PELEPASAN INFORMASI REKAM MEDIS KEPADA PIHAK KETIGA DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG

Disusun Oleh :

OKFITA NURMALASARI

NPM. 12.304.007

Pembimbing/ Penguji:
H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H.Kes.

BAB I

PENDAHULUAN

                                                       

1.1.       Latar Belakang Penulisan

Pembangunan kesehatan yang mengarah untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal berdampak pada perkembangan informasi kesehatan yang juga harus semakin meningkat. Rekam Medis sebagai bagian dari pelayanan umum di sebuah Rumah Sakit yang salah satu pelayanannya adalah menyelenggarakan pelepasan informasi isi Rekam Medis pasien yang sesuai dengan standar yakni berisi informasi lengkap perihal proses pelayanan kesehatan dimasa lalu, masa kini, dan perkiraan dimasa mendatang.

Berdasarkan PerMenKes RI No.269/MENKES/ PER/ III/ 2008 pasal 1 menyatakan bahwa “Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien”.

       Rekam Medis memiliki peran dan fungsi yang sangat penting, yaitu sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, bahan pembuktian dalam perkara hukum, bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan, dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan dan terakhir sebagai bahan untuk membuat statistik kesehatan. Hatta (2012:85).

Kepemilikan Rekam Medis seringkali menjadi perdebatan dilingkungan kesehatan, dokter beranggapan bahwa mereka berwenang penuh terhadap pasien beserta pengisian Rekam Medis akan tetapi petugas Rekam Medis bersikeras untuk mempertahankan berkas Rekam Medis untuk tetap selalu berada di lingkungan kerjanya. Selain itu banyak pula pihak internal maupun pihak eksternal yang ingin mengetahui isi dari Rekam Medis itu sendiri.

Karena informasi medis bersifat rahasia, maka dalam pelepasan informasi kepada pihak lain (secondary release) sarana kesehatan bertanggung jawab untuk melindungi informasi kesehatan yang terdapat didalam Rekam Medis terhadap kemungkinan hilang, rusak, pemalsuan dan akses yang tidak sah. Rekam Medis hanya dapat dikeluarkan berdasarkan otoritas Rumah Sakit yang berwenang, dan kerahasiaan isinya dikeluarkan berdasarkan izin dari pasien yang bersangkutan, sehingga informasi yang terdapat didalamnya dapat dipertanggung jawabkan.

Secara keseluruhan, keamanan, privasi, kerahasiaan dan keselamatan adalah perangkat yang membentengi informasi dalam Rekam Medis. Rumah Sakit selaku pemilik informasi dalam Rekam Medis, prosedur pelepasan informasi Rekam Medis juga harus disertai dengan izin tertulis dari pasien begitu pula dengan pemaparan isi Rekam Medis, haruslah dokter yang merawat pasien tersebut. Ini sejalan dengan PerMenKes No.269/MENKES/PER/III/2008, pasal 11 ayat (1), “Penjelasan tentang isi Rekam Medis hanya boleh dilakukan oleh dokter atau dokter gigi yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien atau berdasarkan peraturan perundang-undangan”.

Dari permasalahan tersebut penulis tertarik untuk meneliti dengan mengambil judul “PELEPASAN INFORMASI REKAM MEDIS KEPADA PIHAK KETIGA DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SRUWENG”.

1.2.       Pokok Permasalahan

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis dapat membuat pokok permasalahan yaitu bagaimana pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng?

1.3.       Pertanyaan Penelitian

Adapun pertanyaan yang diajukan penulis untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk laporan semester ini adalah:

a.     Bagaimana pelaksanaan pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng?

b.    Apa faktor-faktor yang mendorong dan menghambat pelepasan informasi kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng?

                   

1.4.       Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1.      Tujuan Penelitian

a.       Untuk mengetahui gambaran pelaksanaan pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

b.      Untuk mengetahui faktor-faktor yang mendorong dan menghambat pelepasan informasi kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

1.4.2.      Manfaat Penelitian

a.       Bagi Instansi Rumah Sakit

            Dengan hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat untuk pihak yang dijadikan objek penelitian yaitu Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dan menjadi bahan masukan serta pertimbangan bagi pihak Rumah Sakit dalam melepas informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga.

b.      Bagi Akademik

Dengan penelitian ini, peneliti dapat ikut serta dalam menambah referensi perpustakaan Politeknik Dharma Patria Kebumen dan sebagai acuan bagi penelitian sejenis berikutnya.

c.       Bagi Peneliti

Dengan penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan bagi peneliti, maupun mahasiswa Program DIII Teknik Elektro dan Rekam Medis dalam upaya mengetahui bagaimana pelepasan informasi Rekam Medis dilakukan serta sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan khususnya dalam pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga.

1.5.       Ruang Lingkup dan Batasan Masalah

1.5.1.      Ruang Lingkup

Untuk mempermudah penulisan laporan semester ini, adapun ruang lingkup permasalahan, penulis hanya membahas pelepasan informasi medis yaitu mulai dari proses yang berlangsung, prosedur pelepasan sampai dengan faktor-faktor yang mendukung dan menghambat pelepasan.

1.5.2.      Batasan Masalah

Batasan masalah dari penelitian ini adalah pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

1.6.       Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif. Menurut Notoatmodjo (2010 : 35) “Penelitian deskriptif yakni penelitian yang dilakukan untuk mendeskripsikan atau menggambarkan suatu fenomena yang terjadi di dalam masyarakat”.

Jenis ini digunakan untuk mengetahui gambaran proses dan prosedur serta pelepasan informasi medis yaitu mulai dari proses yang berlangsung, prosedur pelepasan sampai dengan faktor yang mendorong dan menghambat pelepasan informasi Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

1.7.       Waktu dan Tempat Penelitian

1.7.1.      Waktu Penelitian

Dalam pembuatan Laporan Semester ini, penulis melakukan wawancara dan studi lapangan selama 1 bulan yaitu pada tanggal 1 Desember 2014 sampai dengan tanggal 31 Desember 2014 bertempat di Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng pada saat jam kantor, pukul 07.00 - 20.00 WIB.

1.7.2.      Tempat Penelitian

Dalam pembuatan Laporan Semester ini, penulis melaksanakan observasi di Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Jalan Raya Sruweng No. 5 Sruweng, Kebumen, Jawa Tengah 54362 Telp (0287) 382597, (0287) 5506677, (0287) 3872001, Fax (0287) 3872002.

