Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen

Laporan Semester Mahasiswa Politeknik Dharma Patria Kebumen Tahun 2013

Program Studi Teknik Elektro Rekam Medis Kesehatan

Siti Ayu Muntasiroh, NIM. 11304011

Pembimbing: H. Triyo Rachmadi, S.Kep., M.H(Kes).

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang Masalah

               Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin cepat dapat mendorong orang untuk lebih produktif, dinamis dan praktis terutama masalah kesehatan. Walaupun kesehatan bukan segalanya, tapi tanpa kesehatan segalanya tidak akan berarti. Dengan kesehatan kita dapat melakukan berbagai macam aktifitas yang berguna untuk diri sendiri serta orang-orang di sekitar kita / masyarakat. Oleh karena itu semua orang melakukan segala macam upaya untuk memperoleh hidup yang sehat.

               Terwujudnya kondisi yang sehat jasmani dan rohani merupakan kehendak semua pihak, tidak hanya perorangan tetapi juga kelompok dan bahkan masyarakat. Karena sehat merupakan modal utama dalam terciptanya kesejahteraan suatu bangsa. Pada dasarnya setiap orang membutuhkan tubuh yang sehat dalam menjalankan setiap aktifitasnya sehingga mereka dapat melakukan kegiatan.

               Sebagaimana tercantum dalam UU  RI No. 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan yang menyatakan bahwa “Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis”. Untuk dapat mewujudkan kondisi sehat tersebut tentunya banyak hal yang perlu dilakukan, salah satu diantaranya yang mempunyai peranan cukup penting adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan. Apabila tujuan utamanya adalah untuk mengetahui mutu pelayanan kesehatan, maka objek kajian yang dipandang penting adalah Rekam Medis/Medical Record.

               Rekam Medis mempunyai tujuan dan beberapa kegunaan yang dapat menunjang dalam peningkatan mutu pelayanan di Rumah Sakit. Penerimaan pasien merupakan awal dari proses rekam medis, sehingga kemudahan dalam penerimaan pasien dapat memperlancar proses rekam medis. Khususnya dalam penerimaan pasien Rawat Inap, merupakan salah satu pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh rumah sakit kepada seluruh pasien yang akan mendapatkan pelayanan medis dan tinggal di ruangan, menempati tempat tidur serta mendapatkan pemeriksaan dan perawatan.

               Akan tetapi, majunya suatu sistem rumah sakit yang dianut oleh suatu negara, bukan berarti tiap rumah sakit memiliki dan menguasai dalam kemampuan mengelola pelayanan rawat inap dengan baik.  Menurut Menurut Jacobalis (1993) penyebab utamanya adalah pelayanan kesehatan di ruang rawat inap rumah sakit erat kaitannya dengan banyak aspek, diantaranya dokter, perawat, atau petugas kesehataan, hubungan antar manusia, kenyamanan atau kemudahan fasilitas, peralatan, perlengkapan, dan biaya pengobatan.

               Menurut SK MENKES RI No. 034/BIRHUB/1972, ada kejelasan bagi rumah sakit yang menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis guna menunjang terselenggaranya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan  pelayanan kesehatan di suatu rumah sakit. Rekam Medis merupakan keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnose serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang di rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.

               Penerimaan pasien rawat inap merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan rekam medis yang dimulai ketika pasien datang membawa Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD, atau dari dokter swasta, pasien menempati ruangan, mendapatkan pelayanan pemeriksaan, pengobatan dan perawatan dan kembali pulang.

               Seperti yang dijelaskan oleh Dirjen Pelayanan Medik (1996:22). Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat dikatakan disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan dikatakan bahwa di dalam tata cara penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dalam pelayanan di suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan tanggungjawab.

               Untuk itu rekam medis perlu dikelola dengan baik sehingga dapat memberikan pelayanan rekam medis yang cepat dan tepat saat dibutuhkan serta menghasilkan suatu rekam medis yang bermutu yaitu rekam medis yang lengkap dan akurat sehingga rekam medis tersebut dapat dipergunakan sesuai dengan tujuannya. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di suatu rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.

               Berdasarkan uraian di atas, maka mendorong penulis untuk membuat judul :

“ PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP DI RSKIA DEWI QUEEN KEBUMEN”       

1.2         Tujuan dan Manfaat Laporan

1.        Tujuan Penulisan

a.    Tujuan Umum

Untuk mengetahui secara lebih jelas bagaimana prosedur penerimaan pasien di pelayanan rawat inap

b.    Tujuan Khusus

1)        Menjelaskan prosedur penerimaan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen.

2)      Mengetahui hambatan-hambatan yang ada dalam penerimaan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen

3)      Untuk mengetahui upaya-upaya atau cara yang ditempuh dalam meminimalisasi masalsh-masalah yang sering timbul di tempat pelayanan rawat inap.

2.        Manfaat Penulisan

a.    Untuk Penulis

Menambah wawasan bagi penulis dalam mendefinisikan dan mengaplikasikan antara teori yang didapat selama perkuliahan dengan kenyataan yang terjadi di lapangan serta dapat memperluas pengetahuan penulis terhadap fenomena yang terjadi di lapangan terutama yang berkaitan dengan penerimaan pasien rawat inap.

b.    Untuk RSKIA Dewi Queen Kebumen

Hasil laporan ini diharapkan dapat menjadikan masukan atau evaluasi yang dapat mendorong dan membangun dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan terutama mengenai prosedur penerimaan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen.

c.    Untuk Akademik

Diharapkan dapat memperkaya materi dan teori-teori yang terjadi di tempat penerimaan Pasien Rawat Inap.

