IMPLEMENTASI KODE WARNA PADA PROSES RETRIEVAL DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG

Disusun Oleh :

FENDI SEPTIAWAN

NPM. 12.304.001

Pembimbing/ Penguji:

H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H.Kes.

Politeknik Dharma Patria Kebumen

Program Studi Teknik Elektro Rekam Medis Kesehatan

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.   Latar Belakang

Tuntutan akan peningkatan mutu pelayanan kesehatan saat ini sudah sangat sering didengungkan, baik dari pihak penyedia jasa pelayanan kesehatan itu sendiri maupun dari pihak masyarakat sebagai pemakai jasa pelayanan kesehatan. Salah satu institusi yang menyediakan jasa pelayanan kesehatan bagi masyarakat adalah rumah sakit, oleh karena itu masyarakat sebagai pihak yang menggunakan jasa pelayanan kesehatan dari rumah sakit mengharapkan mendapat pelayanan kesehatan yang bermutu. Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan kepada pasien, salah satunya adalah rekam medis (Depkes RI, 1997). Salah satu bagian terpenting dari suatu instansi pelayanan kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip dokumennya. Arsip pasien disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas rekam medis. Menurut Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Departemen Kesehatan Republik Indonesia telah mengeluarkan peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 / MENKES / PER / III / 2008.

Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lebar formulir dukomen rekam medis harus dilindungi dengan

cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu. Untuk kepentingan penyimpanan, folder dokumen rekam medis tidak sama dengan folder atau map pada umumnya. Rekam medis harus diberi sampul pelindung dan pada sampul memiliki bagian khusus yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis serta menempelkan kode warnanya. Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di rak filing. Penyimpanan dokumen rekam medis sering terjadi kesalahan letak, hal ini terjadi karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus diambil dan disimpan setiap harinya.

Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus di ajukan dari kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat (mengisi) “kartu permintaan”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama penderita dan nomor rekam medisnya, untuk permintaan-permintaan langsung dari dokter dan bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas bagian rekam medis sendiri. Permintaan peminjaman rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan darurat, dan harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dan petugas bagian rekam medis harus mengisi surat permintaan.

Petugas rekam medis harus tepat ketika melakukan pengambilan berkas rekam medis sesuai dengan permintaan. Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke bagian rekam medis. Surat permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama penderita dan nomor rekam medisnya, nama poliklinik atau nama orang yang meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan.

Berdasarkan observasi dan wawancara dengan petugas rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, pedoman pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng pada dasarnya mengatur kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien ditempat pendaftaran, pencatatan data pasien selama pasien mendapatkan pelayanan medis, sampai dengan penanganan berkas rekam medis pasien yang meliputi kegiatan penyimpanan, serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan peminjaman bila pasien berobat ulang atau keperluan lain.

Pada proses retrieval atau pengambilan kembali berkas rekam medis terdapat beberapa tata cara salah satunya adalah kode warna. Penerapan kode warna di dokumen rekam medis pada proses retrieval terdapat beberapa permasalahan yaitu : Bagian penerapan kode warna belum adanya wewenang khusus yang di berikan kepada petugas rekam medis dan belum sesuainya penerapan warna pada nomor yang dianjurkan. Berdasarkan latar belakang diatas penulis mengambil judul “IMPLEMENTASI KODE WARNA PADA PROSES RETRIEVAL DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG”.

1.2.   Pokok Permasalahan

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut:

Bagaimana implementasi kode warna pada proses retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ?

1.3.   Pertanyaan Penelitian

a.       Bagaimana implementasi kode warna di RS Muhammadiyah Sruweng ?

b.      Factor-faktor apa yang mendukung dan menghambat dalam implementasi kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ?

1.4.   Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.2.1   Tujuan Umum

Mengetahui pelaksanaan retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

1.2.2   Tujuan Khusus

a.       Mengetahui implementasi kode warna pada proses retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

b.      Mengetahui faktor-faktor yang mendukung dan menghambat implementasi kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

1.2.3   Manfaat Penulisan

    Adapun penulisan laporan ini laporan bermanfaat bagi :

a.       Penulis

Dapat memperluas wawasan dan ilmu pengetahuan di bidang rekam medis khususnya penerapan kode warna pada berkas rekam medis.

b.      Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan kelancaran pelayanan kesehatan rawat jalan dan rawat inap di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

c.       Akademik

Dapat di gunakan sebagai literatur bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian.