1.8.       Sistematika Penulisan Penelitian

Sistematika penulisan Laporan Semester ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN, yang meliputi:

1.1.   Latar Belakang

1.2.   Pokok Permasalahan

1.3.   Pertanyaan Penelitian

1.4.   Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.5.   Ruang Lingkup dan Batasan Masalah

1.6.   Metode Penelitian

1.7.   Waktu dan Tempat Penelitian

1.8.   Sistematika Penulisan Penelitian

BAB II KERANGKA BERPIKIR DAN METODOLOGI

PENELITIAN, yang meliputi:

2.1.   Rekam Medis

2.1.1. Pengertian Rekam Medis

2.1.2. Tujuan Rekam Medis

2.1.3. Nilai Guna Rekam Medis

2.1.4. Kegunaan Rekam Medis

2.1.5. Kepemilikan Rekam Medis

2.2.   Pelepasan Informasi Rekam Medis

2.2.1. Pengertian Pelepasan Informasi

2.2.2. Dasar Hukum Pelepasan Informasi Rekam Medis

2.2.3. Informasi yang Terkait Dengan Rekam Medis

2.2.4. Pelepasan Informasi Rekam Medis

2.2.5. Pihak – Pihak Terkait Pelepasan Informasi Rekam Medis

2.2.6. Persetujuan Pelepasan Informasi Rekam Medis

BAB III PEMBAHASAN, yang meliputi:

3.1.  Gambaran Umum Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.1.1. Sejarah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.2.    Falsafah, Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.2.2. Falsafah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.2.3. Visi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.2.4. Misi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.2.5. Motto Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.3.   Struktur Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.3.1.  Struktur Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.3.2.  Struktur Organisasi Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.3.3.  Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.4.  Fasilitas Pelayanan Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.4.1. Pelayanan Kesehatan Dasar

3.4.2. Pelayanan Klinis Spesialis

3.4.3. Pelayanan Penunjang

3.4.4. Ruang Rawat Inap

3.4.5. Pelayanan Unggul

3.5.  Hasil Praktek Kerja Lapangan

3.5.1. Prosedur Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.5.2. Faktor – Faktor yang Mendorong Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.5.3. Faktor – Faktor yang Menghambat Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.5.4. Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.5.5. Masalah yang Dihadapi Dalam Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

3.5.6. Upaya Pemecahan Masalah Dalam Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

BAB IV PENUTUP, yang meliputi:

4.1.  Kesimpulan

4.2.  Saran

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

BAB III

PEMBAHASAN

3.1.  Gambaran Umum Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

1.1.1.      Sejarah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Pada awal pendirian Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng ini dimulai dari diwakafkannya sebidang tanah oleh seorang tokoh Muhammadiyah di daerah Sruweng (Bapak Chamdani Abdul Rohman), kemudian tanah tersebut dijadikan tempat untuk membangun balai pengobatan atau rumah bersalin yang dananya diambil dari warga Muhammadiyah dan simpatisannya.

Pada awal berdirinya Balai Pengobatan / Rumah Bersalin (BP/RB) PKU Muhammadiyah Sruweng dipercayakan kepada Pimpinan Cabang Aisyiyah setempat dengan dibantu seorang bidan dan dua orang pembantu.

Pada tanggal 15 Mei 1985, Balai Pengobatan atau Rumah Bersalin (BP/RB) ini mendapatkan izin resmi dari Bupati berdasarkan SK No. 503/530/006/RB/1993.

Setelah 8 tahun berjalan dan mengalami kemajuan pesat, pengelolaan BP/RB dikembalikan kepada Pimpinan Cabang Muhammadiyah Sruweng. Pada tahun 2000 melalui Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah No. 45/1406.09/2000/1.1 mendapat izin sementara Penyelenggaraan Sarana Pelayanan Kesehatan kepada Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng dalam bentuk sarana kesehatan “Rumah Sakit Umum Pratama”.

Pada tahun 2003 untuk menindak lanjuti izin sementara oleh Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II Kabupaten Kebumen turun surat izin Penyelenggaraan Rumah Sakit sebagai persyaratan persiapan untuk Izin Tetap Rumah Sakit dari Departemen Kesehatan RI dengan nomor YM. 02.04.3.5.300.

Pada tanggal 12 Mei 2007 telah turun surat Pemberian Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Tetap untuk jangka waktu 5 tahun dari tanggal 2 Mei 2007 – 21 Mei 2002 dengan nomor YM.02.04.3.5.2816.

Pada tahun 2009-2010 Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng melaksanakan persiapan Akreditasi 5 pelayanan, dan pada tanggal 7 hingga 9 Juni 2009, Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mendapat survei penilaian Akreditasi 5 pelayanan dari tim Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) serta dinyatakan lulus Penuh Tingkat Dasar yang berlaku dari tanggal 30 Juli 2010 hingga 30 Juli 2013.

Pada tahun 2012, Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Tetap diperbarui dengan No. 503/438/KEP/2012 yang berlaku dari tanggal 21 Mei 2012 sampai dengan 20 Mei 2017. Sementara pada tahun yang sama, Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng mendapatkan sertifikat Penetapan Kelas dari Kemenkes dengan Standar Type C dengan nomor NO.HK.03.05/I/559/12.

                    

1.2.  Falsafah, Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

1.2.1.      Falsafah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Falsafah Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng adalah amal usaha persyarikatan Muhammadiyah yang merupakan manifetasi Iman kepada Allah SWT berupa amal Shaleh dan menjadikan sebagai sarana ibadah, sesuai dengan jiwa. (QS. Al Baqarah: 25, Maryam: 96 dan As-Syu’ra:80).

1.2.2.      Visi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Terwujudnya Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng menjadi Rumah Sakit tipe Utama yang mendukung pelayanan kesehatan komprehensif sesuai kebutuhan pasien dan menjadi rujukan bagi Rumah Sakit Muhammadiyah di Indonesia, didasarkan iman kepada Allah SWT.

1.2.3.      Misi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

a.    Mengembangkan pelayanan kesehatan yang komprehensif baik fisik, jiwa, maupun spiritual yang sesuai kebutuhan pasien.

b.    Mensinergikan antara manusia bersumber daya, organisasi, teknologi dan lingkungannya untuk mendukung terwujudnya Rumah Sakit yang barokah.

c.    Menjalin dan mengembangkan networking.

d.   Menjadikan organisasi di Rumah Sakit sebagai learning organization.

1.2.4.      Motto Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

“Menjadi Rumah Sakit Barokah.”

1.3.  Struktur Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

1.3.1.      Struktur Organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Struktur organisasi Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng terdiri dari :

a.       Pimpinan Cabang Muhammadiyah Sruweng

Merupakan pimpinan dari cabang Muhammadiyah di wilayah kecamatan Sruweng

b.      Direktur Rumah Sakit

Merupakan pimpinan tertinggi dari Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Direktur atau pimpinan Rumah Sakit yang yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng serta berwenang mengatur segala kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan Rumah Sakit guna meningkatkan pelayanan Rumah Sakit. Uraian tugas dari direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng adalah sebagai berikut :

1)      Menyusun rencana strategis dengan melibatkan seluruh mitra kerja setempat, dan menyampaikan kepada majelis pusat kesehatan umum dan pimpinan cabang kemuhammadiyahan untuk mendapatkan pengesahan.

2)      Memimpin pengelolaan, pendayagunaan, dan mengembangkan unit kerja sesuai dengan rencana strategis dan program kerja yang telah disyahkan oleh pimpinan cabang muhammadiyah sruweng.

Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng langsung membawahi manager bimbingan rohani dan dibantu oleh 3 (tiga) wakil direktur yaitu wakil direktur kepegaiwaian dan keuangan, wakil direktur penunjang medis dan wakil direktur pelayanan medis.

c.       Majelis Pusat Kesehatan Umum

Majelis Pusat Kesehatan Umum yang bertugas menangani hubungan pelayanan dengan kemuhammadiyahan dan ikut serta dalam membantu pelaksaan pengelolaan Rumah Sakit.

d.      SPI, Komite Medis serta Komite Etik & Hukum

Dimana masing- masing tugas adalah mengatur tata kelola klinis, mengatur disiplin etika dan perilaku profesi, serta sebagai perlindungan hukum bagi staf medis maupun pelayanan kesehatan yang sedang berlangsung.

e.       Wakil Direktur Umum dan Keuangan

Tugas dari wakil direktur kepegawaian dan keuangan yakni menyusun program kerja anggaran tahunan unit kerja berdasarkan rencana strategis direktur dan menyampaikannya kepada direktur Rumah Sakit untuk mendapatkan pengesahan serta menyusun standar Sumber Daya Manusia dan rencana kebutuhan Sumber Daya Manusia penunjang pelayanan medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Wakil direktur umum dan keuangan dibantu oleh manager kepegawaian dan administrasi serta manager bidang umum dan keuangan.

