jawab, di samping harus bisa mengkoordinir petugas yang ada di bawahnya, dia juga harus bisa menciptakan kinerja yang baik di pendaftaran dalam melayani customer /pelanggan, pendaftaran merupakan ujung tombak dari sebuah rumah sakit, yang harus bisa menyambut kedatangan customer dengan ramah, sopan dan rapi.

Uraian Tugas :

1.        Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pendaftaran, meliputi pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.

2.        Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan di pendaftaran.

3.        Bertanggung jawab dan memberikan sosialisasi terhadap kegiatan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di pendaftaran.

4.        Membuat jadual dan membagi tugas kepada para pelaksana di TPPRJ, distribusi serta filling rawat jalan.

5.        Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan keamanan berkas rekam medis di gudang RM. maupun di pendaftaran.

6.        Menyusun program pemindahan berkas rekam medis dan mengajukan program tersebut ke kepala bagian rekam medis.

7.        Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap.

8.        Mencatat masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah extern maupun intern dan mencarikan jalan keluarnya.

9.        Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau bagian rekam medis.

10.    Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan di lingkungan kerja Pendaftaran dan gudang rekam medis.

E.  Bagian Pelaporan

Petugas pelaporan merekap data baik jumlah pasien rawat jalan maupun rawat inap ke Dinas yang terkait dan ke kantor pusat.

Uraian Tugas :        

1.        Bertanggung jawab terhadap pencatatan, pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data rekam medis rawat jalan, rawat inap dan unit penunjang, morbiditas dan mortalitas.

2.        Bertanggung jawab dengan kegiatan pelaporan untuk keperluan departemen kesehatan dan pihak-pihak yang membutuhkan.

3.        Bertanggung jawab terhadap keakuratan dan kelengkapan data dan pelaporan.

4.        Bertanggung jawab terhadap distribusi pelaporan baik ke dalam maupun ke luar rumah sakit.

5.        Memberikan usulan kepada kepala bidang mengenai perubahan sistem dan prosedur yang bertujuan untuk kemajuan rekam medis.

6.        Membuat konsep  data dan pelaporan.

7.        Bertanggung jawab terhadap pengumpulan data dalam sistem manajemen mutu di bidang rekam medis.

8.        Membantu tugas-tugas kepala bidang dalam pelaksanaan harian bila dibutuhkan.

F.  Bagian Perakitan (Assembling)

Seorang perekam medis yang bertugas mengelola dokumen rekam medis yang belum lengkap.

Uraian tugas :

1.  Menerima atau mengambil berkas rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang dari ruang perawatan/bangsal.

2.  Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis dan menyerahkan berkas rekam medis yang tidak lengkap ke ruang perawatan untuk dilengkapi.

3.  Melepas formulir yang tidak terpakai dan merakit kembali.

4.  Mengurutkan jenis formulir sesuai nomor formulir     (mengurutkan penyusunan berkas dari RM1 sampai secukupnya).

5.  Menyiapkan check list yang akan digunakan dalam analisis.

6.  Memasukkan data yang tidak lengkap dalam check list.

7.  Merekap hasil dari check list analisis.

8.  Melaporkan hasil analisa kepada Komite Medis melalui Panitia Rekam Medis.

9.  Memintakan pengisian kekuranglengkapan berkas rekam medis kepada dokter, paramedis atau petugas lain yang berhak mengisi kekurangan tersebut.

10. Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke  pelaksana filling.

G.  Bagian Coding atau Pengkodean

Seorang perekam medis atau yang bertugas mengumpulkan/ memberikan  kodifikasi  penyakit  pada  berkas  RM  setelah   pasien  keluar hidup atau meninggal  rawat inap dan rawat jalan dan mengindeks kode diagnosa dan kode lain dalam komputer, dan print out sesuai kebutuhan.