1.5.   Batasan Masalah

Penulis membahas mengenai penerapan kode warna pada berkas rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, fungsi penerapan kode warna dan masalah yang timbul saat proses penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

1.6.   Metodologi Penelitian

Teknik Pengumpulan Data

a.       Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dalam artian bukan hanya melihat tapi juga merekam, mencatat, menghitung dan mengukur. Sutrisno Hadi (1986) mengemukakan bahwa, observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis. Dua diantara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan.

b.      Kajian Pustaka

Kajian pustaka yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengambil teori-teori dari buku-buku ilmiah serta kajian-kajian pustaka yang bermanfaat dalam penulisan laporan ini dan memperkaya kajian ilmiah lainnya.

c.       Wawancara

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.

1.7.   Waktu dan Tempat

Waktu        :    01 Desember 2014 – 31 Desember 2014 /

                        Jam 07.00 s.d. 14.00 WIB

Tempat       :    Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng bagian Rekam Medis

1.8.   Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Bab I Penahuluan berisi latar belakang, tujuan penulisan, rumusan masalah, batasan masalah, metodologi penelitian, waktu dan tempat penelitian, sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab II Landasan teori berisi

BAB III PEMBAHASAN

Bab III Pembahasan berisi

BAB IV PENUTUP

Bab IV Kesimpulan dan saran berisi tujuan-tujuan dari dibuatnya laporan semester ini, serta menjadi bahan masukan bagi institusi yang bersangkutan.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN – LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

 

BAB III

IMPLEMENTASI KODE WARNA PADA PROSES RETRIEVAL DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG

3.1.  GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG

3.1.1.      Sejarah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Pada awal pendirian dimulai dari diwakafkannya sebidang tanah oleh seorang tokoh muhammadiyah di daerah Sruweng (Bapak Chamdani Abdul Rohman), kemudian tanah tersebut dijadikan tempat untuk membangun balai pengobatan atau rumah bersalin yang dananya diambil dari warga Muhammadiyah dan simpatisannya. Pada awal berdirinya BP / RB PKU Muhammadiyah Sruweng mempercayakan kepada Pimpinan Cabang ‘Aisyiah setempat dengan dibantu seorang bidan dan dua orang pembantu.

Pada tanggal 15 Mei 1985, BP / RB ini mendapatkan izin resmi dari Bupati (berdasarkan SK No. 503 / 530 / 006 / RB / 1993). Setelah 8 tahun berjalan dan mengalami kemajuan yang pesat pengelolaan BP / RB dikembalikan kepada Pimpinan Cabang Muhammadiyah Sruweng. Pada tahun 2000 melalui Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah No. 45 / 1406.09 / 2000 / 1.1 mendapat izin sememntara

Penyelenggaraan Sarana Pelayanan Kesehatan kepada RSU Muhammadiyah Sruweng dalam bentuk saran kesehatan “Rumah Sakit Umum Pertama”. Pada tahun 2003 untuk menindak lanjuti izin sementara oleh kepala Dinas Kesehatan Tingkat II Kabupaten Kebumen turun surat izin Penyelenggaraan Rumah Sakit sebagai persyaratan persiapan untuk Izin Tetap Rumah Sakit dari Depkes RI dengan nomor: YM. 02.04.3.5.300.

Pada tanggal 12 Mei 2007 telah turun surat Pemberian Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Tetap untuk jangka waktu 5 tahun dari tanggal 21 Mei 2007-21 Mei 2012 dengan nomor: YM.02.04.3.5.2816. Pada tahun 2009-2010 Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng melaksanakan persiapan Akreditasi 5 pelayanan dan pada tanggal 7-9 Juni 2009 mendapat survey penilaian Akreditasi 5 pelayanan dari Tim KARS dan dinyatakan lulus Penuh Tingkat Dasar dengan sertifikat Akreditasi Rumah Sakit Nomor YM.01.10 / III / 4048 / 10 yang berlaku dari tanggal 30 Juli 2010-30 Juli 2013. Pada tahun 2012 karena Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Tetap dengan No. 503 / 438 / KEP / 2012 yang berlaku dari tanggal 21 Mei 2012 sampai 20 Mei 2017. Pada tahun yang sama (2012) Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mendapatkan sertifikat Penetapan Kelas dari Kemenkes dengan Type C NO.HK.03.05 / I / 559 / 12.