1)      Manager Kepegawaian dan Administrasi

Dalam menjalankan tugasnya, manager kepegawaian dan administrasi dibantu oleh beberapa asisten manager, antara lain :

a)      Asisten Manager Diklat

b)      Asisten Manager Kepegawaian

c)      Asisten Manager Tata Usaha

d)     Asisten Manager Humas

Asisten Manager Humas memimpin langsung bagian informasi

e)      Asisten Manager Informasi dan Teknologi (IT)

2)      Manager Umum Dan Keuangan

Manager Umum Dan Keuangan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh 3 (tiga) asisten manager, yaitu :

a)      Asisten Manager Akuntansi

Memiliki tugas memimpin bagian logistik.

b)      Asisten Manager Keuangan

c)      Asisten Manager Umum

Asisten Manager Umum mengurusi bagian sarana dan prasarana Rumah Sakit, kendaraan, satpam dan sanitasi Rumah Sakit.

f.       Wakil Direktur Penunjang Medis

Wakil direktur penunjang medis merupakan pimpinan yang membawahi 2 (dua) manager yakni manager farmasi dan manager penunjang. Uraian tugas wakil direktur penunjang medis yakni :

1)      Berperan dalam penyususnan rencana strategis penunjang pelayanan medis.

2)      Menyusun program kerja tahunan seksi penunjang pelayanan medis.

Wakil direktur penunjang medis dibantu oleh manager farmasi dan manager penunjang.

a)      Manager Farmasi

Dibantu oleh asisten manager farmasi

1)   Asisten Manager Farmasi

Mengurusi langsung bagian gudang obat dan distribusi obat

b)      Manager Penunjang

Dalam melaksanakan tugas, manager penunjang dibantu oleh :

1)      Asisten Manager Radiologi

2)      Asisten Manager Laboratorium

3)      Asisten Manager Gizi

4)      Asisten Manager Rekam Medis

5)      Asisten Manager Rekmed

g.      Wakil Direktur Pelayanan Medis

Tugas dari wakil direktur pelayanan medis memimpin manajemen unit kerja pelayanan medis dengan melakukan komunikasi, koordinasi kerjasama dan konsolidasi dengan semua pihak terkait dengan pelayanan kesehatan yang telah disahkan oleh direktur rumahh sakit. Dalam menjalankan tugasnya, wakil direktur pelayanan medis dibantu oleh beberapa manager, antara lain :

1)      Manager Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan Rawat Jalan (RJ)

Manager IGD dan RJ memiliki asisten manager IGD untuk membantu dalam melaksanakan tugasnya.

2)      Manager Instalasi Bedah Sentral (IBS)

Manager IBS memiliki asisten IBS untuk membantu dalam melaksanakan tugas – tugas dalam memberikan pelayanan kepada pasien.

3)      Manager Intensive Care Unit (ICU)

Manager ICU memiliki asisten ICU untuk membantu dalam melaksanakan tugas dalam memberikan pelayanan kepada pasien.

4)      Manager Rawat Inap (RI)

Manager Rawat Inap dalam memberikan pelayanan kepada pasien dibantu oleh beberapa asisten manager, yaitu :

a)      Asisten Manager Kebidanan

b)      Asisten Manager Peristi

c)      Asisten Manager Rawat Inap

5)      Manager Keperawatan

Dalam memberikan pelayanan keperawatan, manager perawat dibantu oleh 2 (dua) asisten manager perawat.

Masing masing asisten manager dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pasien, dibantu oleh beberapa tenaga pelaksana. (Struktur Organisasi Terlampir).

1.3.2.      Struktur Organisasi Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Struktur organisasi unit kerja Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng diawali oleh direktur Rumah Sakit sebagai penanggung jawab Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Dalam melaksanakan tugasnya, direktur dibantu oleh :

a.         Wakil Direktur Umum dan Keuangan

Tugas dari wakil direktur kepegawaian dan keuangan yakni menyusun program kerja anggaran tahunan unit kerja berdasarkan rencana strategis direktur dan menyampaikannya kepada direktur Rumah Sakit untuk mendapatkan pengesahan serta menyusun standar Sumber Daya Manusia dan rencana kebutuhan Sumber Daya Manusia penunjang pelayanan medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Wakil direktur umum dan keuangan dibantu oleh manager kepegawaian dan administrasi serta manager bidang umum dan keuangan.

1)        Manager Kepegawaian dan Administrasi

Dalam menjalankan tugasnya, manager kepegawaian dan administrasi dibantu oleh beberapa asisten manager, antara lain :

a)      Asisten Manager Diklat

b)      Asisten Manager Kepegawaian

c)      Asisten Manager Tata Usaha

d)     Asisten Manager Humas

Asisten manager humas memimpin langsung bagian informasi

e)      Asisten Manager Informasi dan Teknologi

2)        Manager Umum dan Keuangan

Manager umum dan keuangan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh 3 (tiga) asisten manager, yaitu :

a)      Asisten Manager Akuntansi

Asisten manager akuntansi memimpin bagian logistik.

b)      Asisten Manager Keuangan

c)      Asisten Manager Umum

Asisten manager umum mengurusi bagian sarana dan prasarana Rumah Sakit, kendaraan, satpam dan sanitasi Rumah SakitWakil direktur pelayanan medis

b.      Wakil Direktur Pelayanan Medis

Tugas dari wakil direktur pelayanan medis memimpin manajemen unit kerja pelayanan medis dengan melakukan komunikasi, koordinasi kerjasama dan konsolidasi dengan semua pihak terkait dengan pelayanan kesehatan yang telah disahkan oleh direktur rumahh sakit. Dalam menjalankan tugasnya, wakil direktur pelayanan medis dibantu oleh beberapa manager, antara lain :

1)        Manager Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan Rawat Jalan (RJ)

Manager IGD dan RJ memiliki asisten manager IGD untuk membantu dalam melaksanakan tugasnya.

2)      Manager Instalasi Bedah Sentral (IBS)

Manager IBS memiliki asisten IBS untuk membantu dalam melaksanakan tugas – tugas dalam memberikan pelayanan kepada pasien.

3)      Manager Intensive Care Unit (ICU)

Manager ICU memiliki asisten ICU untuk membantu dalam melaksanakan tugas dalam memberikan pelayanan kepada pasien.

4)      Manager Rawat Inap (RI)

Manager rawat inap dalam memberikan pelayanan kepada pasien dibantu oleh beberapa asisten manager, yaitu :

a)      Asisten Manager Kebidanan

b)      Asisten Manager Peristi

c)      Asisten Manager Rawat Inap

d)     Manager Keperawatan

Dalam memberikan pelayanan keperawatan, manager perawat dibantu oleh 2 (dua) asisten manager perawat.

c.       Wakil Direktur Penunjang Medis

Wakil direktur penunjang medis merupakan pimpinan yang membawahi 2 (dua) manager yakni manager farmasi dan manager penunjang. Uraian tugas wakil direktur penunjang medis yakni :

1)      Berperan dalam penyususnan rencana strategis penunjang pelayanan medis.