1.3         Batasan Masalah

               Adapun masalah yang akan dikaji dalam laporan ini adalah sebagai berikut :

1.      Bagaimana prosedur penerimaan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen?

2.      Kendala apa saja yang dihadapi dalam menjalankan prosedur penerimaan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen?

3.      Upaya apa saja yang dilakukan RSKIA Dewi Queen Kebumen untuk mengatasi dan memecahkan masalah tersebut?

1.4         Metode Penelitian

               Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan Laporan Semester ini adalah dengan menggunakan metode dekriptif, yang bertujuan menggambarkan secara tepat sifat-sifat suatu individu/kelompok, keadaan dan gejala. Sedangkan data yang diperoleh merupakan hasil dari pengumpulan data secara kualitatif, antara lain yaitu :

a.       Observasi lapangan

         Yaitu penulis melakukan pengamatan secara langsung di lapangan atas pelaksanaan suatu kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan laporan.

b.      Studi kepustakaan

         Yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara pengambilan data dari literatur, buku-buku, internet maupun catatan kuliah serta karya-karya ilmiah yang berhubungan dengan masalah untuk laporan semester.

c.       Wawancara

         Yaitu penulis melakukan wawancara langsung dengan ibu Woro Purwati Sularsih, A.Md.Kep sebagai penanggungjawab di bagian Instalasi Rawat Inap RSKIA Dewi Queen Kebumen tentang kegiatan yang berhubungan langsung dengan prosedur penerimaan pasien rawat inap. Bentuk wawancara dilakukan secara lisan dalam pertemuan tatap muka secara individual. Sedangkan instrument yang digunakan berupa draft wawancara atau pedoman wawancara.

Berikut ini draft / pedoman wawancara yang digunakan :

1)      Menentukan nara sumber yang akan memberi informasi yaitu Ibu Woro Purwati Sularsih, A.Md.Kep

2)      Mempersiapkan pokok permasalahan yang menjadi topik pembicaraan yaitu tentang prosedur penerimaan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen.

3)      Mengawali sesi pertemuan dengan pembukaan

4)      Mulai melaksanakan wawancara sambil membuat catatan kecil

5)      Menanyakan kebenaran dari kesimpulan wawancara kepada nara sumber

6)      Menutup sesi wawancara

1.5         Waktu dan Tempat Penelitian

a.         Waktu Penelitian

Penelitian Laporan Semester ini dilakukan selama masa Praktek Kerja Lapangan, mulai tanggal 14 Oktober sampai dengan 13 November 2013. Setiap hari dan jam kerja dari jam 08.00 WIB – 15.00 WIB.

b.        Tempat Penelitian

Penelitian Laporan Semester ini dilakukan selama masa Praktek Kerja Lapangan bertempat di ruang rawat inap Rumah Sakit Khusus Ibu & Anak Dewi Queen Kebumen.

1.6         Sistematika Penulisan

               Untuk memudahkan dalam pembacaan, secara umum penelitian ini dibuat 4 bab, yang terdiri dari :

a.       Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan mengenai latar belakang permasalahan dalam penelitian ini berasal dari prosedur penerimaan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen yang dibingkai melalui batasan masalah dan diuraikan pada tujuan penelitian, kegunaan penelitian serta sistematika penulisan.

b.      Bab II Landasan Teori

Bab ini menguraikan tentang variabel penelitian beserta definisinya, serta konsep penerimaan pasien rawat inap sistem penomoran, sistem penamaan, metode pengumpulan data, serta waktu dan tempat laporan ini dibuat.

c.       Bab III Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen

Bab ini berisi pokok dari penelitian yang berisi prosedur penerimaan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen serta permasalahan yang timbul dan upaya pemecahan masalah.

d.      Bab IV Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dari hasil pembahasan penelitian dan saran-saran kepada pihak-pihak terkait mengenai penelitian yang telah dilakukan.  

 

BAB II

LANDASAN TEORI

2

BAB III

PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP DI RSKIA DEWI QUEEN KEBUMEN

3.1     Sejarah Singkat RSKIA Dewi Queen Kebumen

                      Berdirinya RSKIA Dewi Queen Kebumen bermula dari adanya gagasan dari pemilik Yayasan Harapan Bunda (Hj. Artaty Kamal). Dahulu bangunan RSKIA Dewi Queen Kebumen adalah sebuah rumah milik dokter praktek swasta, yaitu dr.H.A.Kamal B, Sp.OG yang beralamat di Jl. Pramuka, Kebumen.

                     Kemudian Yayasan Harapan Bunda membeli tanah di jalan Kutoarjo No. 60, dengan no. akta notaries 11/HT.01.102641.88. Pada tanggal 29 April 1988, berdirilah RSB Dewi Queen Kebumen di bawah naungan Yayasan Harapan Bunda yang diketuai oleh Hj. Artaty Kamal.

                     Direktur pertama RSB Dewi Queen adalah dr. H. Hantoro. Sedangkan Kepala Bidang Medisnya adalah Ibu Wiwiek. Kegiatan yang dilakukan pada periode tersebut adalah difokuskan untuk pelayanan pemeriksaan kesehatan ibu hamil dan anak, pertolongan persalinan, penerangan gizi dan vaksinasi.