3.1.2.      Falsafah, Visi, Misi, dan Motto Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

a.         Falsafah

Falsafah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng adalah amal usaha persyarikatan Muhammadiyah yang merupakan manifestasi Iman kepada Allah SWT berupa amal Sholeh dan menjadikan sebagai saran ibadah, sesuai dengan jiwa (QS. Al Baqarah: 25, Maryam: 96 dan Asyua’ara: 80.

b.        Visi

Terwujudnya Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng menjadi Rumah Sakit tipe Utama yang mendukung pelayanan kesehatan komprehensif sesuai kebutuhan pasien dan menjadi rujukan bagi Rumah Sakit Muhammadiyah di Indonesia, didasarkan iman kepada Allah SWT.

c.         Misi

1)      Mengembangkan pelayanan kesehatan yang komprehensif baik fisikal, jiwa maupun spiritual yang sesuai kebutuhan pasien.

2)      Mensinergikan antara manusia bersumber daya, organisasi, teknologi dan lingkungannya untuk mendukung terwujudnya Rumah Sakit yang Barokah.

3)      Menjalin dan mengembangkan networking.

4)      Menjadikan organisasi di Rumah Sakit sebagai learning organization.

d.        Motto

Menjadi Rumah Sakit yang Barokah.

3.1.3.      Struktur Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Struktur organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng terdiri dari :

a.         Pimpinan Cabang Muhammadiyah Sruweng yang merupakan pengurus dari cabang kemuhammadiyahan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

b.        Direktur Rumah Sakit yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

c.         Majelis Pusat Kesehatan Umum yang bertugas menangani hubungan pelayanan dengan kemuhammadiyahan dan ikut serta dalam membantu pelaksaan pengelolaan Rumah Sakit.

d.        SPI, Komite Medis serta Komite Etik & Hukum yang berada dibawah direktur dimana masing-masing tugas adalah mengatur tata kelola klinis, mengatur disiplin etika dan perilaku profesi, serta sebagai perlindungan hukum bagi staf medis maupun pelayanan kesehatan yang sedang berlangsung.

e.         Wakil direktur umum dan keuangan, bertugas mengelola pelayanan umum dan keuangan

f.         Wakil direktur penunjang medis bertugas mengelola aspek-aspek penunjang medis

g.        Wakil direktur pelayanan medis. (Struktur Organisasi Terlampir).

3.1.4.      Struktur Organisasi Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Struktur organisasi unit kerja Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng diawali oleh direktur sebagai penanggung jawab Rumah Sakit. Dalam melaksanakan tugasnya, direktur dibantu Wakil Direktur penunjang medis yang langsung membawahi Asisten manajer Rekam Medis yang mempunyai satuan unit kerja dibawahnya yang terdiri dari :

a.         Koordinator administrasi bpjs

b.        Staf administrasi bpjs,

c.         Staf rekam medis

d.        Koordinator pendaftaran

e.         Staf pendaftaran pasien. (Struktur Organisasi Terlampir).

3.1.5.      Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Sumber daya manusia di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng berjumlah 331 orang yang terdiri dari tenaga medis dan tenaga kesehatan. Jumlah tersebut masih terbagi kedalam delapan jenis tenaga kerja yaitu : 10 dokter umum, 19 dokter spesialis, 1 dokter gigi, 133 perawat, 3 perawat anastesi, 19 bidan, 34 orang penunjang medis dan 112 tenaga non medis. (Sumber Daya Manusia Terlampir).