2)      Menyusun program kerja tahunan seksi penunjang pelayanan medis

Wakil direktur penunjang medis dibantu oleh manager farmasi dan manager penunjang.

a)      Manager Farmasi

Dibantu oleh asisten manager farmasi yang mengurusi langsung bagian gudang penyimpanan obat dan distribusi obat.

b)      Manager Penunjang

Dalam melaksanakan tugas, manager penunjang dibantu oleh :

1.      Asisten Manager Radiologi

2.      Asisten Manager Laboratorium

3.      Asisten Manager Gizi

4.      Asisten Manager Rekam Medis

d.    Asisten Manager Rekam Medis

Merupakan jabatan stategis dalam pengelolaan Rumah Sakit, khususnya dalam aspek penyelenggaraan pelayanan berkas Rekam Medis dan pelaporan hasil kegiatan pelayanan medis. Dalam melaksanakan tugasnya, asisten manager Rekam Medis dibantu oleh koordinator administrasi Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS), staf unit kerja Rekam Medis dan koordinator pendaftaran pasien. adapun uraian tugas dari masing masing sub seksi Rekam Medis adalah :

1)      Unit Kerja Rekam Medis

a)    Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan dibagian Rekam Medis, agar dapat terselenggara dengan baik.

b)   Bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin, dan kelancaran tugas dibagian Rekam Medis.

c)    Melakukan pelaporan ekstern kepada dinas kesehatan secara periodik.

d)   Melaksanakan pembinaan petugas di bagian Rekam Medis sehingga terjalin kerja sama yang baik, semangat kerja yang tinggi, keterampilan petugas yang memadai dan loyal kepada Rumah Sakit.

e)    Menyusun dan melaksanakan program pendidikan / pelatihan bagi petugas di bagian Rekam Medis sehingga lebih terampil dan menguasai bidang tugasnya.

f)    Mengadakan koordinasi dengan bagian lain yang terkait demi kelancaran tugas di bagian Rekam Medis dan bagian yang lain.

g)   Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua peralatan dan sarana yang ada dibagian Rekam Medis agar selalu dalam keadaan terawat dan siap pakai.

h)   Mengadakan rapat dibagian unit Rekam Medis.

i)     Membuat uraian tugas bagi masing – masing petugas di bagian unit Rekam Medis.

j)     Menyusun program kerja Rekam Medis  dalam rangka melengkapi penyusunan renstra Rumah Sakit.

k)   Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk menunjang kelancaran tugas di bagian Rekam Medis.

l)     Bersama – sama dengan koordinator pendaftaran dan koordinator administrasi BPJS untuk bertanggung jawab atas tugas – tugas lain yang diperintahkan oleh atasan seperti kegiatan yang diadakan oleh Rumah Sakit.

m) Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja bagian Rekam Medis dan gudang Rekam Medis.

2)      Bagian administrasi Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS)

a)    Bertanggung jawab terhadap pencatatan administrasi BPJS terhadap penatatan, pengumpulan, pengolahan dan penyajian data Rekam Medis rawat jalan, rawat inap, dan unit penunjang, morbiditas dan mortalitas.

b)   Bertanggung jawab terhadap keakuratan dan kelengkapan data dan pelaporan BPJS

c)    Bertanggung jawab terhadap pengumpulan data dan sistem manajemen mutu dibidang Rekam Medis

d)   Membantu tugas – tugas asisten manajer Rekam Medis dalam pelaksanaan harian bila dibutuhkan.

3)      Bagian Pendaftaran Pasien

Jabatan koordinator pendaftaran merupakan jabatan yang penuh tanggung jawab, disamping harus bisa mengkoordinir petugas yang ada dibawahnya, koordinator pendaftaran juga harus bisa menciptakan kinerja yang baik pada pendaftaran pasien. Uraian tugas pendaftaran pasien :

a)    Mengawasi semua kegiatan pelayanan pada pendafatraan rawat jalan maupun rawat inap Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

b)   Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan di pendaftaran

c)    Bertanggung jawab dan memberikan sosialisasi terhadap kegiatan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di pendaftaran

d)   Membuat jadwal dan membagi tugas kepada para pelaksana di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) maupun Rawat Inap (TPPRI) serta distribusi rawat jalan.

e)    Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan keamanan berkas Rekam Medis di gudang Rekam Medis, maupun di pendaftaran.

f)    Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap serta mencatat masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah ekstern maupun intern dan mencarikan jalan keluarnya.

g)   Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh Rumah Sakit atau bagian Rekam Medis.

h)   Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja Pendaftaran dan gudang Rekam Medis. (Struktur Organisasi Terlampir).

1.3.3.      Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Sumber daya manusia di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng berjumlah 331 orang yang terdiri dari tenaga medis dan tenaga kesehatan. Jumlah tersebut masih terbagi kedalam 8 (delapan) jenis tenaga kerja yaitu : 10 dokter umum, 19 dokter spesialis, 1 dokter gigi, 133 perawat, 3 perawat anastesi, 19 bidan, 34 orang penunjang medis dan 112 tenaga non medis.

                                                 

1.4.   Fasilitas Pelayanan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

1.4.1.      Pelayanan Kesehatan Dasar

a.    Instalasi Gawat Darurat

b.    Poli Umum

c.    ICU (Intensive Care Unit)

d.   Instalasi Bedah Sentral

e.    Bangsal Perawatan

f.     Ambulance

g.    Ruang Bersalin

h.    Peristi

1.4.2.      Pelayanan Klinis Spesialis

a.    Klinik Kebidanan dan Kandungan

b.    Poli Kesehatan Anak

c.    Poliklinik Penyakit Dalam

d.   Instalasi Radiologi

e.    Poliklinik THT

f.     Poliklinik Syaraf

g.    Poliklinik Kulit dan Kelamin

h.    Poliklinik Paru

i.      Patologi Klinik

j.      Poliklinik Gigi

1.4.3.      Pelayanan Penunjang

a.    Instalasi Laboratorium

b.    Instalasi Radiologi dan USG

c.    Instalasi Rekam Medis

d.   Instalasi Gizi

e.    Instalasi Farmasi

f.     Poliklinik Fisioterapi

g.    Kamar Jenazah

1.4.4.      Ruang Rawat Inap

Bagian rawat inap merupakan bagian perawatan pasien yang memerlukan perawatan intensif, karena diperlukannya perawatan dan perhatian khusus dalam menangani kesehatan pasien. terdiri dari 7 ruangan yang mempunyai kapasitas tempat tidur sejumlah 121 buah dan dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 3.1. Daftar Ruang Rawat

No	Ruang Rawat	Jumlah Tempat Tidur
1.	Kelas VIP/VVIP	9 TT
2.	Kelas Utama	10 TT
3.	Kelas I	12 TT
4.	Kelas II	14 TT
5.	Kelas III	59 TT
6.	ICU	7 TT
7.	Peristi/ Box Bayi	10 TT
Jumlah		121 TT

      Sumber : RS Muhammadiyah Sruweng

1.4.5.      Pelayanan Unggul

a.    Pelayanan Terpadu Islami

b.    Pelayanan Rawat Inap dan Rawat Jalan Badan penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS).