                     Untuk lebih menyesuaikan dengan jenis pelayanannya, maka mulai tahun 1996 RSB Dewi Queen berubah menjadi RSIA Dewi Queen Kebumen, dengan nomor Surat Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit YM.02.04.3.5.222. Masa berlaku ijin Rumah Sakit selama 5 tahun, dan harus melakukan perpanjangan perijinan setiap 5 tahun sekali.

                     Kemudian tahun 2012, untuk memenuhi persyaratan perpanjangan ijin RSIA Dewi Queen, mengajukan penetapan tipe kelas, yaitu rumah sakit tipe kelas C, dan berganti nama menjadi RSKIA Dewi Queen Kebumen.

                     Setelah kurang lebih 25 tahun berdirinya, RSKIA Dewi Queen berusaha untuk terus meningkatkan mutu dalam memberikan pelayanan kesehatan ibu dan anak bagi masyarakat.

3.2     Visi, Misi, Motto RSKIA Dewi Queen Kebumen

          a.    Visi

                 *   Terwujudnya pelayanan keperawatan bermutu

                 *   Ibu Sehat, bayi sehat, keluarga bahagia

          b.    Misi

                 *   Pelayanan keperawatan cepat, tepat, aman, nyaman dan etis

                 *   Memberikan pelayanan yang professional dan sesuai standar

          c.    Motto

                 Ibu Sehat, bayi sehat, keluarga bahagia

3.3     Unit-unit Kerja dan Tugas Pokok RSKIA Dewi Queen Kebumen

            1.   Bagian  IGD

              Pengertian dari IGD adalah salah satu bagian di rumah sakit yang menyediakan penanganan awal bagi pasien yang menderita sakit dan cedera, yang dapat mengancam kelangsungan hidupnya.

              Petugas         : Dokter/tenaga medis lain yang diberi wewenang dan tanggungjawab melaksanakan pelayanan di IGD.

              Wewenang    :  a)   Memberikan pelayanan kepada pasien yang gawat darurat secara cepat dan tepat sesuai dengan kasus.

                                       b)   Menerima dan meneliti keadaan pasien untuk keperluan pertolongan.

                                       c)   Menyiapkan pasien dan bahan untuk pemeriksaan diagnostic dan tindakan.

2.      Bagian IRJ

Pengertian dari Instalasi Rawat Jalan (IRJ) adalah unit pelayanan keperawatan yang mempunyai tugas dan fungsi menyediakan fasilitas terhadap penyelenggaraan kegiatan pelayanan poliklinik rawat jalan.

              Petugas         :  Perawat professional yang diberi wewenang dan tanggungjawab dalam mengelola kegiatan pelayanan administrasi, etika dan Asuhan Keperawatan di satu ruang rawat jalan.

              Wewenang    : a)   Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan di ruang rawat jalan.

                                       b)   Membantu pasien selama dalam pemeriksaan dokter.

                                       c)   Mengelompokkan pasien dan mengatur penempatannya di ruang tunggu.

                                       d)   Memelihara buku register dan berkas catatan medik.

                                       e)   Membantu laporan harian dan bulanan mengenahi pelaksanaan kegiatan pasien rawat jalan.

3.      Bagian Instalasi Rawat Inap (IRNA)

Pengertian dari Instalasi Rawat Inap (IRNA) adalah unit pelayanan keperawatan di suatu rumah sakit yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan rawat inap.

              Petugas         :  Seorang tenaga perawat professional yang diberi wewenang dan tanggungjawab dalam mengelola kegiatan pelayanan administrasi, etika, dan Asuhan Keperawatan di satu ruang rawat inap.

              Wewenang    :  a)   Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan di ruang rawat inap.

                                       b)   Melaksanakan program orientasi kepada tenaga perawatan baru / tenaga lain yang bekerja di ruang rawat inap.

                                       c)   Memberi pengawasan dan motivasi kepada tenaga keperawatan untuk melaksanakan Asuhan Keperawatan sesuai dengan ketentuan / standar.

                                       d)   Melaksanakan program orientasi kepada pasien dan keluarganya meliputi penjelasan tentang peraturan rumah sakit, tata tertib ruang, fasilitas yang ada dan cara penggunaannya serta kegiatan rutin sehari-hari di ruangan.

                                       e)   Mendampingi dokter visited an mencatat program pengobatan, serta menyampaikan kepada staf untuk melaksanakannya.

                                       f)   Mengadakan pendekatan kepada setiap pasien yang dirawat untuk mengetahui keadaannya dan menampung keluhan serta memecahkan masalah yang dihadapinya.

                                       g)   Memelihara dan mengembangkan sistem pencatatan dan pelaporan Asuhan Keperawatan dan kegiatan lain yang dilakukan secara tepat dan benar. Hal ini sangat penting untuk tindakan perawatan selanjutnya.

                                       h)   Membuat laporan harian dan bulanan mengenahi pelaksanaan kegiatan pasien rawat inap.

4.     Instalasi Gizi

Pengertian dari Instalasi gizi adalah unit yang mengelola pelayanan gizi bagi pasien rawat inap maupun keluarga pasien, dengan kegiatannya pengadaan / penyediaan makanan serta pelayanan gizi ruang rawat inap. 