Uraian tugas :

1.  Petugas kodifikasi menyiapkan RM yang akan dikodifikasi (coding).

2.  Petugas kodifikasi melihat kelengkapan Diagnosis dan tindakan pembedahan yang ada dilembar RM.1 dan resum.

3.  Pastikan nomor kode yang akan dipilih.

4.  Petugas kode memberi kode penyakit pada kolom Diagnosis yang sudah tersedia dengan berpedoman pada ICD-10, dan juga  memberikan  suatu  kode tindakan pembedahan/atau  lainnya sesuai dengan buku petunjuk.

5.  Setelah selesai diberi kode kemudian memasukkan ke dalam daftar tabulasi penyakit atau entry ke komputer (komputeriasi).

6.  Menghubungi atau meminta kelengkapan kekurangan pengisian rekam medis pada dokter/paramedis yang menangani (diagnosa, sebab kematian, kekurangan tanda tangan, laporan operasi, tanda tangan dsb).

H.  Bagian Filling atau Penyimpanan

Seorang perekam medis atau petugas yang bertugas mengambil berkas rekam medis dari rak penyimpanan dan mendistribusikan ke masing-masing klinik.

Uraian tugas :

1.        Apabila ada pasien lama / kunjungan lama, petugas mengambil berkas RM dari rak penyimpanan  sesuai dengan nomor rekam medis pasien, mengantar berkas rekam medis ke unit pelayanan  poliklinik.

2.        Mengambil berkas rekam medis dari poliklinik setelah selesai pemeriksaan.

3.        Mengelompokkan rekam medis sesuai kelompok nomor rekam medisnya.

4.        Memasukkan kembali berkas RM yang telah selesai dikodifikasi/ yang dipinjam   ke dalam  rak penyimpanan semula sesuai nomor rekam medisnya.

3.1.3. Unit Kerja Terkait di RSKIA Wisma Rukti Kebumen

A.  Bagian IRJ ( Instalasi Rawat Jalan )

Pengertian dari Instalasi Rawat Jalan (IRJ) adalah unit pelayanan keperawatan yang mempunyai tugas dan fungsi menyediakan fasilitas terhadap penyelenggaraan kegiatan pelayanan poliklinik rawat jalan.

B.  Bagian IRI (Instalasi Rawat Inap)

Pengertian dari Instalasi Rawat Inap (IRI) adalah unit pelayanan keperawatan yang mempunyai tugas dan fungsi

C.  Bagian Instalasi Penunjang

Pengertian dari Instalasi penunjang adalah suatu unit pelayanan yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan pemeliharaan sarana, menyediakan semua fasilitas dan kebutuhan untuk menyelenggarkan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana rumah sakit.

D.  Bagian Instalasi Rekam Medik

Pengertian bagian rekam medik adalah suatu bagian yang menyelenggarakan kegiatan rekam medik secara keseluruhan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh direktur sesuai dengan tugas dan fungsinya.   

3.2. Prosedur dan Alur Assembling Berkas Rekam Medis pasien Rawat Inap di RSKIA Wisma Rukti   Kebumen

Berdasarkan Standar Prosedur Operasional (SPO) Rekam Medis yang berlaku di RSKIA Wisma Rukti Kebumen, pengertian Assembling adalah kegiatan penyusunan lembaran-lembaran rekam medis pasien secara kronologis menjadi satu kesatuan berkas RM (berdasarkan urutan kode formulir RM).

Tujuannya adalah :

1)       Riwayat kesehatan pasien dalam rekam medis tersusun rapi sehingga informasi yang dibutuhkan mudah ditemukan.

2)       Menemukan ketidakterisian item-item tertentu dari berkas rekam medis sebagai dasar meminta kelengkapan kepada pihak tenaga kesehatan yang bertanggung jawab.

Kebijakan yang berlaku dalam sistem assembling atau perakitan berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen adalah:

1)  Setiap berkas rekam medis pasien selesai pelayanan harus segera dirakit (di-assembling) sebelum menjalani proses berikutnya maupun digunakan untuk berbagai keperluan.