Buku Pedoman Penyelenggaraan Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng (2008).

1.5.   Hasil Praktek Kerja Lapangan

Setelah penulis melakukan observasi lapangan selama 1 bulan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, penulis dapat menggambarkan bagaimana pelaksanaan pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga, dimana alur pelepasan informasi Rekam Medis dilakukan dalam ruang Unit Kerja Rekam Medis. Kegiatan dimulai dari pasien, keluarga pasien atau pihak ketiga datang dan melakukan registrasi dibagian pendaftaran. Selanjutnya pasien, keluarga pasien ataupun pihak ketiga menuju ruang Rekam Medis untuk mengajukan permohonan pelepasan informasi Rekam Medis dan mengisi surat permohonan kepada petugas pelayanan informasi kesehatan di ruang unit Rekam Medis. Kemudian petugas pelayanan informasi kesehatan memproses dan dokter memverifikasi informasi yang dibutuhkan, setelah itu petugas memberikannya kepada pihak yang membutuhkan informasi. Kemudian registrasi pembayaran dilakukan dibagian pembayaran registrasi pelayanan / kasir. (Alur Pelepasan Informasi Terlampir).

1.5.1.      Prosedur Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Dari hasil Praktek Kerja Lapangan dan wawancara yang telah dilakukan oleh peneliti, diperoleh 3 macam alur prosedur pelepasan informasi medis kepada pihak ketiga yaitu :

a.         Prosedur Pelepasan Informasi Kepada Pihak Ketiga Non Pengadilan

Prosedur pelepasan informasi kepada pihak ketiga non pengadilan terdiri dari pelepasan informasi guna klaim asuransi dan permintaan resume medis.

Prosedur yang telah ditetapkan untuk dapat mengambil pemeriksaan penunjang atau resume medis guna klaim asuransi yaitu apabila pihak ketiga merupakan petugas asuransi yang menjadi mitra kerjasama dari pasien, harus membuat surat ijin secara tertulis  atau surat hak kuasa (tidak dengan lisan atau kuitansi pembayaran) yang ditanda tangani oleh pasien yang bersangkutan, jika bukan pasien tersebut yang mengambil (famili atau orang lain). Bila pasien tidak dapat atau belum membuat surat ijin secara tertulis, maka pihak Rumah Sakit akan menyediakan surat ijin tersebut yang diganti dengan surat permohonan.

Setelah pemohon mengajukan permohonan pelepasan informasi dengan membawa surat kuasa pelepasan informasi Rekam Medis pasien kepada petugas pelayanan serta mengisi surat permohonan pelepasan informasi Rekam Medis dari Rumah Sakit beserta persyaratannya, seperti Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Surat Rujukan, Fotokopi kartu peserta asuransi, dll. Selanjutnya petugas menerima surat permohonan yang diajukan, kemudian mencatat surat permohonan tersebut ke dalam buku ekspedisi, lalu kemudian mengambil berkas Rekam Medis pasien pada ruang penyimpanan berkas pasien  kemudian memeriksa berkas Rekam Medis pasien tersebut. Apabila data sosial dan data medis pasien yang bersangkutan sudah lengkap, maka petugas Rekam Medis membuat dan mengisi draft permohonan pelepasan informasi Rekam Medis tersebut. Akan tetapi, apabila data sosial pasien dalam berkas Rekam Medis belum lengkap, maka petugas Rekam Medis melengkapi data sosial terlebih dahulu. Sedangkan apabila data medis pasien yang belum lengkap, maka petugas Rekam Medis mencari dokter yang merawat untuk melengkapi data medis pasien tersebut, kemudian petugas Rekam Medis membuat dan mengisi draft permohonan pelepasan untuk dibuatkan surat pengantar pengajuan klaim kepada PT. Asuransi dimana pasien menjadi anggota dari asuransi tersebut. Jika pemohon menginginkan pembuatan resume medis, Semua permintaan copy Rekam Medis harus tertulis dengan menggunakan formulir “Permintaan Salinan RM” yang disediakan oleh Rumah Sakit. Didalam ruang Rekam Medis, petugas mengisi formulir permintaan salinan Rekam Medis yang nantinya akan dicopy, dilegalisir dan dilampirkan oleh pihak petugas pelayanan informasi kesehatan serta meminta rincian biaya perawatan sebelumnya.

Kemudian petugas meminta autentifikasi kepada dokter yang merawat untuk mengisi dan menandatangani formulir klaim maupun surat – surat hukum lain guna mendapatkan persetujuan dokter. Setelah mendapat tanda tangan dokter yang merawat, kemudian petugas pelayanan informasi kesehatan meminta pemohon untuk mengisi dan menandatangani bukti serah terima salinan Rekam Medis atau menandatangani buku pernyataan pelepasan informasi, meminta melanjutkan pembayaran pada bagian administrasi lalu petugas memberikan copy salinan Rekam Medis, resume medis serta memberikan perincian biaya pelayanan yang sebelumnya telah dipinjam. Kemudian Rekam Medis asli berikut bukti permintaan salinan dan bukti serah terima salinan Rekam Medis  disimpan kembali oleh petugas yang berwenang.

Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, diketahui bahwa dalam pelepasan informasi Rekam Medis bagi pasien pribadi yang ingin mengetahui riwayat pasien itu sendiri ataupun pihak keluarga yang diminta langsung oleh pasien, penggunaan izin secara lisan dapat dilakukan pemrosesan tanpa harus ada persetujuan ijin secara tertulis atau tanpa memberikan surat kuasa. Hasil penunjang medis seperti hasil Ultrasonography (USG) ataupun hasil Rontgen diberikan pada saat pemeriksaan. Bagi pihak asuransi yang berkaitan dengan pembayaran keuangan, untuk copy laboratorium atau copy resep pengobatan, pasien harus membawa rincian biaya perawatan rawat inap maupun rawat jalan. Untuk isi dari Rekam Medis yang boleh diberikan adalah resume medis dan hasil pemeriksaan penunjang (Laboraturium, Radiologi, USG, dll).

Pelepasan informasi kepada pihak asuransi sebelumnya telah ada ijin tertulis dari pasien, yakni surat kuasa persetujuan antara pasien sebagai anggota asuransi dan pihak asuransi sendiri yang merupakan persyaratan wajib pengajuan klaim. Untuk surat ijin tersebut, hanya berlaku 30 hari setelah tanggal pembuatan. Hal ini sebagai bukti bahwa pihak pasien telah memberikan wewenang kepada pihak asuransi untuk mengambil Rekam Medisnya guna keperluan klaim asuransi.

Kelengkapan lain yang diajukan oleh asuransi seperti kwitansi panjang bermaterai maupun blanko pengisian dari PT. Asuransi, sementara pengisian formulir dilakukan oleh pihak Rumah Sakit.

b.        Prosedur Pelepasan Informasi Kepada Pihak Ketiga Dalam Lingkup Pengadilan

Prosedur Pelepasan Informasi kepada pihak ketiga dalam lingkup pengadilan terdiri dari pelepasan informasi guna klaim Jasa Raharja dan permintaan Visum Et Repertum. Untuk prosedur pelepasan informasi guna klaim Jasa Raharja dan permintaan Visum Et Repertum, hampir sama dengan proses pelepasan informasi guna klaim Asuransi dan permintaan resume medis, hanya saja untuk permintaan Visum Et Repertum, diharuskan ada surat resmi dari pihak pemohon yaitu penyidik atau polisi yang diberi tanggungjawab langsung dari pihak pemohon (Satlantas / Reskrim).