3.1.6.      Fasilitas Pelayanan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.1.6.1.    Pelayanan Kesehatan Dasar

a.    Unit Gawat Darurat

b.    Poli Umum

c.    ICU (Intensive Care Unit)

d.   Instalasi Bedah Sentral

e.    Bangsal Perawatan

f.     Ambulance

g.    Ruang Bersalin

h.    Peristi

3.1.6.2.    Pelayanan Klinis Spesialis

a.    Klinik Kebidanan dan Kandungan

b.    Poli Kesehatan Anak

c.    Poliklinik Penyakit Dalam

d.   Instalasi Radiologi

e.    Poliklinik THT

f.     Poliklinik Syaraf

g.    Poliklinik Kulit dan Kelamin

h.    Poliklinik Paru

i.      Patologi Klinik

j.      Poliklinik Gigi

3.1.6.3.    Pelayanan Penunjang

a.    Instalasi Laboratorium

b.    Instalasi Radiologi dan USG

c.    Instalasi Rekam Medis

d.   Instalasi Gizi

e.    Instalasi Farmasi

f.     Poliklinik Fisioterapi

g.    Kamar Jenazah

3.1.6.4.    Ruang Rawat Inap

Bagian rawat inap merupakan bagian perawatan pasien yang memerlukan perawatan intensif, karena diperlukannya perawatan dan perhatian khusus dalam menangani kesehatan pasien. terdiri dari 7 ruangan yang mempunyai kapasitas tempat tidur sejumlah 121 buah dan dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 3.1. Daftar Ruang Rawat Inap

No	Ruang Rawat	Jumlah Tempat Tidur
1.	Kelas VIP / VVIP	9 TT
2.	Kelas Utama	10 TT
3.	Kelas I	12 TT
4.	Kelas II	14 TT
5.	Kelas III	59 TT
6.	ICU	7 TT
7.	Peristi / Box Bayi	10 TT
Jumlah		121 TT

Sumber : Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.1.7.      Pelayanan Unggul

a.         Pelayanan Terpadu Islami

b.        Pelayanan Rawat Inap dan Rawat Jalan BPJS

3.2.  Hasil Praktek Kerja Lapangan

Dari hasil observasi lapangan selama 1 bulan dan wawancara dengan petugas rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng yang penulis lakukan, penulis dapat menggambarkan bagaimana implementasi kode warna pada proses retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, penerapan kode warna dilakukan oleh petugas rekam medis di dalam ruang Unit Kerja Rekam Medis. Kegiatan dimulai dari adanya status / berkas Rekam Medis baru yang masuk ke Unit Kerja Rekam Medis. Selama satu bulan kegiatan praktek kerja lapangan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng bulan Desembar 2014 diperoleh data kunjungan 650 kunjungan pasien baru dan 248 kunjungan pasien lama. Selanjutnya kegiatan pengelolaan rekam medis dilakukan oleh petugas rekam medis terhadap rekam medis baru di ruang Unit Kerja Rekam Medis dan penerapan kode warna dilaksanakan setelah proses pengelolaan rekam medis dan sebelum rekam medis masuk ke dalam rak penyimpanan.

3.2.1.      Pelaksanaan Retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Dari hasil Praktek Kerja Lapangan dan wawancara yang telah dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pelaksanaan retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dilaksanakan dengan menggunakan kartu petunjuk yaitu “tracer”. Retrieval dilaksanakan guna memenuhi permintaan rutin dari pendaftaran rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat maupun pelayanan kesehatan lain yang membutuhkan rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Retrieval merupakan proses pengambilan kembali berkas rekam medis dari filing guna memenuhi permintaan rutin dari pendaftaran rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat maupun pelayanan kesehatan lain yang membutuhkan rekam medis.