              Petugas         :  Seorang tenaga ahli gizi yang diberi sesenang dan tanggungjawab dalam melaksanakan kegiatan pengolahan gizi di RSIA “Dewi Queen” Kebumen.

              Wewenang    :  Melaksanakan kegiatan pengolahan, penyediaan, penyaluran makanan dan penyuluhan / konsultasi gizi yaitu merencanakan diet, evaluasi gizi pasien rawat inap, rawat jalan dan masyarakat yang memerlukan serta pengembangan gizi terapan di rumah sakit.

5.     Instalasi Laboratorium

Pengertian Instalasi Laboratorium adalah unit pelayanan yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan pemeriksaan darah, urine, faeces serta cairan tubuh.

              Petugas         :  Seorang tenaga ahli laboratorium yang diberi wewenang dan tanggungjawab melaksanakan pemeriksaan laboratorium di RSKIA “Dewi Queen” Kebumen.

              Wewenang    :  Melaksanakan laboratorium klinik untuk keperluan diagnosa dan terapi meliputi pemeriksaan urine, pemeriksaan darah, transfusi darah hematology, sitologi, analogi dan mikrobiologi, urine&feeces, kimia umum, mikrobiologi dan imunologi umum, hematology dan urine umum.

6.     Bagian akuntansi dan pembukuan

Pengertian dari bagian akuntansi dan pembukuan adalah suatu bagian keuangan yang bertugas menyusun anggaran pendapatan belanja rumah sakit, mengelola keuangan dan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan.

              Petugas         :  Seorang tenaga ahli akuntansi dan pembukuan yang diberi wewenang dan tanggungjawab menyelenggarakan fungsi manajemen dalam bidang akuntansi dan pembukuan keuangan.

              Wewenang    :  a)   Menyelenggarakan pencatatan / akuntansi terhadap semua harta kekayaan dan kewajiban Rumah Sakit.

                                       b)   Mengatur pelaksanaan sistem akuntansi Rumah Sakit

                                       c)   Mengelola pembukuan keuangan meliputi pengeluaran dan pemasukan pendapatan Rumah Sakit.

                                       d)   Menyelenggarakan proses pembayaran  kewajiban-kewajiban Rumah Sakit meliputi : gaji, pajak, bank, inkaso, sumbangan dan lain-lain.

                                       e)   Menyusun laporan keuangan meliputi : aliran kas, laporan rugi laba, neraca baik bulanan atau tahunan.

7.     Bagian Administrasi dan Personalia

Pengertian dari bagian administrasi dan personalia adalah suatu bagian kepegawaian yang bertugas menyusun dan memelihara data administrasi kepegawaian, data kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian serta memproses upaya peningkatan kemampuan dan kesejahteraan pegawai.

              Petugas         :  Seorang tenaga ahli yang memenuhi persyaratan dan bertanggungjawab menyelenggarakan fungsi manajemen dalam merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengawasi bagian administrasi serta kepegawaian sehingga menghasilkan SDM yang bermutu.

              Wewenang    :  a)   Membuat buku calon pegawai dan buku induknya.

                                       b)   Membuat macam-macam surat keterangan dan surat keputusan.

                                       c)   Membuat data pegawai secara keseluruhan

                                       d)   Membuat laporan ketenagaan

                                       e)   Merekap jumlah dan alasan pegawai yang keluar dan pegawai baru.

                                       f)   Membuat data pegawai yang akan purnabakti, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan lain-lain.

                                       g)   Membuat absen pegawai

                                       h)   Membuat daftar gaji, honorarium dan tunjangan-tunjungan

8.     Bagian Tata Usaha

Pengertian dari bagian tata usaha adalah suatu bagian yang melaksanakan ketatausahaan yang meliputi tata usaha kepegawaian, perlengkapan kantor, surat menyurat, kearsipan dan urusan rumah tangga, perpustakaan serta pelaporan.

              Petugas         :  Seorang tenaga ahli yang telah memenuhi persyaratan dan bertanggungjawab melaksanakan fungsi manajemen bagian ketatausahaan.

              Wewenang    :  Melaksanakan fungsi manajemen ketatausahaan dan kesekretariatan sehingga terlaksana, terkendali dan tercapainya proses administrasi ketatausahaan dan kesekretariatan yang lebih efisien dan efektif.

9.     Bagian Instalasi Penunjang

Pengertian dari Instalasi penunjang adalah suatu unit pelayanan yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan pemeliharaan sarana, menyediakan semua fasilitas dan kebutuhan untuk menyelenggarkan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana rumah sakit.

              Petugas         :  Seorang tenaga yang telah memenuhi persyaratan  dan mempunyai tugas , wewenang dan tanggungjawab dalam pengelolaan , penjagaan bangunan, taman, peralatan dan lingkungan Rumah Sakit Ibu & Anak “Dewi Queen” Kebumen.

              Wewenang    :  a)   Merencanakan pemeliharaan bangunan di lingkungan Rumah Sakit.

                                       b)   Merencanakan pemeliharaan peralatan di lingkungan Rumah Sakit.

                                        c)  Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kebersihan di lingkungan Rumah Sakit.

                                       d)   Merencanakan dan mengerjakan perbaikan kerusakan / penggantian alat rumah tangga.

         10.                      Bagian Rekam Medik

              Pengertian bagian rekam medik adalah suatu bagian yang menyelenggarakan kegiatan rekam medik secara keseluruhan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh direktur sesuai dengan tugas dan fungsinya.