2)  Rekam medis harus lengkap terisi setelah pasien mendapat pelayanan medis dalam waktu 1X 24 jam.

3.2.1. Prosedur Assembling di RSKIA Wisma Rukti Kebumen

Prosedur tetap perakitan (assembling) berkas rekam medis pasien rawat inap yang berlaku di RSKIA Wisma Rukti tertulis dalam Standar Prosedur Operasional (SPO) dengan nomor dokumen 002/SPO-RM/WR/V/2012, di antaranya adalah :

1)       Menyiapkan perlengkapan perakitan (assembling) seperti: daftar urutan formulir RM, ATK, Perforator, Folder RM, lem)

2)       Menyusun formulir demi formulir sesuai dengan urutan kode formulirnya atau menurut urutan penggunaannya.

3)       Berkas rekam medis yang telah disusun urut dan lengkap, kemudian dijadikan satu folder dengan penjepit.

4)       Bila ditemukan isi formulir yang kurang lengkap, dibuat slip ketidaklengkapan RM.

5)       RM yang belum lengkap setelah diberi slip ketidaklengkapan RM, dikirimkan ke dokter atau tenaga kesehatan yang bertanggung jawab mengisi.

6)       Bila ada surat rujukan, Rekam Medis diberikan kepada petugas SKM/ Rujukan.

7)       Berkas rekam medis rawat inap yang sudah dirakit dan lengkap diserahkan kepada petugas pengkodean/koding.

Berkas rekam medis rawat inap yang digunakan dalam sistem assembling di RSKIA Wisma Rukti Kebumen antara lain;