Proses Retrieval di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng :

a.         Pemesanan Berkas Rekam Medis

Petugas rekam medis yang berada di Unit Kerja Rekam Medis di lantai II akan melakukan kegiatan retrieval jika ada pemesanan berkas rekam medis dari pendaftaran rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat maupun pelayanan kesehatan lain yang memerlukan rekam medis. Pemesanan berkas rekam medis adalah cara untuk keperluan berobat ulang kembali di RS Muhammadiyah Sruweng. Tujuan dari pemesanan adalah untuk memperlancar pengambilan berkas rekam medis bagi pasien lama yang akan berobat ulang dan pembuatan surat keterangan medis.

b.        Pencatatan

Pencatatan nomor dan nama pada buku ekspedisi keluar-masuk rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Pencatatan nomor dan nama yang tertera pada rekam medis yang dipesan oleh unit pendaftaran rawat jalan, rawat inap, unit gawat darurat maupun pelayanan kesehatan lain yang memerlukan rekam medis harus dilakukan guna mengetahui rekam medis sedang dipinjam. Pencatatan nomor dan nama pasien yang tertera pada Rekam Medis yang dipesan dilaksanakan sebelum dilakukan kegiatan retrieval dari rak penyimpanan di ruang penyimpanan yang berada di lantai II depan ruang Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

c.         Pencarian Nomor Rekam Medis Pasien Lama

Pencarian nomor rekam medis adalah proses mencari kembali nomor rekam medis pasien, umumnya untuk pengobatan ulang, dikarenakan pasien tidak membawa kartu berobat. Tujuan dari pencarian nomor rekam medis pasien lama adalah untuk mendapatkan data / riwayat kesehatan pasien lama dalam berkas rekam medis guna menunjang pelayanan selanjutnya agar data yang di data pasien dapat berkesinambungan.

d.        Pengambilan Berkas Rekam Medis

Melaksanakan pengambilan berkas rekam medis untuk keperluan berobat ulang, penelitian atau pengisian surat keterangan medis dan resume. Pengambilan berkas rekam medis bertujuan untuk memenuhinya kebutuhan berkas rekam medis untuk keperluan berobat ulang, penelitian maupun pengisian surat keterangan medis dan resume medis.

e.         Penggunaan Petunjuk Keluar (Tracer)

Suatu alat berupa lembaran tebal berwarna putih sebagai pengganti / penunjuk berkas rekam medis keluar baik. Tracer digunakan sebagai alat pengganti / penunjuk berkas rekam medis yang keluar untuk berbagai keperluan.

f.          Distribusi Rekam Medis

Mengirim berkas Rekam Medis kepada unit yang sudah melakukan pemesanan setelah dilakukan pencarian berkas rekam medis.

3.2.2.      Implementasi Kode Warna pada Proses Retrieval Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Kode warna adalah salah satu petunjuk khusus yang tertera pada map / sampul rekam medis yang biasanya tertempel pada 1 atau 2 digit terakhir nomor rekam medis pada sampul Rekam Medis sebelah kanan yang diterapkan dalam tatacara kegiatan pengambilan kembali rekam medis. Seperti halnya di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng yang sudah menerapkan kode warna sebagai petunjuk khusus dalam proses pencarian berkas rekam medis. Berdasarkan tata cara / prosedur pengambilan kembali berkas rekam medis, Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng menerapankan kode warna tersebut sejak tahun 2010 hingga sekarang. Kode warna yang diterapkan pada Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng merupakan kode warna dari kebijakan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng tersebut, adapun warna yang digunakan untuk penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng :

Tabel 3.2. Penerapan Kode Warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Nomor Primer 1 Digit	Warna
1	Ungu
2	Kuning
3	Hijau Tua
4	Oranye
5	Biru Muda
6	Coklat
7	Kemerahan
8	Hijau Muda
9	Merah
0	Biru Tua

Sumber Data diolah

Jumlah kode warna yang terdapat di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ada 10 warna yaitu ungu, kuning, hijau tua, oranye, biru muda, coklat, kemerahan, hijau muda, merah, dan biru tua. Warna-warna tersebut sama dengan teori kode warna Huffman, tetapi dalam penerapan kode warna pada digit terakhir nomor Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng belum sesuai dengan teori Huffman yaitu 0 menjadi biru tua, 1 menjadi ungu, 2 menjadi kuning, 3 menjadi hijau tua, 4 menjadi oranye, 5 menjadi biru muda, 6 menjadi coklat, 7 menjadi kemerahan, 8 menjadi hijau muda, 9 menjadi merah. Pada teori Huffman kode warna dapat diterapkan pada 2 atau 1 digit terkhir nomor Rekam Medis, Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng menerapkan kode warna pada 1 (satu) digit terakhir nomor Rekam Medis.