Pada wawancara yang telah dilakukan diketahui bahwa dalam pelepasan informasi Rekam Medis untuk keperluan Visum Et Repertum dan bukti pengadilan, pihak pemohon yaitu penyidik tidak memerlukan ijin tertulis dari pasien, namun tetap harus menunjukkan surat resmi dari kepolisian maupun dari pengadilan yang ditujukan kepada direktur Rumah Sakit. Pasien yang akan divisum merupakan pasien yang dirawat di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, dimana pasien tersebut mempunyai riwayat kasus terakhir yang bersangkutan dengan kepolisian. Pada pelaksanaan pelepasan informasi, kasus yang bisa dilakukan Visum Et Repertum di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, seperti kasus perkosaan atau pelecehan seksual, kasus penganiayaan/kriminal, kasus kecelakaan, kasus keracunan, penganiayaan anak atau Kekerasan Dalam Rumah Tangga (KDRT) dan kasus-kasus umum lainnya yang bersangkutan dengan hukum.

c.         Prosedur Pelepasan Informasi Kepada Pihak Pendidikan Atau Penelitian.

Prosedur pelepasan informasi guna penelitian di Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, dimana Institusi pendidikan yang berkepentingan harus membawa surat permintaan kerjasama dengan Rumah Sakit, selanjutnya pihak Diklat Rumah Sakit memproses permintaan tersebut dengan meminta disposisi dari Direktur Rumah Sakit. Setelah disetujui, pihak Diklat mengirimkan surat balasan kepada Instansi pendidikan untuk dapat melakukan penelitian di Rumah Sakit. Selanjutnya pihak diklat menyerahkan surat disposisi kepada Asisten Manajer Rekam Medis. Penelitian dapat dilakukan dengan persyaratan dalam membuka informasi Rekam Medis, peneliti harus tetap berada di dalam ruangan tanpa boleh membawanya ke luar dari ruangan Unit Kerja Rekam Medis.

Dari proses pelaksanaan pelepasan informasi kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, bahwa untuk setiap permintaan Rekam Medis yang digunakan untuk pendidikan maupun penelitian belum ditetapkan Standar Operasional Prosedur. Hal ini belum sesuai dengan Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 pasal (14) yang menyebutkan “Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan / atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap Rekam Medis”. Dimana masih terbukanya peluang rentan jatuhnya informasi kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Selanjutnya belum dioptimalkannya penggunaan ijin tertulis pada setiap pengeluaran informasi medis dimana hanya diganti dengan surat permohonan saja. Menurut PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 BAB V Pasal 12 ayat (4) menyebutkan bahwa “Ringkasan Rekam Medis sebagaimana dimaksud dapat dicatat atau dicopy oleh pasien atau orang yang diberi kuasa atau atas persetujuan tertulis pasien atau keluarga pasien yang berhak untuk itu”.

1.5.2.      Faktor – Faktor yang Mendorong Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Setelah dilakukan wawancara secara mendalam dengan petugas pelayanan informasi kesehatan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, diketahui terdapat beberapa faktor yang mendorong pelepasan informasi Rekam Medis seperti :

a.       Pelepasan Informasi Guna Penelitian dan Pendidikan

Rekam Medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaat untuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi  maupun bidang kesehatan lain.

b.      Pasien Pribadi

Permintaan resume medis oleh pasien pribadi atau keluarga pasien guna mengetahui riwayat penyakitnya apabila pasien tersebut akan melanjutkan pemeriksaan kesehatan ditempat lain.

c.       Persyaratan Pengajuan Klaim

Pelepasan informasi seperti permintaan surat keterangan medis, resume medis maupun kelengkapan berkas lain guna persyaratan pengajuan klaim asuransi jika telah selesai dilengkapi, maka dapat dilakukan pelepasan informasi tersebut.

d.      Faktor – faktor lain

Faktor lain yang mendorong pelepasan informasi Rekam Medis yakni apabila pihak kepolisian maupun pengadilan menghendaki dilakukannya visum kepada pasien yang sebelumnya dirawat pada Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, dimana pasien tersebut mempunyai riwayat kasus terakhir yang bersangkutan dengan kepolisian.

1.5.3.      Faktor – Faktor yang Menghambat Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Pada saat melakukan pelepasan informasi Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng tidak luput dari faktor penghambat pelepasan informasi yakni :

a.          Resume Keluar

Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 4 ayat 2 disebutkan bahwa “Isi ringkasan pulang (resume keluar) sekurang-kurangnya memuat :

1)    Identitas pasien

2)    Diagnosis masuk dan indikasi pasien dirawat

3)    Ringkasan hasil pemeriksaan fisik dan penunjang, diagnosis akhir, pengobatan dan tindak lanjut; dan

4)    Nama dan tanda tangan dokter yang memberikan pelayanan kesehatan.

Resume ini harus disingkat dan hanya menjelaskan informasi penting tentang penyakit, pemeriksaan yang dilakukan dan pengobatannya. Resume ini harus ditulis segera setelah pasien keluar dan isinya menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

1)   Mengapa pasien masuk Rumah Sakit?

2)   Apa hasil-hasil pemeriksaan laboratorium, roentgen dan fisik?

3)   Apa pengobatan medis maupun operasi yang diberikan?

4)   Bagaimana keadaan pasien pada saat keluar?

5)   Apa anjuran pengobatan atau perawatan yang diberikan?

Namun pada pelaksanaannya, banyak ditemukan kejadian dimana pada saat pasien pulang, berkas Rekam Medis pasien belum dilakukan resume keluar oleh dokter yang merawat, atau pada saat akan dilakukan pelepasan informasi, resume medis belum dilengkapi oleh petugas medis.

b.         Verifikasi

Ketika akan dilakukan autentifikasi atau verifikasi untuk resume medis maupun draft surat keterangan medis, dokter yang merawat tidak berada ditempat sehingga harus menunggu keesokan hari.

c.          Hasil Penunjang Pengobatan

Untuk hasil copy laboratorium maupun hasil pengobatan yang diperlukan guna persyaratan klaim seperti copy resep, pengerjaan salinan resep cukup memakan waktu lama apabila apotik rawat inap sedang ramai.

d.         Visum Et Repertum

Untuk hasil Visum Et Repertum dimana harus dokter yang merawat yang menandatangi, apabila dokter sedang berada diluar kota atau dokter tersebut tidak ada ditempat, autentifikasi dikomunikasikan kembali dengan dokter yang menggantikannya  sehingga pembuatan surat keterangan visum maupun surat keterangan lainnya harus menunggu hasil dari verifikasi dokter.

e.       Pihak Ketiga

Bagi pihak asuransi yang mengirimkan blanko maupun formulir susulan guna persyaratan klaim, petugas dari Rumah Sakit harus mengisi formulir tersebut sehingga menambah beban kerja dan waktu pengerjaan menjadi dua kali kerja.