A. Berkas rekam medis pasien umum dewasa:

1)        Identitas pasien

2)        Persetujuan rawat inap

3)        Anamnesis

4)        Pantauan perkembangan penyakit dan terapi

5)        Catatan koordinasi pelayanan holistik

6)        Grafik

7)        Pengkajian keperawatan bedah dan dalam

8)        Persetujuan tindakan medik

9)        Hasil pemeriksaan laboratorium

10)    Hasil pemeriksaan EKG

11)    Hasil pemeriksaan Radiologi

12)    Tindakan keperawatan

13)    Catatan tindakan keperawatan

14)    Resume keperawatan

15)    Resume medis pasien rawat inap

16)    Status observasi

17)    Daftar pemakaian obat

B.  Berkas rekam medis pasien umum anak:

1) Identitas pasien

2) Persetujuan rawat inap

3) Anamnesis

4) Pantauan perkembangan penyakit dan terapi

5) Catatan koordinasi pelayanan holistik

6) Grafik

7) Pengkajian keperawatan anak

8) Persetujuan tindakan medik

9) Hasil pemeriksaan laboratorium

10) Hasil pemeriksaan Radiologi

11) Tindakan keperawatan

12) Catatan tindakan keperawatan

13) Resume keperawatan

14) Resume medis pasien rawat inap

15) Status observasi

16) Daftar pemakaian obat

C.  Berkas rekam medis pasien bayi baru lahir:

1)                 Identitas pasien

2)                 Catatan koordinasi pelayanan holistik

3)                 Grafik

4)                 Identifikasi bayi

5)                 Tindakan keperawatan

D.  Berkas rekam medis pasien kebidanan:

1) Identitas pasien

2) Persetujuan rawat inap

3) Catatan koordinasi pelayanan holistik

4) Grafik

5) Pengkajian asuhan kebidanan dan kandungan

6) Persetujuan tindakan medik

7) Asuhan kebidanan dengan SOAP

8) Partograf

9) Laporan persalinan

10) Laporan pengawasan 10 di kamar bersalin

11) Observasi kala IV persalinan

12) Resume medis pasien rawat inap

13) Hasil pemeriksaan Laboratorium

14) Daftar pemakaian obat

E.  Berkas rekam medis pasien kebidanan dengan operasi caesar

1) Identitas pasien

2) Persetujuan rawat inap

3) Catatan koordinasi pelayanan holistik

4) Grafik

5) Pengkajian asuhan kebidanan dan kandungan

6) Persetujuan tindakan medik

7) Asuhan kebidanan dengan SOAP

8) Laporan persalinan

9) Surat pernyataan operasi caesar

10) Format intra operasi

11) Daftar pengecekan persiapan operasi

12) Laporan anestesia

13) Laporan pengawasan 10 di kamar bersalin

14) Observasi kala IV persalinan

15) Resume medis pasien rawat inap

16) Hasil pemeriksaan Laboratorium

17) Daftar pemakaian obat

F.  Berkas rekam medis pasien curretage:

1) Identitas pasien

2) Persetujuan rawat inap

3) Catatan koordinasi pelayanan holistik

4) Grafik

5) Pengkajian asuhan kebidanan dan kandungan

6) Persetujuan tindakan medik

7) Asuhan kebidanan dengan SOAP

8) Laporan operasi dan tindakan

9) Laporan anestesia

10) Resume medis pasien rawat inap

11) Hasil pemeriksaan Laboratorium

12) Daftar pemakaian obat

Unit kerja yang terkait dengan sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen adalah:

1)  Dokter

Dokter adalah seorang staf medik yang memiliki ijin praktek di bidang kedokteran sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Pemerintah No 32 tahun 1996 tentang staf kesehatan dan yang telah terikat perjanjian dengan Rumah Sakit dan oleh karenanya diberi kewenangan untuk melakukan tindakan medis di rumah sakit.

Wewenang:

Melakukan tindakan medis di rumah sakit, termasuk tindakan medis diagnostik.

2)  Tenaga Kesehatan Lainnya

Tenaga kesehatan lainnya yang dimaksud di sini adalah perawat dan bidan yang diberi tanggung jawab dan wewenang  dalam mengatur dan mengendalikan pelayanan di ruang rawat inap.

Wewenang     

a)        Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan di ruang rawat inap.

b)       Membantu pasien selama dalam pemeriksaan dokter.

c)        Memelihara buku register dan berkas catatan medik.

d)       Membantu laporan harian, bulanan, triwulan dan tahunan mengenai pelaksanaan kegiatan pasien rawat inap.

3)  Bagian Rekam Medik

a)        Pengertian bagian rekam medik adalah suatu bagian yang menyelenggarakan kegiatan rekam medik secara keseluruhan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh direktur sesuai dengan tugas dan fungsinya.

b)       Petugas Rekam Medik adalah     seorang tenaga yang telah memenuhi persyaratan dan mempunyai tugas melaksanakan fungsi manajemen rekam medis di RSKIA Wisma Rukti.

Wewenang:    

Melaksanakan fungsi manajemen yaitu merencanakan, memimpin, mengawasi, mengkoordinasikan serta menggerakkan dan mengevaluasi rekam medik dalam rangka menunjang tercapainya misi Rumah Sakit.

3.2.2. Alur Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

Alur dan batas waktu penyelesaian dokumen RM yang berlaku dalam sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen adalah:

a)          Setelah pasien keluar rumah sakit,berkas rekam medis harus segera dikembalikan ke Unit Rekam Medis paling lambat 2x24 jam.

b)         Petugas assembling akan mengecek kelengkapan berkas RM, kalau ada yang belum lengkap makan akan dikembalikan kepada dokter atau paramedis yang berwenang untuk mengisi kelengkapan.

c)          Jangka waktu penyelesaian kelengkapan berkas RM oleh dokter atau paramedis yang berwenang paling lama 14 hari setelah pasien keluar dari rumah sakit.

d)         Laporan PA harus selesai dalam waktu 30 hari, kemudian hasil PA disimpan/ arsip di file box di bagian rekam medis.

e)          Segera setelah berkas RM lengkap, selanjutnya diolah dan yang terakhir diserahkan ke petugas filling untuk disimpan.