Tabel 3.3. Tabel ketidaksesuaian Kode Warna Rekam Medis

Nomor Primer 1 Digit	Warna
	Huffman	Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng
0	Purple = Ungu	Biru Tua
1	Yellow = Kuning	Ungu
2	Dark Green = Hijau Tua	Kuning
3	Orange = Oranye	Hijau Tua
4	Light Blue = Biru Muda	Oranye
5	Brown = Coklat	Biru Muda
6	Cerise = Kemerahan	Coklat
7	Light Green = Hijau Muda	Kemerahan
8	Red = Merah	Hijau Muda
9	Dark Blue = Biru Tua	Merah

Sumber Data diolah

3.2.3.      Faktor-faktor Pendukung dan Penghambat Implementasi Kode Warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.2.3.1.    Faktor Pendukung Implementasi Kode Warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Adapun faktor pendukung penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng :

a.       Meningkatkan Pelayanan Permintaan

Implementasi kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dilakukan untuk peningkatan pelayanan permintaan-permintaan berkas Rekam Medis dari unit lain.

b.      Meminimalkan Missing File

Penerapan kode warna terhadap digit terakhir pada nomor Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dilakukan untuk meminimalkan Missing File berkas Rekam Medis. Karena pada penyimpanannya telah diselaraskan satu nomor digit terakhir memiliki satu warna yang sama. Missing File pada Berkas Rekam Medis merupakan tidak ditemukannya Berkas Rekam Medis di rak penyimpanan maupun di Unit Kerja Rekam Medis pada kegiatan pengambilan kembali (retrieval) berkas rekam medis.

c.       Memudahkan Pencarian

Kode warna pada digit terakhir nomor Rekam Medis diterapkan guna mempermudah pencarian atau pengambilan kembali (retrieval) berkas Rekam Medis secara visual di rak penyimpanan yaitu dengan cara melihat digit terakhir nomor Rekam Medis yang memiliki warna berbeda.

3.2.3.2.    Faktor Penghambat Implementasi Kode Warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Adapun faktor penghambat penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng :

a.       Tidak sesuai dengan teori penerapan kode warna Huffman karena Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng memiliki kebijakan sendiri dalam penerapan kode warna pada berkas Rekam Medis.

b.      Kurang Ketelitian

Petugas rekam medis melakukan penempelan label warna pada digit terakhir nomor rekam medis di ruang Unit Kerja Rekam Medis. Karena penempelan dilakukan tidak secara urut melainkan menunggu waktu luang sehingga memicu penumpukan berkas yang membuat petugas tidak teliti dalam menempel label warna sebagai kode warna. Hal tersebut dapat menjadi penghambat dalam implementasi kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

c.       Logistik Kehabisan Label Kode Warna

Label warna sebagai kode warna pada berkas rekam medis berada di Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Label warna tersebut tidak dicetak oleh Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sendiri, melainkan dipesan oleh bagian logistik Muhammadiyah Sruweng kepada percetakan luar. Sehingga label tidak bisa setiap saat dicetak dan bagian logistik bisa kehabisan stok yang kemudian menjadikan Unit Rekam Medis menunggu kiriman dari percetakan dan logistik.

d.      Kurangnya Sumber Daya Manusia

Kurangnya Sumber Daya Manusia dalam proses pengelolaan Rekam Medis dapat menjadi penghambat kegiatan penempelan kode warna. Hal tersebut dapat memicu penumpukan berkas Rekam Medis yang belum tertempel label kode warna karena petugas Rekam Medis yang terbatas belum sempat melakukan kegiatan penempelan label kode warna.