              Petugas         :  Seorang tenaga yang telah memenuhi persyaratan dan mempunyai tugas melaksanakan fungsi manajemen rekam medis di Rumah Sakit Ibu & Anak “Dewi Queen’Kebumen.

              Wewenang    :  Melaksanakan fungsi manajemen yaitu merencanakan, memimpin, mengawasi, mengkoordinasikan serta menggerakkan dan mengevaluasi rekam medik dalam rangka menunjang tercapainya misi Rumah Sakit.

10. Bagian Obsgyn

Pengertian dari bagian Obsgyn adalah suatu bagian yang bertanggungjawab menyelenggarakan pelayanan kesehatan Obstetri dan Gynekology.

              Petugas         :  Seorang Dokter Spesialis Obstetri dan gynecology yang telah memenuhi persyaratan dan bertanggungjawab mengkoordinasikan dan memberikan pelayanan keperawatan pada pasien ibu di Rumah Sakit Ibu&Anak “Dewi Queen’Kebumen.

              Wewenang    :  a)   Memberikan pelayanan keperawatan pada pasien ibu dan memberikan tindakan yang bisa dipertanggungjawabkan.

                                       b)   Memberikan pelayanan keperawatan kepada pasien ibu secara komprehensif, cepat, tepat dan paripurna.

11. Bagian Anesthesi

Pengertian dari bagian anesthesia adalah suatu bagian yang menyelenggarakan pelayanan perawatan pada pasien yang memerlukan anasthesi pada saat persalinan atau operasi.

              Petugas         :  Seorang tenaga ahli anesthesi yang telah memenuhi persyaratan dan bertanggungjawab memberikan pelayanan perawatan pada pasien yang memerlukan anesthesi pada saat persalinan, selama dan setelah operasi.

              Wewenang    :  a)   Menjelaskan setiap langkah sebelum melakukan tindakan anesthesi.

                                       b)   Memberikan pelayanan keperawatan pada pasien yang memerlukan anesthesi pada saat persalinan, selama dan setelah operasi secara komprehensif, cepat dan tepat.

12. Bagian Fisiotherapi

Pengertian dari bagian fisiotherapi adalah suatu bagian yang menyelenggarakan pelayanan fisiotherapi pada pasien sebelum dan sesudah operasi secara terprogram dan terencana, untuk membantu mobilisasi pasien pasca operasi.

              Petugas         :  Seorang tenaga ahli fisiotherapi yang telah memiliki persyaratan dan bertanggungjawab memberikan pelayanan kesehatan professional pada pasien sebelum dan sesudah operasi khususnya dalam hal kapasitas fisik dan kemampuan fungsional.

              Wewenang    :  a)   Memberikan pelayanan keperawatan fisiotherapi pada pasien sebelum dan sesudah operasi secara terprogram dan direncanakan.

                                       b)   Membantu mempersiapkan mental pasien

                                       c)   Mempersiapkan / meningkatkan keadaan umum pasien

                                       d)   Memperkenalkan dan mengajarkan latihan-latihan post operasi serta mendidik kembali aktifitas-aktifitas fungsional sehingga pasien bisa mandiri / independen dalam beraktifitas fungsionalnya.

3.4    Struktur Organisasi RSKIA Dewi Queen Kebumen

         Strukutr Organisasi RSKIA Dewi Queen Kebumen (Lampiran Hal. 56)

         Rumah Sakit Khusus Ibu & Anak adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan utama pada kesehatan ibu dan anak, mulai dari pelayanan pemeriksaan sebelum hamil, selama masa kehamilan, persalinan dan pemeriksaan kebidanan dan kandungan secara menyeluruh.

         Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.1045/MENKES/PER/XI/2006 Tentang pedoman organisasi di rumah sakit disebutkan bahwa RSKIA dipimpin oleh seorang kepala yang disebut direktur.

1.    Direktur

     Pengertian dari direktur adalah seorang dokter yang bekerja secara fulltime dalam  pengelolaan rumah sakit dan penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.     

     Tugas            : a)   Memimpin, menyusun kebijakan, membina, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan di Rumah Sakit Ibu&Anak “DEWI QUEEN’ Kebumen dibantu oleh kepala bagian.

                                       b)   Direktur beserta kepala bagian secara kolegial bertanggungjawab kepada Ketua yayasan Harapan Bunda. 

              Fungsi           :        Membuat rencana strategis, melaksanakan semua program kegiatan serta melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Ketua Yayasan Harapan Bunda.

              Wewenang    :        Merencanakan, mengorganisasikan, serta mengarahkan karyawan dalam melaksanakan tugas

2.    Ketua Komite Etik Rumah Sakit

Pengertian dari Komite Etik Rumah Sakit adalah suatu badan yang secara resmi dibentuk dengan anggota dari berbagai disiplin perawatan kesehatan dalam rumah sakit yang bertugas untuk menangani berbagai masalah etik yang timbul dalam rumah sakit.

Ketua            :   Seorang dokter yang menjadi ketua suatu badan yang secara resmi dibentuk dengan anggota dari berbagai disiplin perawatan kesehatan di RSKIA Dewi Queen Kebumen.

Tugas            :   Menjalankan fungsi pendidikan etika di rumah sakit, meningkatkan pengetahuan anggota komite dalam penyusunan kebijakan dan pembahasan kasus etika di RSKIA Dewi Queen Kebumen.