Adapun gambar alur sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap RSKIA Wisma Rukti dapat dilihat pada gambar flow chart di bawah ini:

 

                YA                                         TIDAK

Gambar : 3.1 Flow Chart Alur Sistem Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap RSKIA Wisma Rukti Kebumen

Sumber : Data diolah

Dari hasil pengamatan selama melakukan PKL di RSKIA Wisma Rukti Kebumen, penulis dapat menyimpulkan bahwa implementasi sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen sebagian sudah berjalan sesuai dengan ketentuan pelaksanaan proses assembling berkas rekam medis pasien rawat inap yang diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI no. 269/Menkes/per/III/2008 tentang rekam medis. Namun masih ada beberapa hal yang belum berjalan sesuai dengan ketentuan pelaksanaan proses assembling berkas rekam medis pasien rawat inap. Adapun hal-hal yang sudah berjalan sesuai dengan ketentuan pelaksanaan proses assembling tersebut adalah:

1.  Merakit kembali dan meneliti formulir/berkas rekam medis pasien rawat inap yang telah diterima dari unit rawat inap RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

2.  Hasil penelitian formulir tersebut dicatat ke dalam kertas kecil untuk mengetahui data-data yang tidak lengkap.

3.  Kertas kecil berisi catatan berkas rekam medis yang tidak lengkap selanjutnya ditempelkan pada halaman depan folder dokumen rekam medis, lalu diserahkan ke unit rawat inap agar dapat segera dilengkapi oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi data rekam medis tersebut.

4.  Dalam penyerahan dokumen rekam medis pasien rawat inap yang belum lengkap pengisiannya dari unit rekam medis ke unit rawat inap sudah menggunakan buku ekspedisi.

Sedangkan beberapa hal yang masih belum berjalan sesuai dengan ketentuan pelaksanaan proses assembling, di antaranya adalah:

1.  Dokumen rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang, semestinya diserahkan oleh unit rawat inap RSKIA Wisma Rukti Kebumen ke bagian rekam medis dengan menggunakan sensus harian agar jumlah berkas yang diserahkan dapat dicocokkan dengan jumlah pasien yang tercatat pada sensus harian tersebut. Namun dalam pelaksanaannya, unit rawat inap RSKIA Wisma Rukti Kebumen menyerahkan dokumen rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang tanpa menggunakan sensus harian, sehingga bagian rekam medis tidak dapat mencocokkan jumlah pasien yang tercatat pada sensus harian tersebut dengan kondisi sebenarnya. 

2.  Dalam penelitian terhadap kelengkapan isi data rekam medis pasien rawat inap, unit rekam medis RSKIA Wisma Rukti Kebumen masih belum menggunakan kartu kendali namun hanya mencatat pada kertas kecil saja. Fungsi kartu kendali dalam proses assembling berkas rekam medis pasien rawat inap ini adalah untuk mencatat data rekam medis guna pengendalian rekam medis tidak lengkap dari pengkodean penyakit, kode operasi, kode sebab kematian dan kode dokter.

3.  Dokumen rekam medis yang telah lengkap seharusnya diserahkan ke bagian koding/indeksing  untuk diberi kode. Namun pada pelaksanaannya, berkas rekam medis pasien rawat inap yang telah lengkap tersebut langsung disimpan ke dalam rak penyimpanan dokumen rekam medis.

4.  Pengambilan kembali dokumen rekam medis tidak lengkap yang diserahkan ke unit rawat inap untuk dilengkapi, sering melebihi waktu 2X24 jam.