1.5.4.      Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga Di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Dari hasil Praktek Kerja Lapangan dan wawancara dengan petugas pelayanan informasi kesehatan, dalam penggunaan informasi, ditemukan 164 kali pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga dengan keperluan penggunaan sebagai berikut :

Tabel 3.2. Keperluan Penggunaan Informasi Rekam Medis Tahun 2014

No.	Keperluan Penggunaan Informasi	Jumlah
1.	Asuransi	41
2.	Resume Medis	61
3.	Klaim Jasa Raharja	36
4.	Visum Et Repertum	26
Jumlah		164

                                                                            

Pengguna informasi Rekam Medis pada tahun 2014 berdasarkan hasil studi dokumen pada Unit Kerja Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng menunjukkan bahwa pelepasan informasi dengan keperluan asuransi sebanyak 41 permintaan. Sedangkan penggunaan informasi untuk resume medis sebanyak 61 permintaan, klaim Jasa Raharja sebanyak 36 permintaan dan pelepasan informasi guna Visum Et Repertum sebanyak 26 permintaan. Dimana penggunaan informasi medis pasien paling tinggi pada permintaan resume medis yang mencapai 61 permintaan selama tahun 2014.

Dalam pelepasan informasi data Rekam Medis, Unit Kerja Rekam Medis merupakan unit yang memfasilitasi pelepasan informasi medis pasien dalam hal klaim Asuransi, permintaan data pendidikan, permintaan keterangan medis, Visum Et Repertum dan pelepasan informasi guna kepolisian dan peradilan. Pelepasan informasi Rekam Medis kepada pasien yang mendapat perawatan lanjutan di Rumah Sakit / institusi lain, berkas Rekam Medis tidak boleh dikirimkan, akan tetapi cukup diberikan resume akhir pelayanan. Penyampaian informasi Rekam Medis kepada orang atau badan yang diberi kuasa pasien, misalnya pihak asuransi yang menanggung biaya pengobatan, dipelukan surat kuasa pasien atau yang bertanggungjawab terhadap pasien. Selanjutnya pemegang kuasa harus menunjukkan identitas diri dan harus memperoleh ijin dari pimpinan sarana kesehatan setelah disetujui oleh komite medis dan Rekam Medis. Sementara untuk data sosial dapat disampaikan tanpa perlu memperoleh ijin dari pimpinan sarana kesehatan.

Apabila diperlukan untuk pengadilan, maka bukti pelayanan yang tercatat dalam formulir Rekam Medis dianggap sebagai dokumen resmi yang dapat dipertanggung jawabkan. Direktur Rumah Sakit dapat memberikan salinan Rekam Medis pasiennya atas pemintaan pengadilan. Bila Rekam Medis diminta aslinya harus ada permintaan secara tertulis dan pada saat diserahkan harus ada tanda terima dari pengadilan pada setiap lembar Rekam Medis yang diserahkan dengan tanda bukti penerimaan. Apabila dijumpai keraguan terhadap isi data Rekam Medis, pengadilan dapat memerintahkan saksi ahli / dokter yang merawat untuk menanyakan arti dan maksud yang terkandung di dalammya. Apabila yang diminta hanya isi dari Rekam Medis, pihak Rumah Sakit dapat membuat copy Rekam Medis yang diberikan kepada pihak pengadilan setelah dilegalisasi oleh Rumah Sakit (pimpinan Rumah Sakit). Selain pengisian ataupun tulisan didalam Rekam Medis yang dihapus tanpa paraf serta setiap isi yang ditandatangani ataupun tidak sesuai dengan ketentuan Rumah Sakit harus ditolak dan dikembalikan kepada pihak yang bersangkutan untuk diperbaiki maupun dilengkapi. Bagi Rekam Medis yang telah selesai dipinjam untuk keperluan bukti oleh pengadilan harus dilakukan analisa kuantitatif secara seksama.

Tidak semua pihak Asuransi juga membutuhkan surat keterangan medis dalam bentuk resume, dalam klaim biaya perawatan, hanya Badan Penyelenggara Jaminan Kesehatan Ketenagakerjaan yang meminta setiap pengklaiman biaya perawatan harus melampirkan resume medis pasien bersamaan dengan surat tagihan rincian biaya pasien selama mendapatkan perawatan di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng. Dalam klaim biaya pelayanan, petugas pemberi informasi kesehatan harus melengkapi persyaratan- persyaratan seperti :

1)        Kelengkapan riwayat penyakit pasien

2)        Hasil copy laboratorium jika ada pemeriksaan

3)        Hasil penunjang medis lain

4)        Copy resep pengobatan

5)        Fotocopy kartu peserta asuransi

6)        Rincian biaya perawatan dan kwitansi panjang bermaterai

7)        Resume medis pasien

1.5.5.      Masalah yang Dihadapi Dalam Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Dalam syarat pelepasan informasi Rekam Medis, sejauh ini memang belum ada prosedur yang mengatur tentang syarat apa saja yang harus dibawa oleh peminta informasi, tetapi sebagai suatu institusi pelayanan kesehatan yang wajib melindungi hak privacy pasien sebagai bentuk penerapan Undang-undang Kesehatan No. 36 Tahun 2009 yang merupakan landasan keadilan bagi pengguna jasa pelayanan kesehatan.

a.         Kebijakan

Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 Pasal 13 ayat (3) “Pemanfaatan Rekam Medis untuk keperluan pendidikan dan penelitian tidak diperlukan persetujuan pasien, bila dilakukan untuk kepentingan negara”. Dalam pelepasan informasi Rekam Medis kepada instansi pendidikan atau penelitian, belum adanya standar operasional prosedur yang mengatur dimana masih terbukanya peluang rentan jatuhnya informasi kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Sehingga pada pasal 14 disebutkan “Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap Rekam Medis”.

b.        Kelengkapan Resume

Pada saat pelepasan informasi Rekam Medis banyak ditemukan berkas Rekam Medis pasien yang belum dilakukan resume keluar oleh dokter yang merawat. Sedangkan menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 Pasal 5 ayat 2 dan 3 menyatakan bahwa “Rekam Medis harus dibuat segera dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan, dan pembuatan Rekam Medis dilaksanakan melalui pencatatan, dan pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien”.

c.         Autentifikasi

Ketika akan dilakukan autentifikasi, dokter yang merawat tidak berada ditempat sehingga harus menunggu keesokan hari. Hal tersebut belum sesuai dengan ketentuan Rekam Medis, dimana semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangannya dan dituliskan nama terang serta diberi tanggal. Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006:45-46) dimana Rekam Medis harus dibuat segera dan dilengkapi seluruhnya setelah pasien menerima pelayanan dengan ketentuan setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien, selambat-lambatnya dalam waktu 1x24 jam harus ditulis dalam Rekam Medis.

d.      Pihak Ketiga

Blanko maupun formulir susulan yang dikirimkan oleh pihak asuransi guna persyaratan klaim, mewajibkan petugas pelayanan informasi kesehatan mengisi ulang formulir tersebut sehingga menambah beban waktu pengerjaan. Ada pula pasien yang meminta pengerjaan surat keterangan medis cepat selesai dimana pengerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan koordinasi dengan petugas medis lain.