Fungsi           :   Menangani masalah yang berkaitan dengan pelanggaran etika profesi di rumah sakit dan bertanggungjawab langsung kepada direktur.

Wewenang    :   Memberikan saran di bidang etika kepada direktur dan staf rumah sakit yang membutuhkan.

3.    Ketua Komite Medis Rumah Sakit

Pengertian dari Komite Medis Rumah Sakit adalah salah satu perangkat rumah sakit untuk menerapkan tata kelola klinis agar staf medis di rmah sakit terjaga profesionalismenya melalui mekanisme kredensial, penjagaan mutu profesi medis dan pemeliharaan etika serta disiplin profesi medis.

Ketua            :   Seorang dokter yang bertugas memimpin satuan tenaga medis di rumah sakit agar tercipta pelayanan medis yang bermutu dan bertanggungjawab langsung kepada direktur.

Tugas            :   Membantu direktur rumah sakit menyusun standar pelayanan medis dan memantau pelaksanaannya, mengatur kewenangan profesi antar kelompok staf medis, membantu direktur menyusun medical staff bylaws serta memberikan laporan kegiatan medik kepada direktur rumah sakit.

Fungsi           :   Memberikan saran kepada direktur rumah sakit/kepala bidang pelayanan medik dan mengkoordinasikan dan mengarahkan kegiatan pelayanan medic.

Wewenang    :   Memberikan usul rencana kebutuhan dan peningkatan tenaga medis, memberikan pertimbangan tentang rencana pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan peralatan medis, serta pengembangan pealayanan medis. Monitoring dan evaluasi yang terkait dengan mutu pelayanan medis sesuai yang tercantum didalam tugas komite medis.

4.    Kepala Keperawatan

     Pengertian keperawatan adalah suatu bidang keperawatan yang mempunyai tugas mengkoordinir, mengatur dan mengendalikan urusan keperawatan.

              Kepala           : Seorang tenaga medis yang memiliki kemampuan & memenuhi persyaratan untuk diberi tanggungjawab dan wewenang mengelola pelayanan perawatan.

              Tugas            :  a)   Menyusun rencana program pengembangan pelayanan perawatan.

                                       b)   Membagi seluruh staf yang berada di bawah kepemimpinannya.

                                       c)   Melakukan koordinasi pelaksanaan tugas staf sehingga dapat menghasilkan pelayanan perawatan sesuai standar pelayanan perawatan serta mencapai tujuan pelayanan keperawatan.

              Fungsi           :  a)   Merekap laporan rutin dan berkala dari kepala ruang Rawat Inap dan Rawat Jalan yang berada di wilayah tanggungjawabnya tentang pasien, ketenagaan dan kejadian penting dari masing-masing rawat inap.

              Wewenang    :    Memberikan rencana program kerja di semua bagian pelayanan perawatan kepada ketua medik rumah sakit .

3.5        Alur Penerimaan Pasien Rawat Inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen.

Alur Penerimaan Pasien Rawat Inap ( lampiran Hal. 57)

Setiap pasien yang datang ke ruang rawat inap di RSKIA Dewi Queen harus mengikuti alur penerimaan pasien rawat inap yang berlaku, yaitu :

a)    Pasien datang diantar oleh petugas admisi dengan membawa surat  pengantar rawat inap dari UGD, poliklinik, dokter praktek swasta, atau bidan praktek mandiri.

b)   Diterima oleh petugas penerimaan pasien rawat inap.

c)    Jika pasien memerlukan pemeriksaan penunjang seperti laboratorium, USG dll, petugas mengantarnya.

d)   Setelah selesai pemeriksaan penunjang kembali diantar ke ruang perawatan.

e)    Jika pasien tidak memerlukan pemeriksaan penunjang maka pasien langsung diantar ke ruang perawatan dan mendapat pelayanan keperawatan.

3.6        Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen.

         Sesuai dengan Prosedur Tetap penerimaan pasien rawat inap yang berlaku di RSKIA Dewi Queen, berikut ini langkah-langkah prosedur penerimaan pasien rawat inap :

         1.  Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Inap

              a.  Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh bagian admisi.

              b.  Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD maupun rujukan dari dokter swasta.

              c.  Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien mengenai validasi identitas pasien, tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.        

              d.  Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.

              e.  Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.

              f.  Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan.

              g.  Petugas mengirimkan berkas rekam medis dan mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.

              h.  Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien, Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak, Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit pemeriksaan yang dituju,   jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.

          2.  Sistem Penamaan

              a.  Nama Pasien ditulis dengan huruf cetak sesai dengan EYD

              b.  Nama sendiri dilengkapi dengan nama suami apabila sudah menikah/bersuami.

              c.  Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan ditambahkan Nn atau Ny sesuai dengan statusnya.

          3.  Sistem Penomoran

              a.  Penomoran rekam medis di RSKIA Dewi Queen Kebumen menggunakan sistem unit (Unit Numbering system), yaitu dimana setiap pasien yang berobat baik rawat jalan maupun rawat inap hanya diberikan satu nomor RM yang berlaku selama yang bersangkutan melakukan pengobatan atau perawatan di RSKIA Dewi Queen yang tersimpan dalam satu berkas RM dibawah satu nomor.

              b.  Pemberian nomor rekam medis terdiri dari 6 (enam) digit.