3.3. Kendala / Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSKIA Wisma Rukti

Selama penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian rekam medik RSKIA Wisma Rukti Kebumen, ditemukan beberapa permasalahan yang ada dalam proses assembling berkas rekam medis pasien rawat inap, diantaranya :

1.        Dalam proses pengolahan rekam medis di RSKIA Wisma Rukti Kebumen, penulis melihat tidak adanya kegiatan sensus harian baik rawat inap maupun rawat jalan. Sesuai dengan fungsinya, sensus harian rawat inap digunakan untuk mencatat jumlah pasien rawat inap, sehingga ketika dokumen rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang diserahkan ke petugas assembling akan dicocokkan dengan jumlah yang tercatat pada sensus harian tersebut. Dengan tidak adanya kegiatan sensus harian menyebabkan petugas assembling harus mengambil sendiri dokumen rekam medis pasien yang sudah pulang ke unit rawat inap dan petugas tidak dapat mengetahui jumlah pasien rawat inap yang sudah pulang pada hari itu. Hal ini tentu saja menjadi tidak sesuai dengan SPO nomor dokumen 002/SPO-RM/WR/V/2012 tentang pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap, yang salah satu prosedurnya menyebutkan bahwa berkas rekam medis dari ruang perawatan diantar oleh petugas ruangan ke assembling ditulis pada buku ekspedisi pengembalian RM.

2.        Belum adanya kartu kendali menyebabkan proses penelitian terhadap ketidaklengkapan berkas rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang menjadi kurang terkontrol dengan baik.

3.        Banyak dokumen rekam medis yang tidak lengkap pengisiannya. Misalnya yang paling sering terjadi adalah tidak adanya tanda tangan dari dokter yang merawat dan tenaga kesehatan yang bertugas pada saat pasien dirawat, pengisian lembar partograf pada dokumen rekam medis pasien partus spontan, lembar resume medis yang sama sekali belum ditulis / diisi. Dari data yang penulis peroleh sebanyak 26 berkas rekam medis, hanya sebanyak 5 berkas rekam medis yang lengkap dan sisanya sebanyak 21 berkas rekam medis tidak lengkap. Untuk penghitungan dokumen rekam medis yang tidak lengkap (IMR) di RSKIA Wisma Rukti Kebumen masih belum berjalan. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan, diperoleh keterangan bahwa ketidaklengkapan dokumen rekam medis ini juga dikarenakan kesadaran petugas rawat inap untuk segera melengkapi dokumen rekam medis sebelum berkas tersebut kembali ke unit rekam medis masih kurang. Petugas rawat inap seringkali menunda-nunda untuk segera mengisi atau melengkapi dokumen rekam medis tersebut.

4.        Standar waktu 2X24 jam yang telah ditetapkan RSKIA Wisma Rukti Kebumen untuk mengisi ketidaklengkapan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke petugas yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi dokumen masih belum berjalan semestinya. Hal ini salah satunya dikarenakan dokter yang merawat tidak memiliki jadwal praktek tetap di RSKIA Wisma Rukti, dan tidaknya ada petugas yang mengantar ke tempat dokter yang bersangkutan, sehingga waktu pengembalian dokumen rekam medis dari unit rawat inap ke bagian rekam medis relatif lebih lama dan menghambat proses filling.

5.        Masih kurangnya petugas rekam medis yang bertugas dalam setiap shiftnya ( 2 shift; pagi dan sore masing-masing 1 orang ). Hal ini menyebabkan petugas rekam medis kerepotan dalam menangani kegiatan pelayanan di unit rekam medis terutama dalam kegiatan assembling berkas rekam medis.

6.        Belum dibuatnya Standar Prosedur Operasional (SPO) pada sistem assembling tentang kegiatan sensus harian, penggunaan kartu kendali, dan standar yang baku dalam pemberian nomor/kode lampiran pada penyusunan formulir berkas rekam medis pasien rawat inap, misalnya RM 1, RM 2, RM 3, dan seterusnya.