Dari adanya permasalahan-permasalahan yang terdapat di dalam proses implementasi kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, Unit Kerja Rekam Medis melakukan upaya untuk meminimalisir permasalahan yang ada dengan melakukan pengajuan penambahan karyawan / petugas di Unit Kerja Rekam Medis ke bagian personalia Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1.  Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai berikut:

a.         Pelaksanaan pengambilan berkas (retrieval) Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Kegiatan  retrieval dimulai dari adanya pemesanan berkas Rekam Medis dari unit pendaftaran pasien atau unit lain yang membutuhkan Rekam Medis. Petugas Rekam Medis melakukan pencatatan nomor Rekam Medis dan nama pasien sebelum melakukan pencarian Rekam Medis pada rak penyimpanan. Proses pengambilan kembali rekam medis dilakukan dengan menggunakan kartu petunjuk (tracer). Berkas didistribusikan menuju unit yang melakukan pemesanan Rekam Medis.

b.         Implementasi atau penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dimulai sejak tahun 2010. Penerapan kode warna dilakukan berdasar prosedur dan kebijakan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Penerapan kode warna dilakukan untuk mempermudah proses penyimapanan rekam medis dan mempermudah pengambilan kembali (retrieval) berkas rekam medis secara visual.

c.         Jumlah kode warna yang terdapat di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ada 10 warna yaitu ungu, kuning, hijau tua, oranye, biru muda, coklat, kemerahan, hijau muda, merah, dan biru tua. Warna-warna tersebut sama dengan teori kode warna milik Huffman, tetapi dalam penerapan kode warna pada digit terakhir nomor Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng belum sesuai dengan teori Huffman yaitu 0 menjadi biru tua, 1 menjadi ungu, 2 menjadi kuning, 3 menjadi hijau tua, 4 menjadi oranye, 5 menjadi biru muda, 6 menjadi coklat, 7 menjadi kemerahan, 8 menjadi hijau muda, 9 menjadi merah. Pada teori Huffman kode warna dapat diterapkan pada 2 atau 1 digit terkhir nomor Rekam Medis, Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng menerapkan kode warna pada 1 (satu) digit terakhir nomor Rekam Medis.

d.        Adanya faktor yang mendukung Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng untuk menerapkan kode warna pada berkas Rekam Medis. Faktor pendukung penerapan kode warna di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng adalah untuk meningkatkan pelayanan permintaan-permintaan berkas rekam medis, mempermudah dalam proses pencarian dan penyimpanan berkas rekam medis. Terdapat faktor penghambat dalam penerapan kode warna seperti kurangnya ketelitian seorang petugas, logistik kehabisan label kode warna dan kurangnya sumber daya manusia.

4.2.  Saran

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, penulis memberikan saran :

a.         Kode warna yang diterapkan oleh Rumah Sakit Muhammadiyah disesuaikan menggunakan teori penerapan kode warna dari Huffman.

b.         Penempelan kode warna dilakukan secara urut setelah proses ceklist atau analis agar terhindar dari penumpukan berkas Rekam Medis yang dapat menyebabkan adanya berkas Rekam Medis yang belum ditempel label warna sampai masuk ke rak penyimpanan.

c.         Pemesanan kepada logistik dilakukan sebelum label warna di ruang Unit Rekam Medis habis dan baiknya logistik mencetak sendiri label warna tersebut agar warna yang didapat sesuai dengan permintaan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

d.        Penambahan sumber daya manusia pada bagian Rekam Medis, khususnya petugas pengelolaan berkas Rekam Medis di bagian Unit Kerja Rekam Medis, sehingga tidak terjadi penumpukan atau penundaan dalam proses pengelolaan berka rekam medis.

DAFTAR PUSTAKA

A.      DOKUMEN

Prosedur Tetap Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

B.       BUKU-BUKU ILMIAH

Cisca. (2012). Buku Pintar EYD Bahasa & Sastra Indonesia. [Cetakan Pertama]. Cabe Rawit : Yogyakarta.

Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi I, Departemen Kesehatan RI, Jakarta : 1997.

Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II, Departemen Kesehatan RI, Jakarta : 2006.

Hatta, R. Gemala. (2012). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan disarana Pelayanan Kesehatan. [Edisi Revisi 2]. Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press) : Jakarta.

Ratman, Desriza. (2013). Aspek Hukum Informed Consent dan Rekam Medis dalam Transaksi Terapeutik. Keni Medis : Bandung.

Rustiyanto, Ery. (2009). Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Graha Ilmu : Yogyakarta.

Rustiyanto, Ery. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan Permata Indonesia : Yogyakarta.