          4.  Sistem Penyimpanan

              a.  Berdasarkan tempat, sistem penyimpanan yang digunakan di RSKIA Dewi Queen Kebumen menggunakan system sentralisasi yaitu dimana berkas rekam medis yang menyangkut semua informasi mengenai data pasien disalurkan melalui satu arsip yang simpan pada lokasi satu tempat, artinya bahwa rekam medis rawat jalan dan rawat inap  disimpan dalam satu arsip/map di lokasi sentral dibawah satu nomor (Admiting Number).

              b.  Berdasarkan nomor, sistem penyimpanan yang digunakan di RSKIA Dewi Queen Kebumen menggunakan sistem angka langsung (Straight Numeric Filling), yaitu sistem penyimpanan/penjajaran berkas rekam medis dengan mensejajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya.

3.7         Permasalahan Yang Timbul Dalam Penerimaan Pasien Rawat Inap di RSKIA Dewi Queen Kebumen.

Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di ruang rawat inap RSKIA Dewi Queen Kebumen, ditemukan beberapa permasalahan yang timbul dalam proses penerimaan pasien rawat inap, diantaranya :

          1.  Masih ditemukannya nomor rekam medis ganda dimana seorang pasien mempunyai nomor rekam medis lebih dari satu. Hal ini disebabkan :

              a.  Pasien tidak membawa kartu berobat (KIB) karena terburu-buru, lupa, atau hilang dan ketika dilakukan pencarian nomor rekam medis pada komputer tidak terdapat kecocokan antara identitas pasien dengan data yang tersimpan di komputer sehingga dibuatkan nomor rekam medis yang baru.

              b.  Tidak ditemukannya berkas pada rak penyimpanan, mendesak petugas pendaftaran membuat nomor rekam medis yang baru.

              c.  Tidak adanya buku register bank nomor.

                            Dengan adanya nomor RM ganda dapat mengakibatkan kemungkinan dokter salah dalam mendiagnosa penyakit, urutan tanggal pengobatan yang tidak beraturan, kesalahan dalam memberikan terapi (salah memberikan jenis obat yang mengakibatkan hal-hal lain/alergi).

2.    Pengisian identitas pasien yang tidak lengkap pada berkas rekam medis (Nama, Tempat/tgl Lahir, Rt/Rw, Kel, Kec, Kode Pos, No. Telp/HP) disebabkan karena orang yang mengantar kurang mengetahui identitas pasien secara lengkap, apakah pernah berobat sebelumnya atau belum, karena antara pengantar dan pasien tidak ada hubungan keluarga sedangkan pasien dalam keadaan kesakitan. Tidak lengkapnya dalam pengisian identitas pasien dapat mengakibatkan petugas akan mengalami kesulitan dalam pengecekan dan pencarian data bilaman pasien datang dan mendapatan pelayanan rawat inap kembali (apalagi kalau tidak membawa KIB), tertukarnya berkas rekam medis karena ada kemungkinan nama pasien sama dengan yang lain. Untuk menghindari hal-hal tersebut, maka berkas rekam medis yang tidak lengkap tersebut akan dikembalikan ke bagian pendaftaran rawat inap untuk dilengkapi.

3.    Masih lambatnya pelayanan pasien rawat inap di RSKIA Dewi Queen disebabkan :

a.       Masih kurangnya petugas pendaftaran rawat inap, yang bertugas dalam setiap shiftnya (1 shift 1 orang)

b.      Masih terdapatnya pencampuran tenaga kerja antara petugas pendaftaran dengan yang lainnya, seperti kasir, keperawatan dan Customer Service.

c.       Masih terbatasnya jumlah tenaga paramedis/perawat, bidan yang bertugas pada setiap shiftnya, paling banyak 4 orang untuk pagi hari (3 bidan dan 1 perawat), sedangkan untuk sore dan malam hari 3 orang (2 bidan dan 1 perawat). Sehingga kalau ada pasien rawat inap yang baru masuk bersamaan dengan adanya proses persalinan atau operasi Sectio Caesarea, maka pasien rawat inap yang baru masuk harus menunggu lebih sabar untuk mendapatkan pelayanan kesehatan.

Hal ini akan mengakibatkan pasien Complain karena merasa diabaikan dan merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan.

3.8     Upaya Pemecahan Masalah

                            Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, untuk saat ini pihak Rumah Sakit Khusus Ibu & Anak Dewi Queen Kebumen meminta kepada seluruh karyawan baik medis atau non medis untuk lebih meningkatkan ketelitian dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya yang didasari dengan rasa tanggungjawab yang tinggi guna memberikan pelayanan yang terbaik terhadap pasien tanpa memandang apakah status pasien orang kaya atau miskin, memberdayakan SDM yang ada dalam mengatasi kondisi yang dihadapi.

                             Adapun upaya pemecahan masalah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1.    Untuk permasalahan nomor rekam medis ganda .

g.    Petugas diusahakan memberikan pengertian yang sejelas-jelasnya kepada pasien tentang fungsi dan kegunaan dari Kartu Identitas Berobat (KIB) sangat penting yang harus selalu disimpan dan dibawa seperti halnya kartu identitas lainnya (KTP, SIM dll) untuk digunakan sewaktu-waktu.

h.    Melakukan pengeditan atau pengecekan data dengan cara mencocokkan nomor rekam medis, nama pasien, dan alamat pasien secara rutin.

e.    Penggabungan nomor rekam medis yang ganda dengan cara menggunakan nomor rekam medis yang lama sebagai acuan kartu berobat dan menghapus nomor rekam medis yang baru pada komputer sesuai dengan identitas pasien.