3.4.  Upaya RSKIA Wisma Rukti Dalam Mengatasi Kendala/ Permasalahan Yang Ada

Dalam meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit baik medis maupun non medis, rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang terbaik terhadap pasien. Berkaitan dengan peningkatan mutu pelayanan rumah sakit, penyelenggaraan rekam medis diharapkan mampu menyajikan dokumen atau catatan medis secara cepat, tepat, lengkap dan akurat. Maka dari itu RSKIA Wisma Rukti Kebumen berupaya mengatasi kendala-kendala yang ada dalam unit rekam medis, terutama kendala / permasalahan pada sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap. Adapun upaya yang dilakukan RSKIA Wisma Rukti di antaranya adalah:

1.        Berkaitan dengan belum adanya kegiatan sensus harian, penggunaan kartu kendali, dan cara penyusunan berkas rekam medis pasien rawat inap yang benar, maka untuk menyajikan dokumen rekam medis yang rapi dan lengkap RSKIA Wisma Rukti Kebumen berupaya akan membuat Standar Prosedur Operasional (SPO) mengenai kegiatan sensus harian, penggunaan kartu kendali, dan pemberian nomor/kode lampiran pada penyusunan formulir berkas rekam medis pasien rawat inap sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 Bab II Pasal 3 tentang Rekam Medis.

2.        Banyaknya dokumen rekam medis yang tidak lengkap milik pasien rawat inap yang sudah pulang seringkali terjadi dikarenakan petugas rawat inap tidak segera mengisi atau melengkapi dokumen rekam medis tersebut. Dalam hal ini, petugas rekam medis RSKIA Wisma Rukti Kebumen sudah seringkali menyampaikan keluhan kepada Kepala Bagian Keperawatan untuk mengingatkan setiap petugas keperawatan terutama petugas rawat inap agar segera setelah pasien rawat inap pulang, dokumen rekam medis dapat langsung diisi dan dilengkapi kekurangannya. Menanggapi keluhan dari unit rekam medis tersebut, Kepala Bagian Keperawatan melalui breefing yang diadakan setiap pagi sudah menyampaikan kepada seluruh perawat, terutama perawat / petugas rawat inap agar dapat meningkatkan kinerja dan kesadaran untuk tidak menunda-nunda pekerjaan yang pada akhirnya menghambat proses selanjutnya yang terkait dengan unit kerja lain.

3.        Lambatnya waktu pengembalian dokumen rekam medis dari unit rawat inap ke unit rekam medis salah satunya dikarenakan dokter yang merawat tidak memiliki jadwal praktek tetap di RSKIA Wisma Rukti. Untuk mengatasi masalah ini, petugas rekam medis mengambil inisiatif menelepon terlebih dahulu dokter yang bersangkutan dan memberitahukan perihal dokumen rekam medis yang perlu dilengkapi tersebut, lalu membuat janji dengan dokter apakah dokumen yang belum dilengkapi itu dapat diisi pada jadwal praktek selanjutnya atau diantar langsung ke rumah / kediamannya.

4.        Terkait dengan kurangnya tenaga kerja di unit rekam medis, RSKIA Wisma Rukti saat ini masih belum dapat menambah jumlah tenaga kerja di unit rekam medis. Hal ini dikarenakan masih minimnya jumlah kunjungan pasien baik rawat inap maupun rawat jalan di RSKIA Wisma Rukti Kebumen. Namun jika proses penetapan kelas nanti dapat berjalan sukses dan RSKIA Wisma Rukti dapat menjalin kerjasama dengan BPJS, pihak manajemen RSKIA Wisma Rukti Kebumen berjanji akan menambah jumlah tenaga kerja di unit rekam medis.

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan perumusan masalah dan hasil pengamatan mengenai implementasi sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen yang telah penulis lakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1)  Penyajian informasi kesehatan yang lengkap dan akurat sangat menentukan kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit dan pada unit rekam medis khususnya. Sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap diadakan untuk menunjang kualitas berkas rekam medis yang disajikan dalam kegiatan pelayanan kesehatan di rumah sakit dengan cara menyusun berkas rekam medis secara tepat dan kemudian menganalisis kelengkapan dari berkas rekam medis tersebut.