1.5.6.      Upaya Pemecahan Masalah Dalam Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng

Untuk menghindari jatuhnya informasi kepada pihak yang tidak bertanggung jawab diperlukan :

a.       Standar Operasional Prosedur

Kebijakan yang dituangkan dalam peraturan tertulis sangat berperan dalam pelaksanaan pelepasan informasi serta sebagai dasar dari pedoman pelepasan informasi Rekam Medis guna peenelitian dan pendidikan. Kebijakan pelepasan informasi guna penelitian dan pendidikan yang tertulis dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) akan mengikat dan mewajibkan semua pihak yang melakukan penelitian untuk melaksanakan dan mematuhinya sesuai dengan peraturan dan perundang – undangan yang berlaku.

b.      Komunikasi

Menginformasikan dengan jelas kepada pemohon apabila hasil pemeriksaan visum didapatkan dalam bentuk rangkap 2, lembar asli untuk kepolisian dan lembar kedua untuk arsip Rumah Sakit. Pentingnya peran petugas pelayanan informasi kesehatan untuk menanyakan sedetail mungkin tujuan dan fungsi dari permintaan pelepasan informasi medis dan berusaha melayani dengan sebaik mungkin agar pihak yang berkepentingan dapat bertindak kooperatif dalam meminta surat keterangan medis maupun saat melakukan pelepasan informasi Rekam Medis.

c.       Bagi Pihak Ketiga

Bagi pihak asuransi yang akan melakukan klaim, perlu ditanyakan kembali apakah ada riwayat perawatan sebelumnya yang akan diajukan klaim sehingga tidak menambah beban waktu kerja untuk mengisi ulang formulir susulan. Pengambilan hasil visum hanya bisa dilakukan oleh pihak kepolisian dan dilakukan pencatatan rekapitulasi hasil visum. Dalam memberikan dan memaparkan isi dari Rekam Medis milik pasien kepada pihak ketiga, petugas harus mengetahui alur dan prosedur terlebih dahulu.

d.      Kelengkapan Resume dan Autentifikasi

Untuk menghindari terjadinya ketidaklengkapan resume dan autentifikasi dokter, perlunya dilakukan koordinasi dan pembinaan dengan pihak yang terkait dalam pengisian lembar resume maupun lembar Rekam Medis seperti komite medik yang terdiri dari dokter, dokter gigi dan dokter spesialis. Selain itu peran serta petugas Rekam Medis juga turut menentukan kelengkapan dokumen Rekam Medis apabila suatu saat diperlukan oleh pengadilan, meskipun tanggung jawab utama dari kelengkapan resume dan autentifikasi kelengkapan Rekam Medis terletak pada dokter yang merawat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1.  Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai berikut:

1.         Pelepasan informasi Rekam Medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng paling tinggi terdapat pada permintaan resume medis yang mencapai 61 permintaan selama tahun 2014. Sedangkan penggunaan informasi untuk klaim klaim Jasa Raharja sebanyak 36 permintaan dan pelepasan informasi guna Visum Et Repertum sebanyak 26 permintaan.

2.         Terdapat 3 prosedur pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng yaitu prosedur pelepasan informasi kepada pihak ketiga non pengadilan, prosedur pelepasan informasi kepada pihak ketiga dalam lingkup pengadilan dan prosedur pelepasan informasi kepada pihak pendidikan atau penelitian.

3.         Faktor pendorong pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng diantaranya permintaan resume medis oleh pasien pribadi guna mengetahui riwayat penyakitnya, permintaan surat keterangan medis, resume medis maupun kelengkapan berkas lain guna persyaratan pengajuan klaim asuransi serta dilakukannya visum kepada pasien, dimana pasien tersebut mempunyai riwayat kasus yang bersangkutan dengan kepolisian.

4.         Faktor penghambat pelepasan informasi Rekam Medis kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng seperti saat pelepasan informasi Rekam Medis banyak ditemukan berkas Rekam Medis pasien belum dilakukan resume keluar oleh dokter yang merawat. Ketika akan dilakukan autentifikasi, dokter yang merawat tidak berada ditempat sehingga harus menunggu keesokan hari. Blanko maupun formulir susulan yang dikirimkan oleh pihak asuransi guna persyaratan klaim, harus diisi ulang sehingga menambah beban waktu bagi petugas.

5.         Dari proses pelaksanaan pelepasan informasi kepada pihak ketiga di Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng, tidak ada yang menyebutkan bahwa untuk setiap permintaan Rekam Medis yang digunakan untuk pendidikan maupun penelitian telah ditetapkan Standar Operasional Prosedur. Hal ini belum sesuai dengan Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 pasal (14) yang menyebutkan “Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap Rekam Medis”. Dimana masih terbukanya peluang rentan jatuhnya informasi kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Selanjutnya belum dioptimalkannya penggunaan ijin tertulis pada setiap pengeluaran informasi medis khususnya kepada pihak asuransi dalam penyelesaian pergantian biaya perawatan. Dimana menurut PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 BAB V Pasal 12 ayat (4) menyebutkan bahwa “Ringkasan Rekam Medis sebagaimana dimaksud dapat dicatat atau dicopy oleh pasien atau orang yang diberi kuasa atau atas persetujuan tertulis pasien atau keluarga pasien yang berhak untuk itu”.

5.2.  Saran

Perlu adanya pengkajian kembali prosedur tetap tentang pelepasan informasi medis pasien guna Asuransi, dan perlunya prosedur tetap yang mengatur pelepasan informasi Rekam Medis pasien guna Penelitian dan Pendidikan. Untuk meminimalisir jatuhnya informasi medis pasien kepada pihak yang tidak bertanggung jawab alangkah baiknya, jika syarat permintaan informasi medis pasien lebih diperketat dan dipertegas kembali. Lebih dioptimalkannya penggunaan ijin tertulis dari pasien dalam permintaan informasi medis yang diwakili oleh keluarga pasien maupun kuasanya. Sebaiknya diadakan sosialisasi tentang prosedur tetap mengenai pelepasan informasi medis pasien kepada pihak-pihak yang terlibat dalam pelepasan informasi medis pasien.

DAFTAR PUSTAKA

A.      DOKUMEN

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1997). Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit. Dirjen Yanmed. Jakarta.

Keputusan Dirjen Yanmed No. 78 Tahun 2006 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis Di Rumah Sakit

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis.

Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1966, Tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran. Jakarta.

Undang-undang RI No. 29 Tahun 2004, Tentang Praktik Kedokteran. Jakarta.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009, Tentang Kesehatan. Jakarta.

Prosedur Tetap Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Sruweng.

B.     BUKU – BUKU ILMIAH

Hatta, Gemala R. (2009). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di

       Sarana Pelayanan Kesehatan. UI Press : Jakarta.

Huffman, Edna.K, RRA. (1994). Health Information Management. USA: Physicians’ Record Company, Berwyn, Illonis.

Moleong, Lexy J. (2005). Metodologi Penelitian Kualitatif. PT Remaja Rosdakarya : Bandung.

Notoatmodjo, S. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan. [Edisi Revisi]. Rineka Cipta : Jakarta.

Rustiyanto, Ery. (2009). Etika Profesi Perekam medis dan Informasi Kesehatan. Graha Ilmu : Yogyakarta.

Soeparto, Pitono. (2006). Etik dan Hukum di Bidang Kesehatan. [edisi kedua]. Airlangga University Press : Jakarta.

World Health Organization. (2006). Medical Records Manual A Guide for

       Developing Countries. Geneva : WHO.