2.      Untuk Permasalahan Ketidaklengkapan Dalam Pengisian Identitas Pasien

a.    Jika pasien yang datang tidak membawa identitas apapun, sedangkan pasien tersebut dalam keadaan tidak sadar, maka petugas diusahakan untuk mencari data sedetail mungkin tentang identitas pasien dari orang yang mengantar, kalau pengantar tidak mengetahui identitas selengkapnya, petugas harus berusaha mendapatkan identitas setelah pasien sembuhdan dapat diwawancarai.

b.    Mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi petugas pendaftaran yang bukan berbasiskan perekam medis supaya mengetahui dan memahami tatacara pengisian rekam medis yang baik seperti melalui seminar, Workshop atau acara lain yang membahas tentang penyelenggaraan rekam medis.

3.    Untuk Permasalahan Lambatnya Pelayanan Penerimaan Pasien Rawat Inap :

a.    Pihak RSKIA harus mengupayakan menambah jumlah petugas pendaftaran rawat inap (minimal 1 shift 2 orang) dengan kualifikasi pendidikan minimal lulusan DIII Perekam Medis.

a.    Pihak RSKIA harus mengupayakan menambah jumlah petugas paramedis/perawat/bidan dengan pembagian jadwal kerja untuk 1 shift minimal 4 orang (2 bidan 2 perawat) untuk mengantisipasi terjadinya kasus secara bersamaan seperti adanya pasien baru masuk rawat inap dengan proses persalinan.

BAB IV

PENUTUP

4.1         Kesimpulan

          Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, penulis menyimpulkan bahwa :

1.    Penerimaan pasien rawat inap merupakan bagian dari pelayanan kesehatan yang dibutuhkan oleh pasien untuk menyelamatkan kehidupannya (life saving), diberikan oleh tenaga kesehatan profesional akibat penyakit tertentu, dimana pasien diinapkan di suatu ruangan di rumah sakit. Penerimaan dan pelayanan pasien di unit rawat inap dibuka 24 jam. Pelayanan Kesehatan rawat inap juga merupakan salah satu indikator kinerja rumah sakit, untuk itu rumah sakit akan dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap ramah, sopan, tertib dan bertanggungjawab.

2.    Sistem penomoran rekam medis yang digunakan di RSKIA Dewi Queen menggunakan system unit (Unit Numbering System) yaitu setiap pasien yang berobat hanya mendapat satu nomor rekam medis yang akan selalu digunakan setiap kali berobat.

3.    Sistem penjajaran berkas rekam medis yang digunakan di RSKIA Dewi Queen menggunakan angka langsung (Straigh Numerical System) yaitu penyimpanan berkas rekam medis dalam rak penyimpanan disimpan secara berurut menurut nomor urut rekam medisnya.

4.    Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan di RSKIA Dewi Queen menggunakan system sentralisasi yaitu berkas rekam medis seorang pasien disimpan di satu lokasi dimana antara berkas rekam medis Rawat Jalan dan Rawat Inap disimpan di bawah satu nomor (Admiting Number)

4.2         Saran

          Dari permasalahan dan kesimpulan yang telah dipaparkan di atas, penulis memberikan saran kepada RSKIA Dewi Queen Kebumen yaitu sebagai berikut :

1.    Untuk permasalahan nomor rekam medis ganda

a.    Jika ada pasien yang datang tidak membawa kartu berobat, diusahakan jangan langsung membuat nomor rekam medis yang baru, tetapi cobalah untuk mencari data pasien terlebih dahulu pada komputer dan menanyakan dengan jelas tentang identitas pasien.

b.    Jika berkas rekam medis tidak ditemukan pada rak penyimpanan maka buatlah rekam medis sementara dengan nomor rekam medis yang sama.

2.    Untuk permasalahan ketidaklengkapan dalam pengisian identitas pasien

a.    Petugas diusahakan untuk mencari data sedetail dan selengkap mungkin tentang identitas pasien dengan cara meminjam kartu identitas lain (KTP, SIM, dll) baik dari orang yang mengantar atau dari pasiennya sendiri.

b.    Jika pasien dapat diwawancarai, petugas diusahan untuk mencari/menanyakan no Telp/Hp yang bisa dihubungi untuk menginformasikan keadaan pasien kemudian menanyakan identitas pasien selengkapnya.

3.    Untuk permasalahan lambatnya pelayanan penerimaan pasien rawat inap

a.    Pihak RSKIA harus mengupayakan menambah jumlah karyawan/pegawai sesuai dengan kualifikasi pendidikan agar tidak terjadinya pencampuran pekerjaan, terutama untuk keperawatan, bagian pendaftaran di rawat jalan, rawat inap, UGD, Kassa, dan Customer Sevice sehingga akan memperlambat proses pelayanan yang akan diberikan terhadap pasien.

b.    Jika terjadi kasus secara bersamaan seperti jika ada pasien rawat inap yang baru masuk dan proses persalinan/Sectio Caesarea, pihak RSKIA Dewi Queen Kebumen harus mengupayakan jam lembur bagi karyawan (terutama untuk petugas paramedis/perawat/bidan) karena kebetulan ada asrama karyawan yang rumahnya jauh yang ditempati oleh perawat/bidan.