2)  Kegiatan pengolahan berkas rekam medis pasien rawat inap di RSKIA Wisma Rukti Kebumen terutama pada proses assembling berkas rekam medis pasien rawat inap masih belum berjalan sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 Bab II Pasal 3 tentang Rekam Medis, di antaranya: belum adanya kegiatan sensus harian, belum digunakannya kartu kendai, dokumen rekam medis yang telah lengkap tidak melalui proses koding dan langsung disimpan ke dalam rak penyimpanan dokumen rekam medis, pengambilan kembali dokumen rekam medis tidak lengkap yang diserahkan ke unit rawat inap untuk dilengkapi, sering melebihi waktu 2X24 jam.

3)  Dalam pelaksanaan kegiatan assembling berkas rekam medis pasien rawat inap, RSKIA Wisma Rukti Kebumen masih belum mempunyai Standar Prosedur Operasional mengenai: kegiatan sensus harian,  penggunaan kartu kendali, pemberian nomor/kode lampiran dan cara penyusunan formulir berkas rekam medis pasien rawat inap.

4)  Dalam mengatasi kendala-kendala yang ada pada sistem assembling berkas rekam medis pasien rawat inap, RSKIA Wisma Rukti Kebumen melakukan upaya: akan segera membuat Standar Prosedur Operasional (SPO) mengenai kegiatan sensus harian, penggunaan kartu kendali, dan pemberian nomor/kode lampiran pada penyusunan formulir berkas rekam medis pasien rawat inap sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, mengadakan breefing yang diadakan setiap pagi dengan selalu mengingatkan seluruh karyawan agar dapat meningkatkan kinerja dan kesadaran untuk tidak menunda-nunda pekerjaan yang pada akhirnya menghambat proses selanjutnya yang terkait dengan unit kerja lain, menjalin komunikasi yang baik dengan dokter, perihal pengisian dokumen rekam medis yang perlu dilengkapi, dan RSKIA Wisma Rukti Kebumen berjanji akan menambah jumlah tenaga kerja khususnya di unit rekam medis.

4.2. Saran

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, penulis menyarankan:

1)       Untuk menyajikan dokumen rekam medis yang rapi dan lengkap, RSKIA Wisma Rukti Kebumen diharapkan dapat melaksanakan kegiatan assembling berkas rekam medis pasien rawat inap yang sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.

2)       Dalam melakukan setiap pekerjaan, diperlukan adanya kerjasama yang baik di antara seluruh karyawan, sehingga tujuan yang ingin dicapai oleh setiap unit kerja di RSKIA Wisma Rukti Kebumen dapat tercapai dan pada akhirnya dapat memuaskan seluruh pihak yang terkait.

DAFTAR PUSTAKA

A. DOKUMEN

Keputusan Dirjen Yanmed No. 78 Tahun 1991 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan RM di RS.

Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.

SK Menteri Kesehatan RI No. 55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis.

Undang-Undang RI No. 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.

Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.

                          

B. BUKU – BUKU ILMIAH

Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis (BPPRM) Rumah Sakit Di Indonesia Revisi I Depkes RI Direktorat Jendral Pelayanan Medik Jakarta, 1997.

Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis (BPPRM) Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II Depkes RI Direktorat Jendral Pelayanan Medik Jakarta, 2006.

Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis (BPPRM) Rumah Sakit Umum Daerah Kebumen Cetakan Pertama, 1998.

Buku  Pedoman  Penyelenggaraan  Rekam  Medis  (BPPRM)  RSKIA Wisma Rukti Kebumen.

Buku Uraian Tugas Karyawan RSKIA Wisma Rukti Kebumen

Lexy J. Moleong. 2007.  Metodologi Penelitian  Kualitatif  Bandung. Remaja Rosdakarya.

Notohadiprawiro T.2006,   Metodologi   Penelitian   dan   Penulisan  ilmiah Yogyakarta:Universitas Gajah Mada.

Shofari, Bambang. 2004. Pengelolaan Sistem Rekam Medis – I. Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Prodi RMIK Semarang.

Shofari, Bambang. 2002. PSRK _01, Modul Pembelajaran Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis. Perhimpunan Profesional Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan Indonesia (PORMIKI) Jawa Tengah.

.